信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新研究

董栗彤 董丁碩

[摘 要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用帶動(dòng)了檔案管理工作創(chuàng)新，其中因?yàn)樯婕暗膬?nèi)容比較多，檔案管理工作呈現(xiàn)出復(fù)雜性，要想真正提高檔案管理的效率與質(zhì)量，則需要將信息管理技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。本文主要探究了檔案管理信息化的意義和檔案管理工作存在的問題，并提出了有效的創(chuàng)新對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.084

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）12-0-02

眾所周知，信息管理技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，也有必要將其應(yīng)用在檔案管理中，才能適應(yīng)信息時(shí)代的需求。檔案管理工作十分重要，具有煩瑣性與復(fù)雜性的特點(diǎn)，在信息時(shí)代需要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，才能推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案管理信息化的含義、特點(diǎn)與內(nèi)容

1.1 檔案管理信息化的含義

顧名思義，檔案管理信息化是建立在信息技術(shù)之上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行組織與規(guī)劃，以此實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效管理。換而言之，檔案管理信息化是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分析，使其朝著現(xiàn)代化與數(shù)字化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

1.2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

在信息化發(fā)展的背景下，檔案管理的特點(diǎn)有3個(gè)：第一，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性；第二，加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息化管理；第三，具有科學(xué)性，應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與作用發(fā)揮出信息資源的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理全面發(fā)展。

1.3 檔案管理信息化的內(nèi)容

從整體角度分析，在新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前的關(guān)鍵所在，需要從多角度進(jìn)行分析與研究，其內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)。第一，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要想真正推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，需要具備良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施條件，這是提高檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。除此之外，相關(guān)單位還需要針對(duì)實(shí)際情況，積極構(gòu)建全國性的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)，從而可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。第二，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。無論從宏觀角度還是微觀角度進(jìn)行分析，均可以清楚地了解做好檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)，所以筆者認(rèn)為相關(guān)單位在發(fā)展進(jìn)程之中需要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，做好調(diào)研工作，并且提高檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)。第三，檔案信息資源建設(shè)。做好檔案信息資源建設(shè)同樣是其中不可或缺的重要內(nèi)容，也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，為從根本上發(fā)揮出檔案信息資源建設(shè)的有效性，需要緊跟時(shí)代發(fā)展的要求，將檔案信息資源建設(shè)與數(shù)字檔案館進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)。第四，建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)。這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，需要滿足功能設(shè)計(jì)的基本要求。第五，構(gòu)建人才隊(duì)伍。相關(guān)單位可以通過培訓(xùn)的方式，提高管理人員的信息技術(shù)水平，如此才能真正為檔案信息化管理提供保障。

2 新時(shí)期做好檔案管理信息化的重要意義

在信息化時(shí)代，如果仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，已無法滿足信息化時(shí)代的要求，通過采取信息化手段可以在潛移默化中實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。具體來說，新時(shí)期做好檔案管理信息化的重要意義有以下幾個(gè)方面。第一，滿足檔案管理的實(shí)際需求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)單位通過推進(jìn)檔案管理信息化可以滿足檔案管理的實(shí)際需求，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。第二，有助于事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位的快速發(fā)展離不開檔案管理工作，其中包括了人才資源，積極做好人才資源管理可以實(shí)現(xiàn)其優(yōu)化分配，培養(yǎng)更多的優(yōu)秀人員，從而能夠充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值。第三，可以改變傳統(tǒng)模式存在的缺陷與不足。相關(guān)單位通過采取信息管理能夠方便信息存儲(chǔ)與記錄，提高工作效率，進(jìn)而能夠有效節(jié)省人力、物力，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3 信息化時(shí)代檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理缺乏合理性

從整體角度分析，檔案管理所涉及內(nèi)容眾多，無論是信息資源的生成還是管理均呈現(xiàn)出多樣性，且在整個(gè)管理與發(fā)展中易受到主客觀因素的影響，從而會(huì)使檔案管理缺乏合理性。此外，檔案資源設(shè)計(jì)也會(huì)受到不確定因素的影響，比如信息內(nèi)容受到限制，長此久往則會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏合理性。

3.2 檔案管理理念落后

無論從宏觀角度還是從微觀角度進(jìn)行分析，均可以清楚地認(rèn)識(shí)到在信息化的背景下檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象發(fā)生了轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)層面擴(kuò)大到了基層人群，但卻存在檔案管理理念落后的問題。例如，在信息化時(shí)代管理人員不重視檔案管理工作，導(dǎo)致工作缺乏針對(duì)性，并且在設(shè)計(jì)方面也不科學(xué)，無法真正實(shí)現(xiàn)檔案管理與電子政務(wù)的同步結(jié)合。

3.3 檔案規(guī)劃與設(shè)計(jì)呈現(xiàn)出滯后性

從本質(zhì)上進(jìn)行分析，檔案規(guī)劃與設(shè)計(jì)出現(xiàn)滯后性主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。第一，由于檔案信息資源管理往往會(huì)受到權(quán)限、資金等因素的限制，所以無法制訂出統(tǒng)一的規(guī)劃方案。第二，受檔案自身變化的影響，在整個(gè)發(fā)展的進(jìn)程中，檔案資源信息化管理設(shè)計(jì)缺乏明確性，比如電子文件等往往會(huì)使檔案信息化設(shè)計(jì)具有新穎性，但是如果系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理，則無法保證檔案信息化資源的真實(shí)性。

4 信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

在信息化時(shí)代，檔案管理工作表現(xiàn)出諸多缺陷與不足，嚴(yán)重制約了總體發(fā)展，在新時(shí)期需要加以重視。針對(duì)檔案管理工作存在的問題，筆者提出了如下對(duì)策。

4.1 保證檔案管理的科學(xué)性和合理性

無論從宏觀角度還是微觀角度，要想真正發(fā)揮信息化的作用與價(jià)值，保證檔案管理的科學(xué)性，那么首要任務(wù)便是從整體出發(fā)，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，融入新理念與新思想，不斷拓寬檔案管理的渠道，從而才能在無形中實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。還有一點(diǎn)是要保證檔案管理的合理性，明確檔案管理的發(fā)展方向，要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐與要求，加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，使其朝著科學(xué)性與現(xiàn)代化的方向發(fā)展，并在新時(shí)期要將科學(xué)發(fā)展觀作為指導(dǎo)思想，重視檔案管理工作，真正實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容創(chuàng)新。

4.2 做好檔案管理服務(wù)創(chuàng)新工作

通常情況下，在檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的分析中，需要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行優(yōu)化處理，做好檔案管理服務(wù)創(chuàng)新工作，并且要在工作服務(wù)體系創(chuàng)新發(fā)展方面做好以下幾點(diǎn)工作。第一，重視檔案管理工作，不斷提升其服務(wù)水平與管理水平，打破傳統(tǒng)模式下的松散局面，針對(duì)實(shí)際的發(fā)展情況積極構(gòu)建切實(shí)有效的服務(wù)管理體系，從而才能從本質(zhì)上滿足不同群體對(duì)檔案資源的需求。第二，做好統(tǒng)一管理，尤其要重視檔案?jìng)浞莨ぷ鳎粩嗤晟茢?shù)據(jù)資源。第三，嚴(yán)格按照管理系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)定，明確檔案管理中的內(nèi)容，并且要做好專業(yè)化指導(dǎo)，從而增強(qiáng)其信息化意識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

4.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享

資源共享是十分重要的，在檔案管理信息化管理中需要實(shí)現(xiàn)資源共享，對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一整理，從而為檔案管理工作的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。從某個(gè)角度分析，檔案管理工作資源共享需要做到三點(diǎn)：第一，將科學(xué)發(fā)展觀作為檔案資源優(yōu)化的基礎(chǔ)，并將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中；第二，在構(gòu)建檔案管理平臺(tái)的過程中要不斷完善檔案管理資料庫，從初級(jí)轉(zhuǎn)變?yōu)楦呒?jí)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的分層次共享；第三，構(gòu)建完善的檔案資源共享平臺(tái)，摒棄傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念，減少各類因素造成的影響，對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行反饋，為實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享奠定基礎(chǔ)。

5 結(jié) 語

在信息化快速發(fā)展的背景下，需要對(duì)檔案管理工作加以重視，并且應(yīng)用信息化手段，促進(jìn)其創(chuàng)新發(fā)展。現(xiàn)階段檔案管理中存在很多問題，檔案管理人員需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)與解決，將信息化融入其中，推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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