淺談企業人事檔案管理信息化建設

許洋

【摘 要】隨著市場經濟和科學技術的不斷發展，傳統的人事檔案管理方式已經無法適應企業當前的發展需求。在企業的人才開發管理中，人事檔案管理工作起到了重要的作用，不但可以對人力資源起到優化的作用，而且能夠對單位的基礎管理起到促進作用。本文主要對企業人事檔案管理信息化建設進行了簡要分析，以供參考。

【關鍵詞】人事檔案；信息化建設；資源共享；管理

一、人事檔案信息化建設的作用和意義

（一）有利于提高檔案管理人員的工作效率

傳統的人事檔案管理側重于實體的管理，管理人員需要手工收集、整理、鑒別檔案材料。工作量大，效率低下，費時費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網絡自動化就可以實現，大大提高了檔案管理人員的工作效率，人事檔案的信息可以更好的得到利用，更快捷更準確的為組織決策部門提供有效依據。

（二）有利于提高檔案管理人員的業務水平

檔案管理信息化后，將管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，管理人員有充足的時間鉆研業務，開拓創新，學習各種管理知識，不斷提高檔案管理水平。

（三）有利于實現人事檔案信息化資源共享

加快人事檔案的信息化建設，可以將檔案信息并入企業大數據總體格局中，通過檔案網絡建設，推進檔案資源的數字化、標準化和網絡化進程，實現檔案信息資源、員工自助服務平臺、SAP-HR系統數據集成的共享。在干部選拔任用，調整配備和交流鍛煉等工作中，均可利用信息庫資源為組織人事部門提供決策參考，使其能夠更好的為企業發展提供良好的服務。

（四）有利于提升對實體檔案的保護管理

人事檔案紙質載體是最原始的基礎證據材料，工作中經常需要查詢有關人員的信息，利用率較高。反復的拆裝，對檔案紙張的損害非常大。檔案管理信息化后，減少了對實體檔案的接觸，有利于提升對人事檔案實體的保護管理。

二、人事檔案管理中存在的問題

（一）領導對人事檔案管理的重要性認識不足

領導對人事檔案管理工作重視度不夠，表現在人事檔案管理工作中，有相當一部分領導在認識上存在一定誤區，認為人事檔案管理工作就是檔案保管的事務性工作，只要做到檔案不丟失，不泄密，檔案外調、查（借）閱就可以了。

（二）人事檔案管理整體水平不高

檔案管理是一項專業性、機密性、政治性很強的工作。人事檔案材料需要由專人管理，單獨存放。基層單位（部門）普遍存在檔案管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大、時間跨度長等實際問題。企業現有的人事檔案管理人員大多數是由組織人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業人員管理，且人員變動頻繁，業務水平不高，管理方法落后，對檔案管理工作投入不足，嚴重影響了人事檔案的管理水平。

（三）人事檔案管理人員業務有待提高

管理人員業務不熟，大多數的檔案管理人員沒有經過專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太熟悉，難以適應人事檔案管理工作。

（四）人事檔案信息化系統缺乏完善管理

管理手段落后，在檔案管理手段上，由于沒有專業的人事檔案管理軟件，管理人員大多采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時整理歸檔，出現檔案資料不完整的情況。查（借）閱檔案時依然采用原始的手工操作方式，自動化程度不高。

（五）人事檔案材料不完整

人事檔案內容短缺，材料內容不完整：如職工履歷表、年度考核表、學歷學位、職稱、技能鑒定、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時收集各部門、科室應該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時對材料鑒別歸檔；對檔案材料內容未認真審核，造成內容殘缺不全。

三、做好企業人事檔案管理信息化建設的重要途徑

（一）提高領導對檔案信息化建設重要性認識

領導要轉變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設，要樹立思想決定行動，要認識到轉變觀念是全面推進人事檔案管理信息化建設的關鍵所在。就人事檔案管理信息化建設而言，一方面，只有進一步提高領導對其重要性認識程度，才能進一步加大人事檔案管理信息化建設的扶持力度，有效協調內部組織、人事等部門，發揮其積極性、主動性和創造性，優化人事檔案管理結構，為人事檔案管理信息化建設打下良好的基礎，確保各項工作的順利開展；另一方面，還應加大人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，切實提高單位有關人員對人事檔案管理信息化建設的意識，組織有關人員積極參與人事檔案管理信息化建設。此外，還應進一步提高人事檔案管理人員的服務意識，使人事檔案管理工作由單一服務職能轉變為具有較強綜合服務職能的管理。

（二）培養人事檔案管理信息化建設隊伍

以人為本，培養人事檔案管理信息化建設隊伍，實現人事檔案管理信息化建設的最終落腳點在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應堅持貫徹“以人為本”的原則，建設一支專業的、高素質的人事檔案管理信息化建設隊伍，充分發揮其在人事檔案管理中的價值和功能。

（三）實現人事檔案信息“三化” [1]

通過實施人事檔案管理信息化建設工程，最終實現的目標是“三化”。即檔案信息數據化、服務利用網絡化以及管理人員專業化。所謂檔案信息數據化，是為了改變傳統以紙質檔案為管理對象的實體管理模式，實現信息查詢以及系統設置的數據化。在現代人事檔案管理過程中，應以原始紙質檔案為依據，將其包含的信息錄入計算機，實現人事檔案的數據化。所謂服務利用網絡化，是指借助于計算機網絡這一媒介實現人事檔案管理信息化，為單位內部實現資源共享提供了很好的平臺。管理人員專業化，是人事檔案管理信息化建設的又一發展目標。人事檔案管理的最終實現主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應掌握最基本的管理知識，還要掌握先進的計算機網絡技術。只有實現檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會達到其目的。

（四）人事檔案管理工作要制度化、標準化、現代化 [2]

隨著企業規模不斷擴大、人事制度改革和人員模式改變，對現有人事檔案管理的管理模式提出了新要求。檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。作為企業的人力資源管理部門或組織部門，應該把當代管理學中的科學理論和方法與企業的人事檔案管理工作實際相結合，形成一套適合企業人事檔案管理制度化、標準化的管理方法，制定一系列管理制度。通過制定和貫徹各種標準、規范，保證人事檔案管理工作在企業人力資源管理中取得最佳的效益。

四、結束語

綜上所述，人事檔案信息化建設能夠動態化的管理每個人的人事檔案信息，保證其時效性、真實性和準確性，能夠及時、準確、迅速的為組織人事部門的人才管理、資源配置提供信息和數據，進一步提高人事檔案管理工作的效率。人事檔案管理工作的信息化建設需要投入大量的人力、物力和精力來做，它對打造公司樹立百年老店、基業常青的企業發展戰略至關重要。

【參考文獻】

[1]馬軍輝.淺談檔案的信息化管理[J].企業技術開發，2010（7）

[2]高譚.關于高校企業人事檔案管理信息化建設工作的思考[J].科技信息（科學教研），2011，.29：471.