企業信息化管理中自動化辦公的應用研究

劉雙雙 徐瑩

【摘要】國有企業是國家經濟建設的重要組成部分，隨著企業做大做強，辦公效率在不同程度上影響了企業的經營發展和在同行業中的競爭力。本文首先分析了企業信息化管理中自動化辦公的必要性，然后細致分析了如何高效利用企業各類自動化辦公信息系統。

【關鍵詞】國有企業；信息系統；高效管理

一、企業信息化管理中自動化辦公的必要性

企業信息化管理是大數據時代企業發展的必然趨勢，辦公自動化是實現信息化管理的基礎。企業辦公中的合同管理、報銷管理、資金管理、人力資源管理、電子公文等，如果應用相應的自動化辦公軟件來進行管理，就能夠實現高速、高效和高質量。隨著企業中辦公項目的增多，業務量增大，采用人工的方式來進行各個辦公流程和相關部門的協作有很多實際困難，例如辦公人員時間有限，因公外出不在辦公室等等。如果應用自動化辦公，就能夠對企業各個部門的工作流程、工作處理進度等進行明示，這樣就可以合理安排自己的辦公時間，從而提高工作效率。

二、如何高效利用企業各類自動化辦公信息系統

（一）合同系統。合同是企業之間合作的重要文件，也是企業保護自身合法權益的重要證明。所以，企業在所有的合作中都要簽訂合同，并且要經過領導的層層審批，保證合同的內容精確無誤。鑒于此，合同的簽訂數量就非常大。辦公自動化中合同系統的缺點是閱讀權限問題。雖然合同系統可以提升合同簽訂的速度，對合同相關內容的審定也不會受到空間和時間的限制，但是合同系統文件的閱讀權限是個需要改進的地方。石油天然氣企業的業務量大，所需要簽訂的合同數量非常多，不同數額的合同需要不同級別的領導審核簽閱。所以合同管理系統的閱讀權限不能一刀切，需要向著授權方向改變。當合同擬定之后，由發起人對需要簽閱合同的領導以及人員授權，從而實現合同系統管理的自動化，也能確保企業合同信息的安全。

（二）電子公文OA。電子公文OA雖然在收發文件和會議管理以及協同合作中發揮了優勢，但是還有許多缺點需要改進。第一，電子公文系統中，在收文和發文過程中，文件保密沒有在實踐中較好應用。OA是辦公的一部分，但并不是在OA系統中所有的文件都只能在中石油內網中流轉，受項目工作環境的限制，并不是所有的人員都能夠使用中石油內網，這樣就導致有一些需要全員閱讀的文件無法通過OA系統進行傳閱。如果OA發文件后沒有及時閱讀，還需要發件員電話告知各個收件人，就失去了辦公自動化的意義。所以，電子公文OA系統要設置內外網權限，并且與收件人常用的通信設備關聯。這樣就可以在公文發布之后通知到各個收件人。另外，收件人的閱讀情況要有所反饋，要對沒有打開文件閱讀的情況進行標注。這樣就可以讓發件人及時了解到大家對公文內容的閱讀情況，并根據需要通知個別工作人員及時閱讀。第二，對會議通知發布和協同合作通知，要設置信息反饋對話框。這樣可以及時在OA上溝通和反饋信息，從而有利于會議組織和協同工作部門及時調整安排。

（三）人力資源管理系統。人力資源管理系統自動化是企業信息化管理的重要組成部分。在以人為本的發展理念下，企業人才資源管理是企業發展的關鍵。實現自動化人力資源系統管理之后，可以對企業各個部門的人才資源進行統計，對人才的工作精力、潛在職業能力以及自我職業生涯規劃有全面的了解。雖然人資管理系統表現出了諸多優點，但是還有很多缺點需要改進。第一，各個部門對人才工作情況的評價要通過自動化辦公軟件反饋到人力資源管理部門，從而有利于人力資源部門和各個部門領導對人才背景的了解。第二，企業所有員工都要能參與到人力資源管理系統當中。企業工作人員自身的資質或者職業技能得到提升后，可以登錄個人賬號來修改個人信息。這樣省去了人力資源統計的麻煩，也能夠促進員工的自我提升。因此，人力資源資源管理系統實現自動化，可以從眾多人才中快速篩選出與目標崗位相匹配的工作人員，進而促進企業的發展。

（四）集中報銷平臺。國有企業的財務管理非常嚴格，所有的進出賬都需要嚴格按照既定的流程來辦理。這樣的財務管理系統有利于企業賬目明確，避免徇私舞弊。當利用集中報銷處理提交審批報銷單據之后，大幅度提高了辦公效率。但在實際工作中，報銷平臺還存在一些缺點有待改進。第一，企業內各個相關部門都要申請財務報銷平臺賬號并劃歸所管預算。所有需要報銷的人員先在平臺上進行填報，選用適合的預算項目，填報好后提交所屬領導審核，并按照財務部門的相關要求來黏貼報銷單據。第二，集中報銷平臺的使用方式要進行調整，劃分內外網權限，使在項目上不方便通過內網登錄集中報銷平臺處理報銷單據的人員也可以處理審核報銷業務。這樣就節省了財務報銷人員的時間，也減輕了一定的工作量，并且提高了工作效率。

三、結語

綜上所述，辦公自動化對于提高企業辦公效率有著重要影響，也是實現企業信息化管理的重要組成部分。在“一帶一路”倡議的引導下，我國的經濟建設會更上一層樓，國有企業作為國家支柱產業，生產經營范圍和規模都必然擴大。這就需要一個強大的辦公系統來有條不紊地管理各項工作。因此，國有企業所有的工作人員都要熟悉相關的自動化辦公軟件。需要注意的有兩點：一是企業員工要有持續學習的態度，能夠快速掌握自動化辦公軟件以及軟件升級后的使用方法。二是企業要對辦公系統投資，正所謂“磨刀不誤砍柴工”，及時更新辦公系統，可以更好地提高企業辦公效率，實現信息系統更好地為工程項目服務。

【參考文獻】

[1]張冉.淺談辦公自動化中計算機計術的應用[J].科技展望，2015（25）.