電子文件歸檔過程中存在的問題及對策

孟召艷

【摘要】隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國電子信息技術(shù)也在不斷進步。在這個新興的電子信息時代，各大企業(yè)的管理部門和文件檔案室都需要應用新的管理模式，即電子技術(shù)來進行整理。這樣不僅可以縮短整理各種資料的時間，而且還可以把企業(yè)管理得井井有條，加快企業(yè)的發(fā)展。本文主要分析了電子文件歸檔中出現(xiàn)的問題和原因，并對這些問題提出了解決方案，以期為電子政務(wù)工作人員提供幫助。

【關(guān)鍵詞】電子文件；歸檔工作；檔案管理系統(tǒng)

一、電子文件歸檔中存在的問題及原因

大型的企業(yè)在日常管理員工檔案問題上，由于員工比較多，管理起來比較困難。同時電子文件歸檔中也會存在許多其它問題。首先是電子文件自身的原因，使歸檔難以進行。其次，存在電子文件歸檔不全的現(xiàn)象。最后，就是電子文件歸檔方法有問題，不利于電子文件的利用。

（一）電子文件自身的客觀性特征，一定程度上使歸檔存在問題。1.電子文件本身要經(jīng)過多個系統(tǒng)，這樣就會加大整理的難度。電子文件不同于紙質(zhì)文件，它對設(shè)備的要求比較高，電子文件要想被讀取只能通過數(shù)字設(shè)備上面的軟件系統(tǒng)。再加上電子文件能夠輕易被刪減、復制和損壞等特點，就更容易在歸檔中出現(xiàn)問題。一份電子文件的處理過程要經(jīng)過很多步驟，它的形成同樣也不容易。將一份電子文件處理好，需要很多其它部門協(xié)同，最終才能歸檔。另外，一份電子文件本身就涵蓋很多內(nèi)容，結(jié)構(gòu)上需要規(guī)范。因此，一次是不可能完成的，需要經(jīng)過多次修改，這樣就會導致文檔內(nèi)容和結(jié)構(gòu)比較分散，就會使管理人員很難管理電子文件。2.形成的電子文件格式多種多樣，不方便轉(zhuǎn)化及后續(xù)處理。電子文件的形式有很多種，如文本文件、視頻文件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等。電子文件的格式也有很多，像常用的格式有WPS、PDF等，像通用格式有TXT、JPEG等。對于我們常用的格式來說，它不是那么規(guī)范、不通用，因此在進行歸檔過程中也不太順利。電子文件管理員需要將常用文件格式改為通用文件格式。在進行格式轉(zhuǎn)換過程中，文件的內(nèi)容可能會出現(xiàn)亂碼的現(xiàn)象。

（二）電子文件歸檔不全現(xiàn)象較為明顯。在電子文件進行管理過程中，文件歸檔不全面是一個比較大的問題。電子文件歸檔不全的原因有：一是電子管理人員缺乏電子文件管理意識，不能很好地管理電子文件。二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件，被需要的工作人員打印拿走后，就沒有把電子文件再保存下來。三是電子文件被打印成紙質(zhì)版后，人們主要用紙質(zhì)文件，沒人管理電子文件。四是電子文件需要存儲起來，由于存儲設(shè)備不安全，就會導致電子文件被破壞。五是各個立檔單位的電子文件沒有確切說明保存的期限。

（三）電子文件分類整理方法問題突出，不利于電子文件的存儲、檢查及利用。電子文件需要通過文件夾的形式才能被存儲起來。它是一種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，其中文件就是最小單元。對于電子文件管理方式一般是根據(jù)年代、機密的級別、機構(gòu)等因素來進行整理。但是這樣的管理方式不便于存儲，也很消耗時間。一份電子文件要想歸檔好，還要從十幾個文件夾中找到自己需要的那個文件夾，再將它復制粘貼到另外一個文件夾。此外，對于這種整理方法可能還會出現(xiàn)其它問題，如在寫一個方案時可能需要用到很多的東西如視頻、圖片等，因此在形成電子文件時也會有很多形式，像視頻文件、圖片文件等。當把這個方案進行存儲時，就會被保存在不同的文件夾，再進行利用時就很不方便。

二、解決電子文件歸檔問題應采取的措施

對于電子文件歸檔中出現(xiàn)的問題要提出相應的解決方案，目前主要的解決措施是針對電子文件本身的特征，需要將格式規(guī)范，同時要設(shè)置歸口。對于電子文件收集不齊的情況要采取多種方式進行解決。

（一）針對電子文件的特點，在口徑上和格式上進行嚴格把關(guān)。1.在辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中需要設(shè)置歸口，以增加電子文件導出功能。比如，在系統(tǒng)開發(fā)時就要按照電子文件的規(guī)則去進行。首先要在系統(tǒng)里面加入導出接口，這樣就可以導出通用格式的電子文件，這樣就可以直接歸檔，無需其它步驟了。2.對電子文件格式需要嚴格把關(guān)。日常生活中我們使用的是電子文件的常用格式而不是通用格式。通用格式是全世界通用的，而常用格式只是小范圍的適用。但是常用格式在某一區(qū)域或某一國家是適用的。因此，對于電子文件來說，一方面常用格式可以不轉(zhuǎn)化直接歸檔。另一方面，除通用格式和常用格式之外的格式，需要借助其它工具轉(zhuǎn)化為通用格式再進行歸檔。

（二）多措并舉，全面解決電子文件收集不全的問題。全面解決電子文件歸檔不全問題，主要從以下五個方面。第一，要制定適于各自企業(yè)的電子文件管理體系。第二，要注意電子文件的歸檔時間。對于一些很重要的電子文件要及時收集起來，不要將重要文件中的任何小細節(jié)給漏掉了。第三，要將定期和不定期結(jié)合起來，把個人的所有電子文件都整理好，要既保存電子文件又保存紙質(zhì)版。第四，對于要長期存儲的電子文件，要提前備份以防出現(xiàn)意外。第五，各個公司要根據(jù)自己的實際情況來制定電子文件的保存期限表。此外，檔案管理人員也要提高管理能力，這樣才能更好地管理電子文件。

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