檔案管理價值分析以及策略思考

郭海偉

摘 要：隨著時代的不斷發展，檔案管理的重要價值不斷凸顯，如何在對于檔案管理價值進行全面把握的基礎之上，采取切實有效的措施，提升檔案管理水平，從而最大限度的發揮當那管理工作價值，這成為了檔案管理領域廣受關注的課題。目前我國檔案管理水平偏低，檔案管理領域存在各種各樣的問題，這導致檔案管理價值得不到有效開發利用。本文對于檔案管理價值分別從宏觀以及微觀兩個維度進行了探討，圍繞當前檔案管理方面的存在的具體問題，提出了相應的解決策略，希望能夠給檔案管理工作的更好開展提供理論指導。

關鍵詞：檔案管理；利用價值；問題；策略

檔案管理簡單的來說就是對于各類檔案材料進行有效管理，并提供相關服務的各項工作總和。檔案管理從對象來看是各種檔案材料，從服務對象來看是檔案利用者，這一工作的核心任務就是解決檔案資料的分散、無序與社會對檔案利用要求的集中、系統之間矛盾。檔案管理是從宏觀層面來看是國家檔案事業的基本組成部分，從微觀層面來看，則是一個單位經營管理的重要內容。進入知識經濟時代以后，各種知識呈現出來了爆炸式的增長態勢，同時知識折舊的速度也在加快。這種情況下，檔案資料作為知識的重要載體，其本身的價值越來越大，加強檔案管理的重要性不斷凸顯。當前檔案管理水平不能夠適應社會對于檔案需求的不斷提升，隨著社會對于檔案需求內容的越來越豐富，需要對于現有的檔案管理模式進行一個重新梳理，基于檔案管理中存在的問題，執行有效的應對措施，從而盡快實現檔案管理從簡單管理向復雜管理，從經驗管理向科學管理的順利轉變。

一、檔案管理價值

做好檔案管理工作具有重要的意義，這是由檔案本身的價值所決定的，本文試圖從宏觀層面以及微觀層面來進行檔案管理價值的具體探討。

（一）宏觀價值

從經濟社會發展宏觀層面來看，檔案管理的重要價值主要體現在記錄歷史、豐富國家文獻信息等方面，檔案是歷史發展的見證，反映的是歷史事實，大量的檔案資料構成了社會信息系統的基石?？梢哉f檔案是現代社會發展中最重要的文獻資料，這些資料是的連接過往以及未來的重要紐帶，一方面通過檔案管理，可以對過往有一個更好的認識，另一方面通過檔案管理，可以做到以史為鑒，明確未來的發展方向，從而做到少走彎路。同時檔案管理也是人類發展中形成的精神財富進行管理的一項重要工作，有助于優秀文化的更好傳承。

（二）微觀價值

從微觀層面來看，對于一個組織來說，經營管理過程中會產生大量的檔案，可以說檔案無處不在，例如科技檔案、人事檔案、財務檔案等等，對于這些檔案資料進行有效管理，這是一個組織檔案管理的重要任務。從組織層面來看，檔案管理本身具有情報價值、評審價值、維權價值等，以情報價值來說，當前企業生產經營環境更加復雜，企業經營決策需要考慮的因素更多，通過做好檔案管理工作，可以給企業經營決策提供各種情報，確保企業決策水平的有效提升，幫助企業減少決策風險，從而推動企業更好地發展。

二、檔案管理存在的問題

目前檔案管理沒有受到應有的重視，同時檔案管理存在的問題很多，這導致了檔案管理水平偏低，檔案管理價值得不到充分發揮。

（一）檔案管理重視不足

檔案管理目前并沒有得到充分的重視，很多人對于檔案管理的具體價值沒有一個充分的了解，觀念層面的重視不足，自然容易導致檔案管理工作被邊緣化，無論是人力資源的配備也好，還是財力的支持也好都會不足，從而使得檔案管理工作開展受到不良影響。目前我國檔案事業發展落后，檔案管理水平提升任重而道遠，很多單位都沒有做到高度重視檔案管理，從而導致了檔案檔案管理工作的開展遠遠沒有辦法滿足社會日益提升的檔案服務需求，檔案管理的價值發揮不夠充分。

（二）檔案管理信息化落后

目前我國檔案管理信息化非常落后，從檔案管理發展趨勢來看，信息化是一個非常重要的發展方向，借助于信息技術，可以實現檔案管理的更加高效，更好地區提供檔案管理服務，滿足社會對于檔案管理要求的提升?？上У氖悄壳昂芏鄦挝粚τ跈n案管理信息化建設并沒有一個深刻的認知，沒有在此方面投入必要的資源，結果導致檔案管理依然手工為主，檔案管理工作因此比較低效。舉例而言，在檔案資料的檢索方面，在沒有信息化系統的情況下，從大量的檔案資料中獲得需要的資料，難度是非常發大的，檔案管理人員可能需要耗費更多的時間去找資料，影響到了檔案管理服務質量。

（三）檔案管理人才短缺

目前檔案管理工作的專業性越來越強，對于檔案管理人員的要求越來越高，但是目前很多單位檔案管理方面的人才奇缺，這導致了檔案管理工作的有效開展受到很大負面影響。目前檔案管理這一專業比較小眾化，加上就業前景不是太好，很少有學生愿意選擇檔案管理專業，也很少有學校開設檔案管理專業，由此導致了檔案管理人才很少。還有就是很多單位檔案管理人員都沒有專業背景，做不到根據檔案管理工作開展的需要，引進專業的檔案管理人員。同時也沒有做到對于檔案管理人員進行培訓，這使得檔案管理人員的工作能力容易出現欠缺，從而導致了檔案管理出現一系列的問題。

（四）檔案開發利用不足

檔案本身具有重要的價值，檔案管理的最終目的就是要充分開發利用檔案的價值，不過目前檔案的開發利用嚴重不足。很多單位忽視檔案本身具有的價值，檔案管理工作重心放在了檔案的收集以及日常保管層面，沒有做到對于檔案資料進行系統整理分析，不注重檔案的深度分析，檔案的寶貴價值自然無法得到利用，無法給單位的發展提供幫助。當前社會對于檔案服務要求越來越高，檔案開發利用的不足使得社會對于檔案需求的滿足程度會大打折扣，影響發得檔案管理本身的價值。當然檔案開發利用不足，既與檔案開發利用能力不足有關，同時也與意識欠缺有關。

三、檔案管理策略探討

知識經濟時代企業檔案管理地位更加重要，任務也更加艱巨，要能夠順應知識經濟時代發展的需要，不斷提升檔案管理水平，關鍵是要做好以下幾個工作：

（一）注重檔案管理工作

無論是國家也好，還是一個單位也好，都需要高度重視檔案管理工作，對于檔案管理的價值所在有一個更加全面的了解把握，給予檔案管理工作更多的支持。國家要給檔案事業的更好發展提供更多撥款，并通過各種渠道強調檔案管理的重要性，讓社會關注檔案管理工作，了解檔案管理的重要意義。對于單位來說，則是要根據檔案管理工作開展的需要，投入資金、投入人力，提供各方面的支持，切實提升檔案管理工作的地位，確保檔案管理各項工作的有序開展。舉例而言，單位檔案管理工作需要有專門的場所，每年給予一定的經費，采購各種設備等等。

（二）加強檔案管理信息化建設

檔案管理信息化建設的重要性毋庸置疑，針對當前檔案管理信息化水平偏低這一現實情況，一定要在此方面迎頭趕上。檔案管理信息化建設方面重點就是要利用好大數據、云計算以及各種信息化技術，借助于掃描、拍照等設備，將實體檔案資料轉變為電子數據，并利用檔案管理信息系統，來對于這些資料進行有效的管理，從而切實提升檔案管理水平。檔案管理信息化建設的本質就是實現檔案管理從手工管理、經驗管理向數字管理、自動管理的轉變，借助于信息化技術、信息化設備來實現檔案管理模式的轉變。這樣才能夠更好地進行檔案的開發利用，實現檔案價值的更好發揮，例如基于檔案管理信息化系統，對于檔案資源進行快速檢索，進行檔案資源的系統分析等。

（三）培養檔案管理人才

針對目前我國檔案管理人才不足這一現實情況，當務之急就是要加強這一方面人才的培養，國家要給予檔案管理事業發展更多的重視，讓整個社會更好地去認識檔案管理這一專業。引導鼓勵高校開設檔案管理專業、學生報考這一專業，從而增加高素質檔案管理人才的供給，解決檔案管理人才不足的情況。同時對于各個單位來說，一方面要注重從外部引進檔案管理人才，另一方面則是要加強檔案管理人才的培訓，借助于培訓工作的開展，讓檔案管理人員能夠具有更好的知識以及技能，這樣才能夠實現檔案管理水平的進一步提升。確保每一個檔案管理人員都能夠具有較好的勝任力，能夠做好相關工作，實現檔案管理價值的最大化。

（四）注重檔案資源開發利用

檔案管理的重心應該放在檔案的開發利用層面，而不能僅僅局限于檔案資料的收集，檔案資源的充分開發利用為導向進行檔案管理工作。檔案資源的開發利用方面，一是要注意有著相應的意識，即給予檔案資源的開發利用更多關注，強調對于檔案進行充分開發利用；另一方面則是要具有良好的檔案資源開發利用能力，即通過提升檔案管理人員的能力，配備相應的檔案資源開發利用設備，實現檔案資源的更好利用。

四、結束語

總而言之，檔案管理具有非常重要的價值，這意味著要高度重視檔案管理工作，并以檔案管理信息化建設以及人才培養為重要著力點，加強檔案資源的開發利用，從而實現檔案資源價值得到充分發揮，給經濟社會的更好發展，給單位經營管理的改進提供更好的支持。從目前檔案管理發展趨勢來看，信息化、標準化、智能化等將會成為主要方向，我國檔案管理工作需要順應這些發展趨勢，一方面加強檔案管理的深度研究，另一方面則是要在檔案管理實踐方面不斷進行探索創新，力爭實現檔案管理水平的不斷提升。

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