淺談“6S管理”模式下的辦公建設

楊修倍

【摘要】作為國有施工企業，實行“6S管理”模式是完善辦公建設的基點之一，也是實現國有施工企業全面建設行之有效的重要舉措。

【關鍵詞】國有施工企業；辦公建設；6S管理

加強企業管理是企業不斷做大做強的前提，企業當前乃至未來的發展、規劃、建設都離不開科學合理的管理模式，具備創新機制的管理模式是連接各項管理工作的重要樞紐，對于國有建設施工企業而言，在面對激烈的社會主義市場競爭環境中，加強創新機制的管理模式建設是刻不容緩的。

一、國有建設施工企業辦公建設現狀

國有建筑施工企業因本身特定的企業性質，重基建、抓生產、管項目、保安全是工作的重中之重，而在企業辦公建設方面卻有所缺失。在當前國有建設施工企業中，多數辦公建設沿襲國有企業早期建設模式，辦公室定位不夠明確，相當一部分員工認為辦公室是“萬能鑰匙”，不論任何事情，一概找辦公室。此外，辦公室人員也缺乏明確的辦公室理念，在自身工作中，往往表現出工作懶散、辦公安排混亂、文件證件管理不科學等問題，基于此，國有建筑施工企業的辦公室往往僅踐行部分主要職能，其余辦公室職能模糊甚至不存在。

二、國有建設施工企業辦公建設的必要性

企業運作是團隊合作的輻合體，運作成本最小化的實現得益于團隊力量的最大化。前面我們講到，當前經濟形勢下的國有建設施工企業其辦公建設處于缺失狀態，作為基礎性建設之一，辦公建設與工程項目建設同樣是缺一不可的，具備創新性的辦公建設是完善國有建設施工企業管理模式建設的有利保障，建立職能健全、運作協調、管理有效的辦公機制能為公司其他管理活動提供優質的管理平臺。

三、“6S管理”模式簡介

開展以整理、整頓、清掃、清潔、素養和安全為內容的活動，稱為“6S”活動。“6S管理”模式下，日本式企業產品品質迅速提升，企業形象的塑造、成本的降低、交貨的準時、生產的安全、高度的標準化、令人心曠神怡的工作場所、現場的改善等方面都取得了巨大成功，“6S管理”也逐漸被各國的管理界所認識。旨在改善現場環境質量和員工思維方法的“6S管理”，使企業能有效地邁向全面質量管理。對于國有建設施工企業而言，缺失型的國有建筑施工企業辦公建設急需有效、全面的管理理念，將“6S管理”模式應用于辦公室管理及建設，其效果不言而喻。

四、辦公室應用“6S管理”改善措施

具體到實施辦公室“6S管理”應做到以下三個方面：

（一）桌面位置擺放、抽屜整理規范。1.區分桌面、抽屜必要品與不必要品。如何在有限的工作區域內安排出合理的辦公擺放，首先要求我們區分桌面、抽屜上的必需品和非必需品。這要求對辦公現場的現實擺放和停滯的各種物品進行分類，力求做到辦公現場無不用之物。2.必需品依規定定位、定方法擺放整齊有序，明確標示。在區分之后進一步對必需品定位、定量標示。將物品擺放在固定的地點和區域，減少混亂差錯，做到在最有效的規章、制度和最簡潔的流程下能以最快地速度取得所需之物。3.必需品擺放科學化。科學化的擺放要求尋找最佳擺放位置，養成空間最優化的習慣，這樣必然會帶來高效的擺放管理收益。4.樹立框架式的處理理念。辦公室整體是由多種復雜的現實物品、虛擬信息構成的復雜體，因此要樹立起框架式的處理理念，整體布局，局部分析，采取樹狀圖的方式，將辦公，尤其是計算機辦公等虛擬狀態的辦公進行合理的資源分配。根據辦公需要，合理處理諸如電子文件等材料的存檔。而在抽屜整理中則要注意逐層擺放，分屜安置，將抽屜使用達到最大化、最優化。

（二）辦公區域環境衛生管理。整潔的辦公環境無疑是辦公建設不可或缺的要求之一，與此同時，辦公室本體又迫切要求整體的衛生環境一直保持優良狀態。兩者的現實矛盾要求辦公室必須實現完整的環境衛生管理。對于辦公室環境衛生重在保持，如何保持成了擺在辦公室人員面前的問題。即要做到：1.在辦公現場方面：①自己使用的物品，不依賴他人，自己清掃，使用完立刻清潔，不增加額外的清掃工。②對設備、器械的清掃，應著眼于對設備、器械的維護保養；③清掃更是為了改善。當清掃時也就意味著發現問題，那么此時清掃就意味著要查明原因，排除隱患，及時采取措施加以改進。2.在素養高度方面：①要及時做到精神上的“清潔”，要做到待人接物講禮貌、懂得尊重別人，學會換位思考；②明確維護辦公環境不受污染的理念，做到自覺鞏固既得成果。

（三）辦公區工作、紀律規定。有組織、有規律的工作生活是實現工作效益最大化的關鍵。那么，這就要求辦公室建設需制定一套可持續型發展的紀律規定。一要在遵守制度上抓緊落實。遵守制度是實現有序管理的先天內在要求，落實好辦公室辦公區的制度管理規定，是實現提高人員的自身修養、使人員養成嚴格遵守規章制度的習慣和作風的有效前提，這也是整個“6S管理”的核心所在，即培養出對工作講究認真的優秀人員。二要完善工作制度，完善的工作制度為工作的有序進行奠定基礎，如建立好分工工作制度，辦公室工作量變化較大，如果不完善分工制度就不能明確工作要求，遇到突發情況往往一擁而上，有時候卻無所事事。再如建立應急機制制度，往往國有施工企業辦公室人員外出工作情況時有發生，但是崗位工作卻不能很好交接，缺乏應變的能力。這些方面都暴露出國有施工企業辦公室建設的不全面，建立動態的、可發展的工作、紀律制度是必然的要求。

總之，辦公室建設作為國有施工企業建設薄弱環節之一，加強其建設是現實賦予的新要求，如何實行一套行之有效的管理模式是必不可少的，以相對健全、完善的“6S管理”模式去探索國有施工企業辦公建設是實現國有施工企業綜合實力全面發展的重要舉措。