大數據時代下的企業檔案管理應防止“三個效應”

劉靖

“大數據”時代對企業檔案管理工作既創造了新的機遇，也形成了巨大挑戰。企業檔案管理部門要積極應對大數據帶來的環境變化和需求變化，充分運用大數據、智能化、移動終端、云計算、物聯網等新技術，顛覆傳統的數據采集、共享、開發流程，創新企業檔案管理方法，更加全面地提供檔案信息服務，更加深入地發掘企業檔案潛在價值，更加有效地服務企業現代管理體系建設，讓檔案管理事業在大數據時代轉型升級、提質增效。

一、對企業檔案工作的認識要高，防止層層衰減的“漣漪效應”

“漣漪效應”又稱“衰減效應”，是指技術、信息、經驗和新觀念等在經濟區域之間擴散傳播的過程，能量逐漸消耗、速度逐漸降低、影響逐漸減小。中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出：“檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責?！背浞终f明了檔案工作的重要性。就企業而言，檔案是企業資產的可靠證據、企業管理的重要基石、企業傳承的歷史文脈、企業管理者的履歷本和護身符，在一定意義上，檔案是企業生存發展的核心資源和重要資產，具有貨幣無以替代的價值，對于弘揚企業優良傳統、增加企業歷史積淀、提高企業文化氣質，促進企業競爭力提升和可持續發展具有重要意義。因此，企業管理者應當高度重視檔案工作，將其作為落實中央要求的題中之義，作為新形勢下企業改革發展的內在之需，作為企業管理者的應盡之責，把檔案工作牢牢抓在手上，層層傳導壓力，層層落實責任，堅決落到實處，防止“漣漪效應”發生。

二、對企業檔案管理的思路要新，防止因循故步的“定勢效應”

所謂“定勢效應”，是指人們如果長期工作和生活在相對穩定的環境中，就會形成一種固定的思維和行為模式，這種思維和行為模式一旦形成，慣性的力量會使這一模式不斷自我強化，很難改變，久而久之就會墨守成規、故步自封，定勢效應給我們的啟示是：現在形勢發展和科技進步日新月異，如果我們沿用傳統的思維和行為模式，看問題、想辦法、做決策、推工作、干事業，就可能事倍功半、欲速而不達，甚至陷入南轅北轍、勞而無功的困境，這是需要我們應當盡力避免的。

隨著大數據時代的到來，大數據、智能化、移動終端、云計算、物聯網等新技術廣泛應用，電子商務方興未艾、蓬勃發展，電子文件迅猛增長，日益取代紙質文件成為企業文件存儲的常態和主流，但電子文件的歸檔保存和安全利用還是薄弱環節。必須深入研究、準確把握新形勢下檔案工作的特點和規律，適應大數據時代要求，堅持問題導向，不斷探索創新檔案管理方法與手段，以利于有效防止定勢效應。

1.在總體把握上，牢牢把握“全覆蓋”“四同步”

“全覆蓋”，即將紙質文件和電子文件全部納入檔案管理范圍，避免管紙質文件不管電子文件、管管理類電子文件不管業務類電子文件的“兩管兩不管”現象，確保檔案管理全覆蓋、無遺漏、應管盡管、安全利用。“四同步”，即將檔案管理與業務工作同步部署、同步實施、同步檢查、同步總結驗收，力求同頻共振，相得益彰，形成集成效應。

2.在收集歸檔上，積極推進“兩化”

一方面，積極推進增量檔案電子化，以國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》為指導，將電子文件納入歸檔范圍并合理確定其保管期限，積極推進建立電子檔案，提升檔案管理的信息化、自動化和便利化水平。另一方面，積極推進存量檔案數字化，對傳統載體檔案的來源、類別和成分進行系統梳理，堅持總體規劃、分期實施、需求導向，推進數字化工作，為檔案資源共享和檔案信息深加工創造有利條件。

3.在開發利用上，著力拓展“兩度”

一方面，拓寬廣度，不囿于史、志、大事記、基礎數字匯集等傳統的編研形式，通過主動報送或推介檔案信息、舉辦檔案展覽、制作電視節目、發布網絡視頻、發行音像制品等多種形式，開辟檔案開發利用的新途徑。另一方面，挖掘深度，加強對檔案信息的深度開發，不斷挖掘檔案的潛在價值，提供深層次、高質量的檔案信息產品，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫、知識庫”，更好服務企業科學決策和管理。

三、對企業檔案安全的防護要嚴，防止蟻穴潰壩的“蝴蝶效應”

“蝴蝶效應”是指一只南美洲亞馬孫河邊熱帶雨林中的蝴蝶，偶爾扇幾下翅膀，就有可能在兩周后引起美國得克薩斯州的一場龍卷風，初始條件的極小偏差，將會引起結果的極大差異，這與“千里之堤，潰于蟻穴”的道理是一樣的。從檔案安全來說，如果對一些苗頭性、傾向性問題不管不顧，同樣存在“蝴蝶效應”的隱患。久而久之，將會擴散升級，導致“蟻穴潰壩”，嚴重危害檔案安全。必須建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，堅持隱患嚴查、保管嚴防、保密嚴管、應急嚴控“四嚴并舉”，切實防止“蝴蝶效應”。堅持隱患嚴查，建立健全檔案安全檢查和考核制度，經常性開展檔案安全排查整治，及時消除隱患、堵塞漏洞。堅持保管嚴防，嚴格按照有關規范和標準改造或新建、擴建檔案庫房，提高檔案庫房安全防災標準，采用先進安全保密技術、設備和材料，改善檔案保管保密條件。堅持保密嚴管，嚴格執行檔案安全保密管理制度，加強對涉密信息系統、涉密計算機和涉密載體的安全保密管理，確保涉密檔案存儲、傳輸和利用絕對安全。堅持應急嚴控，建立檔案安全應急處置協調機制，制定應急處置預案，定期開展應急演練，確保應急機制關鍵時刻發揮作用。把檔案館（室）列入重點保護范圍，確保檔案安全受到危害時得到優先搶救和妥善處置，把損失降到最低限度。