加強高校檔案管理信息化建設的有效策略研究

李曉霞

[摘 要]檔案管理是很多單位管理的重點與難點，也是很多單位管理體系當中的重要組成部分，高校檔案是高校對人才進行系統管理和研究具有的重要參考價值。優化和創新高校的檔案管理工作，不但能夠強化高校檔案工作的管理能力，同時還能夠幫助學生提供更加優質性的服務，促進高校更好更快的發展。文章就高等學校檔案管理工作的優化和創新展開必要的敘述，并在此基礎上探討了相應的方法和策略。

[關鍵詞]高等學校；檔案管理；信息化建設；措施

一般來說，高校檔案信息材料多數是以文字、材料以及報告等形式呈分散性和單一性的形式表現出來，高校檔案管理中的一個重要環節就是將這些雜亂無章的信息數據進行分門別類的有效整理，使之成為方便查閱的有效信息。因此，高校檔案管理工作人員必須及時的抓住機遇，不斷的對檔案管理作出相應的探索和創新，以此來加強高校的檔案的管理工作[1]。而高效檔案信息化建設管理就是本文研究的重點與難點。

1 高等學校檔案管理的重要性

高等學校的檔案管理信息是學校發展和研究的重要參考依據，通過對檔案信息的查閱，可以獲取學校的發展歷程以及學校管理的真實情況，從而實現更加科學有效的管理。另外，高校檔案信息不但可以給教師在教學生提供必要的教學依據，還能夠在對學生檔案管理上培養出更好的社會人才，達到有效服務社會人才市場的目的。通常在檔案管理過程中，采取計劃、控制以及組織實施等管理步驟，這些內容看似簡單便捷，但是在操作起來卻是相當的復雜，需要在管理環節上相互聯系、環環相扣[2]。充分利用現代化的管理水平，提升高效檔案信息化工作是高校檔案管理的必然發展要求。

2 新形勢下我國高校檔案管理問題分析

（1）檔案資料信息的利用程度化不高。隨著科學信息化的不斷發展和應用，高職院校在日常的管理工作中已基本實現信息化管理，在檔案管理工作中也已經普及了先進的電腦設備，相關的檔案管理應用軟件也也應用非常的過廣泛。然而在高校檔案管理的實際工作當中，相關的檔案管理信息在查閱以及檢索的應用中，相應的功能并沒充分的發揮出來，特別是一些比較重要方面依然還處于空白狀態，這樣就大大的降低了檔案的使用效率，導致高校檔案不能及時有效的促進高校工作的發展[3]。

（2）高校對檔案的管理重視程度還有待加強。在高職院校的管理體系中，由于檔案管理工作與學校的教學以及學生學習的聯系不是特別的密切，通常只有等到需要的時候才會被人所記起來，加上高職院校的工作人員以及教師多數是把時間和精力放在學校的教學工作上面，檔案管理工作人員在工作中由于很少和教學打交道，因此他們的工作也就沒有得到相應的重視，在工作的上地位也就沒有放到應有的高度，其結果是一方面大大削弱了高校檔案管理工作人員工作的積極性，另一發面檔案管理工作的重視程度不高，大大的阻礙了檔案跟工作的向前發展[4]。

（3）高校檔案管理工作缺乏必要的專業人員。高校檔案管理工作缺少相應的專業性人才進行相應的管理，歸根結底就是高職院校沒有把檔案放在一個較為重視的管理高度上面去。據了解，有的院校在檔案管理上聘用校外的兼職工作人員，這些臨時的工作者往往缺乏相應的從業素養，加上對計算機使用已經檔案歸檔的流程不是特別了解，更為重要的是這部分臨時工作人員流動性較大。所以在高職院校檔案管理工作體系當中，這種不專業、不正規檔案管理工作人員不但阻礙高校檔案管理工作的發展，同時也一定程度上阻礙了高職院校的向前發展。

3 加強高校檔案管理信息化建設的有效策略

（1）檔案管理是很多單位管理的重點與難點，也是很多單位管理體系當中的重要組成部分，高校檔案是高校對人才進行系統管理和研究具有的重要參考價值。應用互聯網信息管理方式來加強檔案管理；隨著科學信息技術不斷發展，互聯網信息技術已經遍布的社會生活的各個角落，在高校檔案的管理工作當中，雖然也應用了相關的互聯網信息技術，但是在應用程度化水平上還處在較為初級的階段，還沒有形成一套高效便捷的應用體系。可以通過在檔案管理工作中引入信息化管理模式，實現檔案和文本等信息的儲存和處理，這樣不但能夠管理工作更加的清晰便于查找，同時還能夠讓公開的檔案信息實現共享。

（2）成立一支專業技術強管理能力高的工作隊伍。在檔案管理的日常工作體系中，對高校檔案管理一直放在一個較為靠后的管理層面上，多數人認為對于高校檔案的管理是一門技術含量的低的管理工作，不需要發揮太多的人力和物力，因此大多數高校在檔案管理上很少關注檔案管理人才的建設，一些從業年限較久的工作人員也沒有經過專業的訓練，或是校外招聘的兼職人才。也正是高校沒有把檔案管理加以重視，使得檔案管理工作人員工作積極性較低，導致檔案在管理上出現混亂、檔案利用效率低等不良問題。

（3）從根本上優化檔案管理體系。檔案工作管理的好壞，很大一部分原因是檔案管理體制的不全面，具體表現為工作人員的資料信息整理、收集、歸整等方面缺乏相應的科學性，因此要從根本上杜絕這些不良的管理行為，把檔案管理工作推向嚴謹、嚴格的循環體系當中。例如；一是在檔案管理上體系上，挑選專業的工作人員，通過有經驗的工作人員培養素養較低的業務新手，從而在保證工作人員從業素養的基礎上，做到檔案管理工作的有序開展，同時在檔案管理中還需確保檔案資料管理的準確性和完整性，因為只有這樣，高校檔案的才能顯現出它應有的價值。二是在檔案借閱的時候要做好準確的往來記錄，保證檔案在流動管理上不存在錯借等查看檢索問題[5]。

（4）實施強而有效對日常監督管理機制。對高校檔案管理進行嚴格的監察管理，是保證檔案管理工作有序進行的必要基礎。作為檔案管理的工作人員，對高職院校的檔案應該實行嚴格的管理，尤其是在教師日常考核方面應該制定出一套切實可行的考核評價機制，遵循誰損壞誰負責，對于由于個人的過失原因造成的檔案流失、毀壞等后果行為，應該從嚴查處，并進行必要的懲罰。只有通過嚴格的監督考察機制，才能從根本上保證檔案工作的有序進行。

為了高校檔案工作有效的發展和管理，能讓檔案信息內容發揮出它應有的價值，高校在檔案管理上很有必要在隊伍管理上提升檔案工作人員的從業素養。一是下力氣強化高校檔案管理工作人員的從業素養和專業技術管理能力，因為檔案管理不僅僅是簡單的對材料、文稿進行歸納總結和分門別類，更多是需要管理工作人員需要較高的專業水平，因為檔案管理所涉及的信息要素非常的廣泛，尤其要隨時把握檔案管理的動態。

4 結論

高等學校的檔案資料由教學管理和科研管理兩部分組成，檔案信息對高校未來的發展有著非常重要的指導意義。一方面高校檔案信息當中有許多可靠性以及可參與性的內容，這些內容能夠在高職院校的建設、教學的日常管理以及校園文化的宣傳方面都有著很大的參考價值。另一方面是高校通過檔案管理的創新和優化，能夠在很大程度上強化檔案的管理能力，讓檔案管理更加的走向規范化和嚴謹化。優化和創新高校的檔案管理工作，不但能夠強化高校檔案工作的管理能力，同時還能夠幫助學生提供更加優質性的服務，促進高校更好更快的發展。因此，可以說高等學校應該從根本上加以重視檔案的管理，要在此基礎上逐漸推進檔案管理的現代化建設，加強其信息建設水平。

參考文獻：

[1] 趙和選.高校畢業生檔案之困與信息化管理創新[J].咸陽師范學院學報，2016，31（6）：112-116.

[2] 譚錦才，陶順.高校儀器設備檔案信息化建設的思考[J].實驗技術與管理，2011，28（3）：205-208.

[3] 楊舒丹，楊韋潔，楊潁川等.信息化視閾下高校民生檔案服務利用探究[J].蘭臺世界，2017（8）：38-41.

[4] 付玲.信息化背景下高校兼職檔案員培訓工作探析[J].亞太教育，2015（9）：298-298.

[5] 王宇.高校檔案信息化研究的文獻計量分析[J].蘭臺世界，2016（15）：23-25.