淺談企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題及對策

姚小莉

摘要：企業(yè)辦公室是企業(yè)的管理中心，更是企業(yè)戰(zhàn)略決策的執(zhí)行部門，不僅管理著企業(yè)的正常事務(wù)，對企業(yè)的未來發(fā)展也起著決定性的作用。但是，如果企業(yè)辦公室管理工作中一旦出現(xiàn)問題，就會對企業(yè)的管理能力造成影響，不利于企業(yè)的正常運(yùn)營和健康發(fā)展。因此，必須要針對問題制定相關(guān)對策，來解決其問題，才能不斷的提高企業(yè)辦公室的管理工作水平。本文也主要對其問題進(jìn)行簡要敘述及分析，并提出相關(guān)解決對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室；管理工作；問題；對策

一、企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

（一）辦公室工作繁瑣、復(fù)雜。就目前情況來看，企業(yè)辦公室管理著企業(yè)的所有事務(wù)，而企業(yè)的事務(wù)又涉及較為廣泛，包括日常的生產(chǎn)事務(wù)、銷售事務(wù)、員工考勤事務(wù)、財務(wù)事務(wù)、客戶接待事務(wù)、協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系等眾多事務(wù)。但由于當(dāng)今社會中市場競爭較為激烈，為了起到節(jié)約成本的目的，各企業(yè)普遍的進(jìn)行精簡人員、壓縮工作周期等，導(dǎo)致大量的工作由少量的辦公室管理人員來完成，這就大大增加了辦公室管理人員的工作量，這也就導(dǎo)致了辦公室的工作繁瑣、復(fù)雜，在日常的管理中也極易出現(xiàn)各類問題，難以提高整體管理水平。

（二）辦公室缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度。規(guī)章制度是任何企業(yè)、任何單位所必須的管理制度，規(guī)章制度越嚴(yán)格就越能提高管理水平與質(zhì)量，如果規(guī)章制度不夠嚴(yán)格或者存在缺陷，那么，一些管理制度就難以落實(shí)，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)不規(guī)范、不認(rèn)真的情況發(fā)生。而當(dāng)前企業(yè)普遍的缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度，其主要體現(xiàn)在很多事務(wù)沒有按規(guī)則制度進(jìn)行處理，而也沒有得到相應(yīng)的制止和處罰。究其原因主要有兩個方面，一方面是辦公室管理松懈，監(jiān)督不到位，使辦公室管理人員養(yǎng)成了懈怠的工作態(tài)度。另一方面，由于辦公室管理人員之間或者管理人員與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層成員之間的關(guān)系網(wǎng)較為復(fù)雜，借助關(guān)系網(wǎng)處理事務(wù)的情況并不少見，從而使相關(guān)規(guī)章制度失效。

（三）辦公室管理人員業(yè)務(wù)不熟練。辦公室事務(wù)較多，為了便于管理，雖然對各項(xiàng)管理工作進(jìn)行了分類，使各管理人員各負(fù)其責(zé)、各盡其職，但依然有不少管理人員存在業(yè)務(wù)不熟練的問題，影響著管理水平的提高。其業(yè)務(wù)不熟練不僅體現(xiàn)在新員工的工作方面，也體現(xiàn)在老員工的工作方面。對于新參加工作的新員工而言，雖然掌握了當(dāng)代前沿的管理知識，但缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，對相關(guān)業(yè)務(wù)也就不夠熟練。對于老員工而言，雖然具體較多的經(jīng)驗(yàn)，但由于時代的發(fā)展，在管理知識的更新、管理模式的改革等方面接受難度較大，也影響著其業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而影響著其管理工作能力。

二、針對問題的對策

（一）制定嚴(yán)格的規(guī)章制度并給予落實(shí)。規(guī)章制度不僅為管理工作提供管理依據(jù)，也對管理工作起著規(guī)范管理、規(guī)范工作的作用，因此，規(guī)章制度極為必要與重要，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者首先要引起足夠的重視，帶頭、引導(dǎo)、參與企業(yè)管理制度的更新與完善，不僅要對目前的規(guī)章制度進(jìn)行甄別、考慮，還要對企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營狀況及管理情況進(jìn)行考慮，才能制定嚴(yán)格、完善的規(guī)章制度；其次，嚴(yán)格的規(guī)章制度還必須要落實(shí)到實(shí)處，才能發(fā)揮高效的管理作用、約束作用，所以，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者及高層管理者要以身作則，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理工作，并起到監(jiān)督作用，使規(guī)章制度落實(shí)到具體工作中。

（二）提高辦公室管理人員工作能力。辦公室管理人員業(yè)務(wù)不熟練和難以高效的處理繁瑣、復(fù)雜的事務(wù)，從另一個角度來看，說明辦公室管理人員的工作能力不高，因此，就必須要提高其工作能力，首先，面對復(fù)雜、繁瑣的事務(wù)，無論企業(yè)是否增加管理人員，都必須要提高辦公室管理人員的業(yè)務(wù)能力。當(dāng)辦公室各工作人員明確工作崗位與責(zé)任后，需要加強(qiáng)對相關(guān)崗位業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，以便提高自身的業(yè)務(wù)能力，使其在面對復(fù)雜、繁瑣的事務(wù)時，依然能夠高效的給予處理；其次，提高管理方面的專業(yè)能力，辦公室管理工作需要相關(guān)人員具有較高的管理專業(yè)知識，所以，企業(yè)辦公室管理人員也必須注重自身管理專業(yè)能力的提高，對現(xiàn)實(shí)的工作有著極大的幫助；第三，通過施行績效考評的方法來提高管理人員的工作能力。績效考評主要是對辦公室管理人員進(jìn)行綜合考評，涉及到工作能力、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)素質(zhì)等多個方面，考評結(jié)果也要與管理人員的工資掛鉤，考評結(jié)果較好工資就高，反之，工資就相應(yīng)的降低。這樣的目的就是督促和促進(jìn)管理人員不斷的提高工作能力，從而可以有效的提高辦公室管理水平與質(zhì)量。

三、結(jié)語

由于社會及經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使企業(yè)內(nèi)部和外部的環(huán)境也產(chǎn)生了變化，使辦公室管理工作中出現(xiàn)問題也在所難免，所以，當(dāng)問題產(chǎn)生時，必須要給予重視，針對目前存在的工作繁瑣、缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度、管理人員業(yè)務(wù)不熟練等問題，就必須要利用提高辦公室管理人員工作能力和制定嚴(yán)格的規(guī)章制度并給予落實(shí)的對策來給予解決，才能提高其管理工作水平與質(zhì)量。

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