醫院辦公室檔案管理的特點及其應用分析

陰璐瑤

[摘 要]醫院辦公室檔案屬于醫院內部的重要信息，而醫院辦公室內檔案管理活動是醫院經營過程必不可少的一環。基于此，文章首先介紹了醫院辦公室文檔工作的特征，其次從使用角度著手，介紹了醫院辦公室檔案管理過程存在的不足，并提出了有效的處理措施。

[關鍵詞]醫院；辦公室；特征；應用分析；措施

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.29.124

醫院辦公室檔案處理經歷了長期的發展，并在持續的實踐階段得到逐漸完善，為了促進醫院的更好經營，使之更好為社會提供服務，就需要對其加強研究，確定其處理過程存在的問題，通過進一步優化來提高應用效果。

1 醫院辦公室信息管理的基本特征

1.1 內容較多

隨著科技的進步，醫院內辦公室文檔管理也在逐漸完善，管理的種類非常復雜，醫院辦公室文檔管理的種類也表現出了多元化的特征。其主要內容有：一是醫院內管理機制、總結、設計、業務條例等專業指導性信息，這類信息在醫院更新換代與職員流動階段起到了顯著作用；二是醫院組織和參與的會議信息文件和照片等資料；三是上級部門傳達的信息，例如國家衛計委發布的條例機制，需要醫院落實的法律法規等；四是關于醫院核心事件的信息，例如贏得的榮譽以及其他文件，例如醫院的簽發文件、醫生選聘、晉升記錄檔案，醫療矛盾記錄文件以及其他常規業務中自然出現的、有價值的信息資料。

1.2 模式多元化

醫院檔案信息不局限于一種模式，主要包含三種：一是文字文檔。其是最常見的檔案模式，記錄手段是以往的紙質檔案，涉及的內容很多，主要有人事、會計、病歷等，還有雜志、報刊等關于醫療常識內容，這是檔案的重要形式。二是聲像文檔。這類文檔就是圖片、音頻、視頻等聲像信息，例如在會議與相關活動中形成的圖片與錄像和在電視廣播等媒介中關于醫療常識的報道，或是專家訪問等。這類文檔具有還原場景、直觀性學習等特征，在醫院辦公室文檔管理過程中也有較大作用。三是網絡檔案。當前是一個互聯網高速發展的社會，網絡資料傳遞快、容量很大，醫院內醫藥常識的宣傳與普及不能忽略網絡媒介所起到的作用，而在網絡上出現的各類形式的文檔就是網絡文檔。

1.3 文檔管理的技術性

隨著時代的發展和進步，醫院內辦公室文檔管理也開始朝著現代化的趨勢發展，用科學的技術來提高檔案管理的實際效果，既降低了辦公室文檔管理的負擔，還規避了不必要的勞動力和物力資源耗費。

2 醫院辦公室文檔管理問題

2.1 文檔管理觀念薄弱

目前，大多數檔案管理者的管理觀念弱化，在認知上存在誤差，更別說科學地使用檔案資料，就連什么是文檔都不清楚，其是檔案管理活動被忽略的直接因素，醫院應促使每個科室的員工形成查閱檔案并立即歸檔的良好習慣。

2.2 相關機制不健全

在實際操作中，很多醫院編制了制度及規章，但根本目的在于應付上級考察，檔案管理并沒有發揮出應有的價值，僅僅是表面化功夫，管理工作沒有得到貫徹落實。[1]而且還會產生制度沒有及時更新的情況，以往所建立的規章制度已無法與現實情況相結合。另外，很多醫院會直接用國家發布的規章機制用作自身內部管理體制，并沒有因地制宜地加以優化，所以在實際工作中難以得到順利實行。

2.3 文檔管理者素質偏低

群眾思想中存在一個普遍的誤區就是，檔案管理屬于一項十分簡單及機械化的任務，所有人都能夠勝任。很多醫院也堅持這一不科學的觀念，造成很多檔案管理者并不是專門的人才，其缺少專業的理論，對很多問題均是一知半解，該種現象對于醫院文檔管理產生了較大的阻礙。[2]同時，因為沒有準確認識到醫院文檔管理的關鍵性，很多檔案管理者的責任觀念薄弱，服務態度不好，如此就會導致在具體操作中沒有妥善解決交接任務，沒有根據要求進行核實等情況，導致檔案管理過程頻繁產生紕漏。

2.4 硬件設備陳舊

很多醫院至今依舊采用以往的手段來開展文檔管理業務，沒有引入先進的設施，這導致檔案管理的效率大幅度降低。許多醫院內文檔管理的模式仍然是錄入電腦中該種陳舊的模式，無論是在檔案錄入或者在查詢環節均需要消耗大量的時間及人力且效果還不佳。[3]另外，在很多地方醫院的文檔管理工作中，甚至還沒有建立專業的辦公室，由此發現現代醫院管理過程對檔案管理工作是十分忽略的。

2.5 檔案采集與規章不標準

醫院辦公室文檔包含每個臨床科室、后勤組織和與外界單位簽訂的文檔。由于缺少足夠的檔案管理人才，臨床每個科室的檔案無法及時采集，或是各科室的文檔的記錄環節存在各種各樣的問題，這些均極大影響到文檔的質量。

3 醫院辦公室文檔管理策略

3.1 制定完善的制度，實現檔案管理規范化

在醫院的常規經營中，需要醫院及領導對文檔管理的科室引起重視。如此，首先就要加大資金投入，這樣方可更好展開規劃，建立健全檔案管理形式；其次，醫院應結合國家發布的規章機制，對于醫院的基本特征實現細化與重構，優化醫院文檔管理規章機制，使之內容系統化、體制化、標準化；最后，要為文檔管理的職位分配專門的人才，改變醫院模式，把原來的分散管理改變成集中管理，如此能夠提升檔案管理工作的效率，促進資源整合。盡量把文檔管理改變成一個完全獨立、標準、完整的體系。

3.2 提升文檔管理者的綜合素質

在文檔管理過程中，需定期對文檔管理者加強培訓，使工作人員的理論知識得到更新，提升其專業技能。另外，要鼓勵文檔管理者到外面參加實踐培訓，和他人進行互動交流。文檔管理者提高自身理論及能力的時候，要把文檔數字化管理的學習當作重點，擴展視野，提高業務競爭水平，使得醫院內文檔管理活動能在市場上占據領先地位。[4]此外，還應當提高文檔管理職責的軟素質，即職業道德及責任心，由于存在無法規避的現實因素，管理者的工作常常被忽略，再加之檔案管理的功能是為社會提供優質的服務、傳輸信息，未直接創造經濟財富，所以文檔管理者會默默承受這些壓力，用自己高尚的職業素養及責任感來為該項工作創造效益。

3.3 注重數字化管理

數字化的檔案管理屬于社會發展的潮流及趨勢，醫院應當投入足夠的資金以配置相關的軟件及硬件設施，即是做好文檔管理活動的基礎條件。首先，應當在辦公室內配置現代化辦公設施，如網絡、電腦、打印機等，用網絡及數字系統創建醫院文檔管理平臺。另外，還要提高文檔管理的穩定性，避免產生病毒侵襲、數據丟失和盜竊等問題。[5]在數據共享上，需注意對應用者設置一定的權限，確保文檔資料的安全性。同時，還要注意科學對待文檔管理工作的數字化，數字化不是根本的目的，其是支持檔案管理活動開展的有效途徑，并不是指在文檔管理過程所遇到的全部的問題都可以用數字化手段處理，其是促使檔案采集、傳遞、處理等環節更為方便，滿足群眾要求的技術，無法完全依賴于數字化手段。

4 結 論

綜上所述，檔案管理屬于一項和現實息息相關的任務，即可以使人們以史為鑒，防患于未然，計劃未來。醫院內辦公室文檔管理要引起重視，這是促進醫療事業建設必不可少的工作。醫院要對檔案管理加強研究，掌握企業發展現狀，用科學的技術方式及現代化手段，對文檔管理加以建設與發展，使之能夠發揮出宣傳教育，提高醫院在患者心中的信賴度、提高知名度、為醫療界的科研及學術探究帶來依據，在最大限度上發揮出檔案管理的作用。

參考文獻：

[1]黨志蔚.醫院辦公室檔案管理工作的優化方法分析與討論[J].辦公室業務，2017（19）：120.

[2]李斯琪.醫院辦公室檔案管理人員職業視野拓展的路徑思考[J].辦公室業務，2017（7）：110.

[3]曹會忠.醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路探索[J].辦公室業務，2017（7）：113.

[4]張澄橙.數字化時代下醫院辦公室檔案管理模式的構建[J].信息記錄材料，2016，17（4）：82-83.

[5]嚴莊婷，周翠蘭.醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路探索[J].辦公室業務，2016（1）：94，96.