數字化校園背景下檔案管理模式研究

吳錫

【摘 要】這篇文章講述了關于檔案管理的一些知識，并且在當前的經濟飛速發展的時期指出此類工作存在的特性和當前怎樣對于高等院校的此類管控方式改變。

【關鍵詞】高校；檔案管理；模式；轉變

中圖分類號：F270 文獻標志碼：A 文章編號：11007-0125（2018）18-0247-01

由于我國數字化進一步發展，對于云計算、云存儲這些新型的服務產業進步直接導致大數據時代信息的飛速增長，各個高等院校的檔案室的信息存儲量也有了進一步增長。對于如此繁雜的又具有不同結構的文字信息，與此同時，還要深入滿足當前人類對于接受的信息的多樣化、個性化的特征要求，過去的信息管理方式很明顯已經不再能符合時代發展的腳步。在信息集中發展的今天，對于原始的產業變革所提出的要求也越來越高，原始的管理方式改變非常有必要。特別是在經濟高速發展的今天，信息時代迅速發展和其它的訊息傳播手段來說，更加適合時代發展需要，將數字信息轉化為自己知識，即將發展成為當今時代發展必然走向，同時，信息集成化管理也將在信息存儲的歷程中發揮越來越重要作用。數字化背景下，高等院校的信息管理方式如果不能進行有效變革，那么高等院校的信息管控工作就會徹底失去其意義，檔案館制度也會在其發展過程中受到極大沖擊。

一、檔案管理的內容和性質

（一）檔案管理的內容

檔案是在國家發展過程中的相關組織機構、社會上的組織與個人在日常的發展過程中創造的一種將文字、圖片、音頻或者其它內容進行的最簡單記錄方法。它主要分為科學技術、文化、藝術和平時的教育筆記等。

（二）檔案管理的性質和特點

檔案管理是在科學管理的基礎上進行的信息收集與整理，并且將這些信息應用到日常學習與工作中。它最根本任務是對于一些重要的文件信息進行統計管理，便于在社會發展過程中能夠及時使用這些信息。作為單一管理相關檔案的組織機構來說，它相對獨立，是我國的科學文化事業的重要的一部分，對于特定組織來說，檔案管理是各個組織中的重要的組成部分，例如會計檔案管理就是日常的財務管理工作中的重要組成部分，而干部檔案管理是干部管理任務組成，科技檔案管理又是生產管理、技術管理與科研管理的一部分。

二、檔案管理的地位和作用

檔案管理是我國進行發展的過程中必不可少的一個重要因素。檔案管理工作與國家的各項事業發展息息相關，同時，國家各項事業發展也在一定程度上受到檔案管理工作制約與影響。根據檔案管理和國家企事業單位的發展狀況來看，檔案管理是一種服務性的工作項目，為促進其發展，就必須為其創造其相關發展條件。在特定的環境下，檔案管理工作也會在事物的發展過程中起決定性作用。

三、知識經濟時代檔案管理工作的特點

知識經濟發展與農業和工業相比來說，在下面幾個角度是有著很明顯區別的：第一，農業的發展中土地是最重要的因素，工業發展中最重要的因素則是資金，知識發展過程中最重要的是人才，人才的進步是全社會發展的不竭動力，屬于決定性力量。第二，三者對于競爭的方向完全不同。在農特經濟發展過程中，所關注的重點是土地；在經濟發展過程中，所關注的重點則是社會中可挖掘的資源條件和工作人員上的優勢；而在知識發展的過程中，關注的重點則是人才，訊息與知識，只有在發展中掌握了這三者，才能在激烈社會競爭中取得勝利。第三，三者資金投入的方向不同。在農業上，側重于對土地投入；在工業上，側重于機器、設備、生產線這些可以看見的因素，會側重于追求經濟上的利益；而在知識上，更加注重于長久發展，側重于科技方面的發展與人才的長久培養。第四，是資源形態有所差別，在農業和工業的發展過程中，其使用的是資源，而資源卻不是取之不盡，在復雜發展過程中，一定要堅持人與自然的和諧發展；然而，知識發展過程中，發展的是知識、技術等，永遠不會枯竭，更不會受到時間和地點制約。

四、實現高校檔案管理模式的三大轉變

（一）由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變

在過去的檔案管理工作中，更加關注于用戶層面的體驗效果，然而對于管理方面的工作人員有所忽視。在當前知識經濟高速發展的過程中，管理層面的工作人員是集合信息、保存信息的主體，也是對于檔案管理信息系統正常運作的維持者，也是用戶與訊息之間進行有效溝通利用的中間人。由此可以知道，檔案管理者在檔案存儲與利用方面發揮著重要作用。所以，一定要堅持用戶與檔案管理人員相結合的制度，才能更好的促進檔案信息管理與傳播。只有真正發揮檔案管理人員在工作中的主觀能動性，才能在未來的信息發展過程中取得優勢。

（二）由以硬性管理為主向以軟性管理為主轉變

我們一定要對于檔案信息進行科學管理，將過去的經驗管理轉變為當前時代的知識管理；將硬性管理轉變為軟性管理，使檔案信息與當前的經濟發展條件相適應，同時滿足廣大用戶對于信息需求。很明顯，軟性管理能讓檔案信息隨著時代發展而發展，在新時代也能有更加旺盛生命力。

（三）由區域性管理向全方位、網絡化管理轉變

近幾年，國家陸續確立了局域性的檔案管理制度，使不同的區域在一定程度上實現信息共享。并且以其為基礎，將這種信息管理擴大化，實現全方位、網絡化管理。首先，將同種工作性質的行業之間建立聯系，信息共享；其次，不同性質的行業也將所有信息相互連接，在全國范圍內做到信息聯機服務。