“互聯網+”背景下高校檔案網絡化管理策略

劉波

摘要：無論是對固定資產的管理還是對學生的管理，只要涉及到檔案信息均可通過網絡化來實現，讓檔案管理更具效率性與真實性。本文首先分析了互聯網+背景下檔案管理的實質目標，分析了目前管理階段存在的問題，并在此基礎上以互聯網+為背景提出了幾點高校網絡化檔案管理策略。

關鍵詞：檔案管理；互聯網+；網絡化管理；優化策略

檔案網絡化管理能夠開發出檔案的更多功能，提升檔案使用效率，在信息共享下實現數字資源的迅速傳輸，節省大量的時間成本及人力成本[1]。可以說，互聯網背景下高校檔案管理向著網絡化邁進是時代推動下的結果。本文以高校檔案管理為切入點，研究了網絡化管理的優化策略。

一、檔案網絡化管理的實質目標

（一）轉變檔案形式

目前仍有部分高校在檔案管理上以紙質檔案存儲方式為主，建立校檔案室用于存儲數量龐大的檔案信息，對數字多媒體的利用程度較淺。檔案網絡化管理能夠實現存儲的電子化，無論是畫面還是聲音，圖像還是文字，均可輕松組織并真實還原[2]。利用網絡還可達到便捷性歸檔與傳輸效果，檔案數據庫的龐大內存可提供便捷的查詢、修改、存儲等服務，提升檔案利用效率。

（二）降低管理成本

對于高效檔案管理成本而言，人力資源成本屬于占比較重的部分。在網絡化管理下，無需過多人員來負責檔案的收集、歸納、管理與存儲工作，檔案工作更具效率性。網絡數據的傳輸便捷性讓檔案管理可簡化流程，同時加強各部門之間的網絡化溝通，打破了傳統面對面交流的形式，讓檔案信息的傳輸達到實時狀態，明顯提升檔案服務質量與管理效率。

（三）提升信息真實性

高校檔案管理涉及到的項目種類繁多，若存在信息變更可能涉及到多個檔案，在傳統管理模式下不利于短時間內完成變更。但若可利用網絡化管理模式，結合文件審批系統、人事系統、辦公自動化系統等，可讓內部辦公文件直接快速、清晰的通過網絡傳輸至各個部門[3]。無論是文件的處理還是審批，均可完整保存溝通歷史并快速解決，極大降低了人為處理上效率的限制性以及失誤情況。同時，網絡化管理可通過建立數據庫的方式對不同檔案和不同部門展開匯總與分層管理，讓資料保存更具特征，提升了檔案資源的查詢便捷性以及信息的真實性。

二、目前檔案管理呈現的弊端

（一）管理體制缺乏規范性

不少高校的檔案管理工作并未聘請專業人員來完成，而是由學生會干部來負責。但在實際檔案管理工作中，以學生檔案管理為例，涉及到的信息屬于多部門匯集且多層面綜合評價結果，例如學生所在的團委、黨委、年級、學院，學校后勤部、教務處、財務部、就業部等，其評價屬于多方面綜合得出。受到部門之間辦公獨立性的影響，在檔案管理體制缺乏規范性原則下學生對信息的收集無法形成全面性，導致管理狀態偏向于粗放型。除此之外，由于管理體制上的缺陷，學生檔案的存檔、收集以及建立在工作標準相并未完全統一，存在著明顯材料收集速度慢、齊全性不足、填寫不全面、接收隨意、審核寬松等情況，甚至存在檔案丟失現象。

（二）管理意識不足

雖說高校檔案管理工作由校方管理者負責牽頭完成，但檔案涉及到每個教職工及學生的切身利益，每位主體均應在管理者收集檔案及核對檔案時主動配合，提供必要資料。但根據現有檔案管理狀態而言，意識薄弱是完善管理模式的主要阻礙因素，信息化檔案管理建設速度明顯呈現滯后性，無論是資金撥款還是人才配備上均缺乏對檔案管理的高度重視。

（三）信息化不足

網絡化檔案管理模式要求能夠完成資源共享、互聯共同。但根據目前電子檔案的應用狀態而言，缺乏對電子數據文件的深入細致交流，各部門各自為政，在檔案利用程度上并不高[4]。同時，檔案管理的安全性未達到預期標準，各環節的安全防護軟件并未有效使用。檔案管理者對檔案安全重視不足，并未對安全秘鑰定期更換，在檔案的收繳及交接等環節銜接缺乏緊密性，存在安全隱患。

三、高校檔案網絡化管理策略

（一）強化信息安全

互聯網為高校檔案網絡管理帶來了便捷性的同時，也對檔案數據資料的安全性產生了影響，主要涉及到信息安全及檔案實體安全。互聯網+背景下，檔案的安全防范需重視信息的泄露以及被擅自修改情況，必須保障檔案利用便利性的同時處于安全的環境。具體而言，對提取檔案和修改檔案的用戶明確核實身份信息以及權限，確保檔案數據安全。例如對于學生而言，登錄校園網實施網絡選課、查詢自己的成績等基礎信息之類的操作應以學生的身份證及學號相結合模式作為登錄標準，并嚴格設定登錄者權限。

（二）健全管理系統

信息化技術的應用要求高校檔案管理強化信息系統的建立，改變傳統管理思維，將粗放型的管理模式逐漸摒棄，讓檔案管理質量得以明顯提升。對于高校而言，學校的發展狀況并不單純以學生成績作為反饋，還可通過在校學生考研狀況以及學校招生狀況向社會大眾反映整體發展水平。在信息化檔案管理系統的建立下，對學生檔案管理的便捷性、安全性與規范性均能夠體現高校在此方面的實力與重視。因此需強化信息化管理系統的人才及資金投入，確保互聯網+時代下高校檔案管理能夠跟上時代發展的腳步。

（三）配置專人專崗

高校檔案管理工作必須由專門的檔案管理機構來完成，以學生檔案管理為例，無論是檔案的收集、整理，還是檔案的歸納、應用，均需要多部門相配合。因此必須聘請專業檔案管理人員負責，必要時可讓學生配合但不可讓其承擔主要工作責任。檔案管理者需要對學生檔案內容不斷篩選，提取有效信息并妥善保存。除此之外，網絡維護人員以及管理人員的設定需要熟練掌握電子化數據管理系統，能夠讓檔案的管理符合網絡化管理要求，明確授權范圍。

結束語

高校檔案管理中，在互聯網+背景下對檔案實施信息化、數字化管理是必然發展趨勢，能夠體現現代檔案的應用價值。信息化檔案管理模式是互聯網+時代下的必然趨勢，對于高等院校而言，各類檔案的管理與存儲質量可在互聯網幫助下得到明顯提升。

參考文獻：

[1]伍星.高校檔案管理從“+互聯網”向“互聯網+”的轉變策略[J].城建檔案，2017（08）：18-19.

[2]鄭奇茹.“互聯網+”時代高校檔案數據管理面臨的機遇與挑戰[J].城建檔案，2016（07）：70-71.

[3]鄒凡.“互聯網+”背景下高校檔案網絡化管理的建設研究[J].蘭臺世界，2016（13）：44-46.