新時期檔案數字化管理及其創新措施分析

田紅麗

【摘要】近些年來，數字化手段正在全面融入當前各個領域，其中涉及到檔案管理。與傳統模式相比，建立于數字化手段之上的檔案管理舉措具備更高層次的實效性，這是因為其有益于減少整體性的檔案管理綜合成本。因此針對現階段的檔案管理而言，應當著眼于數字化手段針對檔案管理的全面適用，因地制宜探求可行性較強的管理創新舉措。

【關鍵詞】新時期；檔案數字化管理；創新措施

從本質來講，檔案管理側重于收集檔案、整理并且存儲檔案，以便于有關人員查閱上述的檔案資料。對于當前的各個部門來講，檔案管理都應當受到更多的關注。針對檔案管理如果能夠引進信息化手段，那么將會有益于創建全新的檔案管理模式并且簡化了整體上的管理流程。為了從源頭入手來改進現狀，針對檔案管理亟待著眼于全面加以轉型與改進，上述舉措在客觀上有助于健全檔案管理流程，拓寬檔案管理涉及到的宣傳范圍并且構建了規模較大的檔案數據庫。

一、施行檔案數字化管理的重要價值

面對信息化的全新形勢，檔案管理運用的某些傳統手段正在獲得突顯的優化與轉型。在現階段的檔案管理中，數字化手段占據了很關鍵的位置。針對檔案管理如果能夠引進掃描儀以及其他類型的信息化設施，那么有益于顯著提升整體上的檔案管理成效性，同時也在根源上消除了較高的檔案管理成本。因此可以得知，具備數字化特性的檔案管理流程能夠便于隨時查閱檔案，針對有關機構現有的各類信息資源也能著眼于全面加以優化整合。

與紙質的傳統檔案相比而言，數字化檔案本身具備了更優的綜合性能。這主要是由于，數字化檔案能夠全面優化其自身的防水性能以及防火性能，數字化材料本身不易受到損毀。在目前狀況下，檔案管理部門已經認識到了數字化手段的價值所在，因此也開始嘗試創建信息檔案必需的資料庫，借助數據庫來保留完整度較高的數字化檔案。通過運用上述的檔案保存措施，讀者如果有必要查閱特定類型的數字化檔案，那么錄入相應的檔案編號以及檔案目錄即可查找自身所需的某些檔案信息。

因此相比來講，數字化以及信息化手段在客觀上更加有益于助推檔案管理整體水準的全面提升。在涉及到多種多樣的檔案管理時，借助信息化的途徑與方式都能簡化檔案查閱以及檔案保存的流程，便于讀者隨時調用并且查找必需的檔案類型。從現狀來看，檔案管理部門正在著眼于健全上述的數字化手段，確保能夠緊密結合數字化手段與日常性的檔案管理。

二、探求創新舉措

從整體視角來看，檔案管理涉及復雜性較強的管理流程以及管理階段。然而截至目前，負責管理檔案的某些專門人員自身仍然欠缺較高層次的綜合素養，以至于忽視了檔案管理的某些細節。為了從源頭入手來轉變現狀，針對未來時期的檔案管理仍需關注如下的改進舉措：

（一）健全多層次的檔案安全保障。有關部門在著手施行檔案管理時，應當更多著眼于健全與之有關的檔案安全保障。具體在實踐中，針對檔案安全應當密切關注最根本的安全保障，運用綜合性的技術舉措來加密檔案信息。近些年來，有關部門正在嘗試運用訪問控制、密鑰技術、傳輸技術以及加密技術來輔助檔案管理，上述舉措在根本上有助于避免泄露特定的檔案信息，進而創建了多層次的檔案安全屏障。

（二）拓寬宣傳范圍。檔案數字化管理不能夠欠缺數字化宣傳，只有憑借廣泛宣傳的舉措，有關部門及其內部人員才能真正意識到數字化舉措的便利性以及實效性。因此在目前階段中，針對檔案管理亟待著眼于拓寬現有的宣傳范圍，逐步增強現有的信息化意識。作為有關部門而言，針對數字化管理也要致力于投入更大比例的資金，逐步健全當前現有的檔案管理流程以及其他相關機制。

（三）提升管理人員自身具備的專業素養。檔案管理人員本身構成了數字化檔案管理不可缺乏的關鍵性要素，因此如果要全面優化檔案管理的成效性，則關鍵應當著眼于提升管理人員自身具備的信息化素養。具體在實踐中，檔案管理人員有必要全面關注數字化手段的現實運用，通過日常學習的方式來掌握上述的全新數字化手段。與此同時，檔案管理部門也要施行多層次的檔案管理培訓，運用日常培訓的舉措來提升上述人員現有的綜合性技術素養，確保其能夠全面服務于檔案管理。

三、結束語

進入新時期后，檔案管理涉及到的有關管理舉措也在實現相應的轉型。檔案管理與數字化手段的緊密結合在根本上有益于提升檔案管理能夠達到的綜合實效性，針對檔案管理消耗的各個階段管理成本也能予以有效減低。因此在未來的檔案管理相關實踐中，作為檔案管理機構還需要密切關注數字化手段的全面融入，運用上述舉措來突顯檔案管理對于特定領域的價值與意義。

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