OA系統環境下電子文件對檔案工作的影響及措施

農艷紅

【摘要】本文闡述了在OA系統環境下，民族地方院校產生了大量的電子文件，檔案載體、檔案管理對象發生變化的同時，電子文件在收集、鑒定、保管及利用等方面對檔案工作也產生了一些影響。最后，提出了相應的對策措施。

【關鍵詞】OA系統環境；民族地方院校；電子文件；檔案工作；影響；措施

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），主要指具備公文處理、信息發布與傳遞、交流等功能的實現單位內的公共管理事務為主要職能的辦公系統。電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。計算機和網絡的產生使人們進入網絡時代，信息化已成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。隨著社會信息化進程的加快和現代網絡技術的發展，近年來，OA系統在民族地方院校已經普及化。在OA系統環境下，民族地方院校產生了大量的電子文件，成為檔案管理的重要對象。民族地方院校大多處于經濟欠發達的地區，在全國電子文件發展不均衡、不充分的背景之下，與發達地區高校相比，民族地方院校電子文件歸檔工作仍然比較薄弱，甚至跟不上時代發展的需要。在這種矛盾下，大量電子文件的產生給民族地方院校的檔案工作帶來了一些影響。

一、電子文件的產生給檔案工作帶來的影響

（一）對檔案自身的影響。OA系統環境下，民族地方院校產生了大量電子文件的同時，也產生了新型載體檔案，檔案載體呈現多元化。民族地方院校的檔案管理對象不再是傳統的紙質文件，而是大量的電子文件和紙質文件并存的情況，檔案管理對象復雜化。電子文件主要類型有：文本文件、數據文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件等，電子文件類型多，復雜化，傳統的檔案管理方法已經不適應現代檔案工作發展的需要，檔案工作者需要創新工作方法方能做好檔案工作。

（二）對檔案管理工作的影響。1.電子文件收集工作更快速、便捷。傳統紙質文件的收集方式一般是文件辦理完畢后第二年收集；OA系統環境下，電子文件的收集方式是在OA系統辦理完畢后，電子文件可直接通過OA系統在線傳輸歸檔，速度快，不受時間和空間限制，歸檔便捷。但是，存在的問題是民族地方院校在電子文件收集工作方面缺少相應的制度約束，主觀性強，存在著電子文件收集不夠齊全、完整和規范化的問題。2.電子文件整理、鑒定工作時間緊、任務繁重。紙質文件的整理、鑒定工作流程是紙質文件辦理完畢后，文件形成部門整理文件，將有保存價值的文件移交至檔案室，檔案室經過二次鑒定后，確認有保存價值，最終歸檔。而在OA系統環境下，民族地方院校形成大量電子文件，文件辦理完畢后，相關部門沒有鑒定，直接發給檔案室存檔備查。一年積累下來，文件數量龐大，鑒定工作都落在綜合檔案室肩上，分工不夠科學，鑒定時間緊，任務繁重。3.電子文件保管環境和設施要求更高。傳統檔案主要為紙質檔案，保管裝具主要是鐵皮檔案柜，密集架；新型載體檔案主要為電子文件，載體為光盤、照片及磁帶，對庫房、溫度和濕度有更高的要求。但是，OA系統環境下，因條件所限，一些民族地方院校還用鐵皮檔案柜保管電子文件，不利于電子文件的安全保管。4.電子文件利用工作更快速、便捷。傳統的檔案利用方式是檔案利用者須親自來檔案室復印利用，而電子文件的利用方式是利用者可直接通過OA系統、QQ傳輸在線利用檔案。檔案利用方式由被動服務向主動服務轉變，利用工作更快速、便捷。但是，存在的問題是檔案的信息安全得不到保障，存在泄密的可能。5.檔案安全保障系數相對降低。民族地方院校因條件所限，庫房溫濕度不符合要求，沒法達到理想的溫濕度標準，影響檔案的安全。此外，許多民族地方院校在使用OA系統后，對電子文件的管理未引起足夠的重視，工作不夠規范，同時又忽視了傳統紙質文件的保管，造成紙質文件、電子文件都歸檔不齊全的尷尬局面。6.對檔案工作者的素質要求更高。進入電子文件時代，對檔案工作者的要求更加高，要求檔案工作者有扎實的專業知識，熟悉OA系統，熟悉計算機網絡，對檔案工作者的業務能力和水平要求更高。同時，新時代要求檔案管理者要具有開拓創新精神，敢于擔當，能夠利用計算機網絡、新媒體以及OA系統做好檔案的各項工作。民族地方院校檔案工作者大多學歷偏低、年齡比較大，很少有機會到外面學習新知識，工作保守，思維老化，工作素質和能力比較薄弱。

二、電子文件歸檔管理的應對措施

（一）建立建全各項規章制度。在OA系統環境下，民族地方院校需要結合自身實際建立涉及電子文件歸檔的一系列制度：制定《電子文件的收集工作制度》《電子文件的鑒定工作制度》《電子文件的歸檔工作制度》《電子文件的保管工作制度》《電子文件的利用工作制度》等，用制度明確電子文件的歸檔范圍、收集、鑒定、保管及利用工作要求，歸檔時間及歸檔手續等，清楚明了地指導民族地方院校做好電子文件的歸檔工作。

（二）提高人才隊伍建設。在OA系統環境下，民族地方院校需要打造一個強有力的檔案工作團隊。檔案工作團隊要囊括既有熟悉計算機的人才，又有熟悉檔案工作、OA系統的人才。檔案部門還應吸收具有管理知識、心理知識、新媒體宣傳知識背景的人才為檔案工作團隊注入新鮮的血液。此外，檔案工作團隊應該老、中、青年齡結構合理，職稱結構合理，避免團隊中都是同一年齡層次的人員，不利于檔案工作的健康發展。檔案工作人員在日常工作中要時刻關注電子文件前沿動態，關注檔案工作前沿的動態，與時俱進，做好檔案各項工作。

（三）利用檔案前端控制思想，做好電子文件的歸檔工作。在這個過程中，文件的形成是前端；處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端；永久保存或銷毀是未端。在OA系統環境下，民族地方院校要利用檔案前端控制思想把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看做一個完整的過程，介入電子文件的管理、歸檔工作。收發文人員在收發電子文件時就要提前介入電子文件的整理、鑒定和歸檔工作。

（四）抓好硬件建設，做好電子文件的安全保管工作。主要是做好以下3個方面的工作：一是抓好庫房的硬件設施，做好防火、防潮、防塵、防鼠、防盜等“八防”工作，做好恒溫恒濕。二是要用優質的檔案級光盤刻錄電子文件，用專門的防磁柜保管電子文件。存儲電子文件的光盤要記錄3份，1份封存，1份利用，1份異地保管。其中，A套作為母盤封存，一般不使用，B套用于提供利用服務，C套用于異地備份。三是民族地方院校檔案人員要加強電子文件的收集、整理及歸檔工作的同時，也要注意收集保存紙質文件，實行雙套制保管。

（五）創新檔案利用方式，將被動服務轉為主動服務。因電子文件方便，快捷，可在線傳輸，靈活，方便，檔案利用者無須親自跑來檔案室查檔，民族地方院校檔案工作者可直接通過微信、QQ、手機應用等移動服務平臺開展特色的檔案在線利用服務，提高利用效率，使檔案利用工作由被動服務變成主動服務。檔案工作者可以深挖檔案信息資源，圍繞學校的迎評、申碩、申博、校慶等重要活動編研一系列的檔案信息文化提供利用，使檔案信息服務于學校中心大局。同時，檔案工作者要做好檔案的保密工作，在利用檔案前需要嚴格核實利用者身份，確認檔案信息是否可以公開，做好檔案的安全保密工作。

總之，在OA系統環境下，民族地方院校產生了大量的電子文件，對檔案自身及檔案工作都產生了一些影響，檔案工作者要與時俱進，不斷學習新知識，要熟悉計算機領域，掌握OA系統，真正做好電子文件、紙質文件的歸檔工作。

【本文系2016年度廣西高校中青年教師基礎能力提升項目“OA系統環境下民族地方院校電子文件歸檔工作研究”階段性成果之一，立項文號：桂教科研〔2016〕3號；項目編號：KY2016LX248】

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