關于“互聯網+”時代下高職院校榮譽檔案管理的思考

摘要：隨著現代信息技術的飛速發展，檔案管理現有的服務理念和工作模式逐漸難以滿足數字化、便捷化、多元化的利用需求。對于高職院校來說，榮譽檔案具有非常重要的意義，在“互聯網+”時代背景下，如何引入現代化技術，提升檔案利用的效率效果，充分發揮榮譽檔案的功用，是高職院校檔案工作者需要認真思考的。

關鍵詞：“互聯網+”；高職院校；榮譽檔案；現狀；建議

高職院校榮譽檔案是高職院校所獲、所發的各級各類榮譽獎勵等，既包括頒發表彰的文件材料，也包括各種獎牌、獎狀、證書、錦旗、獎杯等實物，能夠直觀反映學校工作成果，是高職院校檔案的重要組成部分。目前，高職院校榮譽檔案管理依然存在著各種問題，貫穿于其收集、保存、利用等各個環節，在“互聯網+”的視角下，檔案管理部門應該如何面對、分析和解決這些問題。

一、高職院校榮譽檔案管理現狀分析

在我國高等職業教育蓬勃發展的今天，高職院校之間、高職院校與普通高校之間的競爭可謂空前激烈，為提升辦學質量、擴大規模、提升影響力，經常會面對各種評估、評建、考核、升級、升格等，需要準備大量真實的、突出的論證報告以及佐證材料，而最有說服力的無疑是學校辦學獲得的各級各類榮譽與成果。因此，榮譽檔案在展示辦學成果方面，具有無可替代的重要作用。

目前，高職院校在榮譽檔案管理方面仍然存在著一些問題，榮譽檔案難以得到完整收集、妥善保存和有效利用。比如，利用者不了解本校榮譽檔案的具體情況，大多憑借記憶中的部分線索或口耳相傳的信息來進行查詢，導致事倍功半甚至無功而返；大量的榮譽檔案的實體物件得不到妥善保管安置，隨著年月掩埋于塵土或者失去了原來的模樣……總的來說，高職院校榮譽檔案管理的問題主要表現在：

（一）制度規則不健全

根據教育部發布的《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》等標準，學生、教學方面的獲獎檔案已列入教學大類的綜合子類（JX11），并未對學校層面其他榮譽檔案的管理作出明確規定。高職院校檔案管理部門對于榮譽檔案的管理仍不夠規范，尚未對收集范圍、保管期限、責任單位、保管標準、檔號編制等作出規定，造成榮譽檔案難以充分地收集、統計、保存和利用。

（二）責任部門不清晰

學校辦公室作為高職院校的重要窗口和樞紐部門，接收榮譽檔案的渠道寬、頻次高、信息大。在利用方面，辦公室也是高職院校各種檢查、評估、考核等工作的重要陣地或參與部門，自身也需要大量的榮譽檔案材料為相應匯報材料列作佐證。辦公室雖有榮譽檔案的接收之利和利用之需，但若不具備相應檔案意識和專業技能，容易造成榮譽檔案信息和實物積壓，導致榮譽檔案難以規范管理和有效利用。

而高職院校的檔案管理部門與其他部門的聯系相對松散，接收榮譽檔案的渠道單一、范圍受限，往往只是被動接收或者保管榮譽檔案材料，欠缺開發榮譽檔案的動力。

（三）實物保管不規范

榮譽檔案種類繁多，除了文件表彰，還有獎牌、獎杯、獎狀、證書、錦旗等，需要建有專門的榮譽室或陳列室來容納以上種種，而且各種載體的榮譽檔案統一管理的難度極大，不僅編目分類困難，紙張、木料、金屬、織物等不同材質的存放條件也各不相同，絕大多數高職院校不具備建立多個庫房分別保管的條件。

（四）利用方式單一

高職院校榮譽檔案僅集中應用于學校的各種評建工作、成果統計與工作匯報、建設榮譽陳列室、招生宣傳等官方層面，而廣大師生卻知之甚少、用之更少，導致個人的歸屬感和成就感不足，不利于校園文化的沉淀和發展。

以上問題的根源在于檔案意識不深刻、管理技術不先進、服務方式不主動。因此，高職院校檔案管理部門必須順勢而為，及時引入現代化的理念和技術，結合“互聯網+”時代的檔案需求特點來改進高榮譽檔案管理。

二、“互聯網+”時代的高職院校榮譽檔案利用需求分析

“互聯網+”時代檔案利用的特點突出體現為隨機性和便捷性，利用者希望通過手機、電腦，隨時隨地獲取檔案信息資源，滿足其個性化、多元化的檔案需求。對于高職院校來說，“互聯網+”時代榮譽檔案的利用需求主要包括兩個層面：

（一）單位層面

在“互聯網+”時代，大多數高職院校實現了辦公自動化，對于榮譽檔案的需求亦逐漸由過去的到檔案館（室）復制，轉變為通過辦公系統、QQ、微信等渠道來進行查詢利用。同時，不少高職院校開設了官方微博微信，通過“互聯網+”的方式來開展宣傳教育與展覽展示，發布有關校園文化宣傳或愛國主義教育的圖片、音（視）頻等訊息，便會產生對榮譽檔案的需求。

（二）個人層面

榮譽檔案信息資源是廣大師生的個人信息寶庫，教職工的職稱評定、職務晉升、優秀評選等需要提供相應的榮譽信息，學生榮譽檔案在豐富其履歷與就業推薦方面也具有非常重要的憑證作用。在校師生可以很方便的到檔案館（室）進行查詢利用，但學生尤其是應屆、往屆畢業生，大都忙于實習或就業，多數時間在校外和外地，在單位需要提供相應的個人榮譽檔案時，學生希望通過手機就能進行異地查詢和遠程利用，免除奔波之累并在就職中占得先機。

三、“互聯網+”時代改進高職院校榮譽檔案管理的建議

由于各個學校在檔案管理工作方面的政策制度、場地設施、人員結構、專業技能等存在差異，很難找出放之四海而皆準的標準。根據有關規定，結合工作經驗提出以下建議：

（一）分類篩選收集

不一定將榮譽實物盡數收集起來，而是著重收集榮譽信息，盡可能覆蓋單位、部門、個人各個層面，建立和完善激勵與考評機制，促使各部門養成自覺習慣來對待榮譽檔案信息報送。在收集榮譽信息的同時，盡可能地采集對應的照片作為佐證，也便于提供利用。

（二）結合實際進行編目

由于是有選擇性地收集榮譽實物，也免除了存放困難之虞，建議采用各種榮譽信息統一編目、按時間先后排列的方式，合理使用excel的查詢與篩選功能，結合實際情況建立榮譽檔案目錄（如下表），便能較為便捷地對榮譽檔案進行管理、統計和提供利用。

（三）配備保管設施設備

有條件的高職院校可以建立專門的榮譽室或陳列室，定制榮譽檔案柜，并配以文字記載與說明，制定妥當的保管和開放制度，配備相應的設施設備來集中保管榮譽實物。對于條件不具備的高職院校，建議只保管一些具有代表性的、級別較高的榮譽檔案，某些常規性的、非官方的就不入庫保管，但仍需做好登記編目。

（四）以數字化轉換便于利用

在做好榮譽檔案的收集、整理和保管之后，檔案管理部門就要著手開展榮譽檔案的數字化工作，有選擇、有計劃地將榮譽檔案轉化為便于傳輸的形式，通過翻拍、掃描等方式將榮譽檔案轉化為電子照片、圖片、文本等載體，并根據責任部門、榮譽來源進行分別儲存，以便調用。

（五）主動提供利用，發揮資源優勢

由于榮譽檔案與其他文書、學籍等類別的檔案相較，基本上不存在保密、隱私等方面問題或障礙，在利用方面具有先天優勢。檔案管理部門和工作人員要深入挖掘、實地調研和主動服務，尤其在當前“互聯網+”時代背景下，大力借助各種數字媒體平臺，結合具體情況以及需求有針對性地提供榮譽檔案利用服務。

1.發布榮譽信息

利用校園網、OA系統、公告欄、微信、會議、活動等多種渠道和手段，定期公布榮譽檔案統計相關信息，以便師生和部門使用，也有助于查漏補缺、反饋信息。同時，榮譽檔案為開辦各種展覽提供了豐富和生動的素材，檔案管理部門要結合形勢與需求，開展線上線下的展覽展示活動，開發檔案各種文化產品，提升影響力和吸引力。

2. 提供成果佐證材料

榮譽檔案是體現高職院校在辦學質量、教研水平、學生素質、社會服務等各個方面最真實、最權威的成果展示材料。檔案管理部門必須實事求是、與時俱進，了解學校發展動向，深入調研檔案需求，主動對接有關評建工作組或項目組，及時提供真實可靠的榮譽信息及相應數據資料。

（六）確保檔案信息安全

高職院校的檔案管理部門、宣傳部門與網絡監管部門等部門要共同參與到榮譽檔案利用的監督與管理中，嚴密確保檔案信息安全，切實維護檔案權威，既要保證榮譽檔案原件的完好，又要杜絕數據使用中發生中毒丟失或故意篡改的行為。

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作者簡介：姜波（1982—），男，四川瀘州人，管理學碩士，館員，四川省檔案工作先進個人。