事業單位電子文件歸檔與數字檔案共享建設的實現探討

盧凌云

摘要：實現電子文件歸檔與數字檔案共建共享是提高數字檔案服務水平的根本途徑，需要根據相關法規政策，合理制定具體的實施辦法。本文將結合福建省關于數字檔案共享建設的政策指導意見，對福建省事業單位數字檔案共享建設進行研究，探討電子文件歸檔與數字檔案共享建設的實現路徑，重點解決數字檔案資源建設、數字檔案安全和保密、配套查詢機制構建等問題。

關鍵詞：事業單位；電子文件歸檔；數字檔案；共享建設

前言：

自2018年2月1日起實施的《福建省數字檔案共享管理辦法》（簡稱“辦法”）對現階段數字檔案共享、數字資源利用和檔案服務等方面的工作提出具體指導意見。并強調了數字檔案共享建設的統籌規劃以及檔案安全和保密工作的重要性。在此背景下，事業單位應積極學習“辦法”中的指導精神，并嚴格按照相關政策法規開展數字檔案共享建設工作，加快其實現步伐。

一、福建省關于數字檔案共享建設的政策指導

事業單位是檔案形成單位之一，對電子文件歸檔和數字檔案共享建設有重要影響，應根據“辦法”等相關規定，統籌數字檔案共享建設規劃，規范建設過程，致力于向社會提供優質的檔案信息服務。針對目前福建省數字檔案共享建設的實際情況，“辦法”中明確了各級人民政府在轄區內數字檔案共享建設中承擔的職責，并規定所有檔案形成單位都應按照要求提交電子檔案和紙張檔案數字化范本，并鼓勵社會各界組織、個人參與到數字檔案共享建設工作中。在此基礎上，“辦法”對數字檔案共享體系的構建也作出了具體指導，提出構建數字檔案資源中心，并整合圖書館、紀念館、博物館等數字檔案收藏單位的數字檔案資源。由省人民政府的檔案管理機構負責數字檔案管理軟件的開發與工作，無償提供給檔案形成單位使用。在此情況下，事業單位應積極參與到數字檔案共享建設過程中，響應政策號召，并把握好數字檔案建設與利用的發展機遇，實現本單位數字檔案系統與數字檔案資源中心的互聯互通，提高數字檔案建設和管理水平[1]。

二、事業單位電子文件歸檔與數字檔案共享建設的實現路徑

（一）數字檔案資源中心的構建策略

福建省檔案局副局長游富明提出：“我們準備在省檔案館成立福建省數字檔案資源中心，讓數字檔案共享更好地服務公眾。”這一重大舉措將有力推進全省范圍內數字檔案共享建設的步伐，提高檔案部門公共服務水平。在數字檔案資源中心的構建過程中，需要匯聚各檔案形成單位、收藏單位的數字檔案資源，統一保存在數字檔案中心，并按照相關法律法規，開展數字檔案的維護、管理和調用工作。事業單位作為重要的數字檔案形成單位，在積極配合數字檔案資源中心建設和數字檔案共享規劃布局的同時，應承擔起本單位數字檔案資源的整合與傳輸工作。確保在數字檔案資源中心建設過程中，電子文件和數字檔案的安全能夠得到保障。同時讓海量數字檔案走出“庫房”，面向社會提供檔案信息服務。電子文件歸檔和傳統紙質檔案數字化是構建數字檔案資源中心的基礎工作，在完成事業單位內部的資源整合工作后，應通過安全和保密傳輸渠道，將其傳輸到數字檔案中心，使其成為數字檔案共享資源的一部分[2]。

（二）資源生產流程化構建機制

以往數字檔案共享建設進程緩慢主要是受技術條件的制約，隨著大數據和云計算等前沿信息技術的快速發展，目前福建省已具備構建數字檔案資源中心的技術條件，可以利用云端搭建數字檔案共享平臺，對數字檔案進行集中化管理。在“工業4.0”時代下，電子文件歸檔和紙質檔案數字化速度得到顯著提升，并呈現出跨越式發展趨勢。利用大數據技術解決數字檔案資源整合與統計的基本問題，可以確保其整合過程的順利進行。在此基礎上，應實現資源生產流程化，基于國家整體戰略和地方數字檔案資源中心的建設需求，通過明確各事業單位應承擔的數字檔案資源生產責任和實施計劃，提高生產流程效率。從制度標準和政策要求出發，為確保數字檔案建設的長效性和安全性，在流程設計中應加強頂層設計，以《檔案法》和“辦法”等政策法規為依據，針對數字檔案共享流程進行規范性設計，強化統一管理原則，克服以往數字檔案建設采取的分散分段式管理弊端。

（三）解決數字檔案安全和保密問題

推進數字檔案共享建設必須為數字檔案的安全性和保密性提供保障。最終建立的數字檔案資源中心是全開放、公開性的，社會公眾可以直接在中心平臺下載所需要的數字檔案資源，從而實現數字檔案共享的最終目的，提高檔案利用率。這也為數字檔案的安全和保密性帶來較高風險。必須采取配套的數字化管理手段，在共享平臺下載過程中，生成位唯一序號和電子標識，并通過完善相關政策法規，使數字檔案具有與傳統紙質檔案同等的法律效率，從而保證數字檔案的使用安全。在事業單位與中心平臺的交互過程中，需要采取訪問控制、用戶身份審核、信息追蹤審計等新的安全保護技術，確保數字檔案在傳輸和利用過程中的安全性和保密性[3]。

（四）建立配套查詢機制提高檔案資源利用率

推進數字檔案共享建設的最終目的是提高檔案服務水平和服務效率。應建立配套的查詢機制，在保證數字檔案安全性的前提下，實現對檔案資源的高效利用。在此方面，應設置資源開放端口，加快云服務基礎設施建設，利用服務媒介平臺，對數字檔案資源進行整合，并逐漸向虛擬化服務方向發展。利用云計算技術構建虛擬資源池，解決信息孤島問題，加強不同檔案形成和收藏單位的相互溝通，共同構建云端數字檔案資源信息庫。通過創建虛擬機鏡像，將需要使用的數字檔案資源幅值到鏡像內，最大化的保障其數據安全性，同時提高數字檔案資源的利用效率。

結束語：

綜上所述，數字檔案共享建設需要社會各界的全員參與，通過采取主動的工作態度，積極響應數字檔案共享建設的政策號召，按照規范化的流程進行數字檔案共享建設，可以顯著加快數字檔案共享建設進程。在此基礎上，充分發揮新進技術的作用，構建安全保障機制和檔案資源調用機制，可以有效提升事業單位數字檔案利用率。

參考文獻：

[1]葉建強.福建省政府發布《數字檔案共享管理辦法》[N].中國檔案報，2018-02-08（001）.

[2]梁景芝.云技術下數字檔案信息資源共享體系的架構設計[J].檔案管理，2015（05）：82-83.