新時期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新措施分析

田紅麗

【摘要】近些年來，數(shù)字化手段正在全面融入當(dāng)前各個領(lǐng)域，其中涉及到檔案管理。與傳統(tǒng)模式相比，建立于數(shù)字化手段之上的檔案管理舉措具備更高層次的實效性，這是因為其有益于減少整體性的檔案管理綜合成本。因此針對現(xiàn)階段的檔案管理而言，應(yīng)當(dāng)著眼于數(shù)字化手段針對檔案管理的全面適用，因地制宜探求可行性較強的管理創(chuàng)新舉措。

【關(guān)鍵詞】新時期；檔案數(shù)字化管理；創(chuàng)新措施

從本質(zhì)來講，檔案管理側(cè)重于收集檔案、整理并且存儲檔案，以便于有關(guān)人員查閱上述的檔案資料。對于當(dāng)前的各個部門來講，檔案管理都應(yīng)當(dāng)受到更多的關(guān)注。針對檔案管理如果能夠引進信息化手段，那么將會有益于創(chuàng)建全新的檔案管理模式并且簡化了整體上的管理流程。為了從源頭入手來改進現(xiàn)狀，針對檔案管理亟待著眼于全面加以轉(zhuǎn)型與改進，上述舉措在客觀上有助于健全檔案管理流程，拓寬檔案管理涉及到的宣傳范圍并且構(gòu)建了規(guī)模較大的檔案數(shù)據(jù)庫。

一、施行檔案數(shù)字化管理的重要價值

面對信息化的全新形勢，檔案管理運用的某些傳統(tǒng)手段正在獲得突顯的優(yōu)化與轉(zhuǎn)型。在現(xiàn)階段的檔案管理中，數(shù)字化手段占據(jù)了很關(guān)鍵的位置。針對檔案管理如果能夠引進掃描儀以及其他類型的信息化設(shè)施，那么有益于顯著提升整體上的檔案管理成效性，同時也在根源上消除了較高的檔案管理成本。因此可以得知，具備數(shù)字化特性的檔案管理流程能夠便于隨時查閱檔案，針對有關(guān)機構(gòu)現(xiàn)有的各類信息資源也能著眼于全面加以優(yōu)化整合。

與紙質(zhì)的傳統(tǒng)檔案相比而言，數(shù)字化檔案本身具備了更優(yōu)的綜合性能。這主要是由于，數(shù)字化檔案能夠全面優(yōu)化其自身的防水性能以及防火性能，數(shù)字化材料本身不易受到損毀。在目前狀況下，檔案管理部門已經(jīng)認(rèn)識到了數(shù)字化手段的價值所在，因此也開始嘗試創(chuàng)建信息檔案必需的資料庫，借助數(shù)據(jù)庫來保留完整度較高的數(shù)字化檔案。通過運用上述的檔案保存措施，讀者如果有必要查閱特定類型的數(shù)字化檔案，那么錄入相應(yīng)的檔案編號以及檔案目錄即可查找自身所需的某些檔案信息。

因此相比來講，數(shù)字化以及信息化手段在客觀上更加有益于助推檔案管理整體水準(zhǔn)的全面提升。在涉及到多種多樣的檔案管理時，借助信息化的途徑與方式都能簡化檔案查閱以及檔案保存的流程，便于讀者隨時調(diào)用并且查找必需的檔案類型。從現(xiàn)狀來看，檔案管理部門正在著眼于健全上述的數(shù)字化手段，確保能夠緊密結(jié)合數(shù)字化手段與日常性的檔案管理。

二、探求創(chuàng)新舉措

從整體視角來看，檔案管理涉及復(fù)雜性較強的管理流程以及管理階段。然而截至目前，負(fù)責(zé)管理檔案的某些專門人員自身仍然欠缺較高層次的綜合素養(yǎng)，以至于忽視了檔案管理的某些細(xì)節(jié)。為了從源頭入手來轉(zhuǎn)變現(xiàn)狀，針對未來時期的檔案管理仍需關(guān)注如下的改進舉措：

（一）健全多層次的檔案安全保障。有關(guān)部門在著手施行檔案管理時，應(yīng)當(dāng)更多著眼于健全與之有關(guān)的檔案安全保障。具體在實踐中，針對檔案安全應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注最根本的安全保障，運用綜合性的技術(shù)舉措來加密檔案信息。近些年來，有關(guān)部門正在嘗試運用訪問控制、密鑰技術(shù)、傳輸技術(shù)以及加密技術(shù)來輔助檔案管理，上述舉措在根本上有助于避免泄露特定的檔案信息，進而創(chuàng)建了多層次的檔案安全屏障。

（二）拓寬宣傳范圍。檔案數(shù)字化管理不能夠欠缺數(shù)字化宣傳，只有憑借廣泛宣傳的舉措，有關(guān)部門及其內(nèi)部人員才能真正意識到數(shù)字化舉措的便利性以及實效性。因此在目前階段中，針對檔案管理亟待著眼于拓寬現(xiàn)有的宣傳范圍，逐步增強現(xiàn)有的信息化意識。作為有關(guān)部門而言，針對數(shù)字化管理也要致力于投入更大比例的資金，逐步健全當(dāng)前現(xiàn)有的檔案管理流程以及其他相關(guān)機制。

（三）提升管理人員自身具備的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員本身構(gòu)成了數(shù)字化檔案管理不可缺乏的關(guān)鍵性要素，因此如果要全面優(yōu)化檔案管理的成效性，則關(guān)鍵應(yīng)當(dāng)著眼于提升管理人員自身具備的信息化素養(yǎng)。具體在實踐中，檔案管理人員有必要全面關(guān)注數(shù)字化手段的現(xiàn)實運用，通過日常學(xué)習(xí)的方式來掌握上述的全新數(shù)字化手段。與此同時，檔案管理部門也要施行多層次的檔案管理培訓(xùn)，運用日常培訓(xùn)的舉措來提升上述人員現(xiàn)有的綜合性技術(shù)素養(yǎng)，確保其能夠全面服務(wù)于檔案管理。

三、結(jié)束語

進入新時期后，檔案管理涉及到的有關(guān)管理舉措也在實現(xiàn)相應(yīng)的轉(zhuǎn)型。檔案管理與數(shù)字化手段的緊密結(jié)合在根本上有益于提升檔案管理能夠達(dá)到的綜合實效性，針對檔案管理消耗的各個階段管理成本也能予以有效減低。因此在未來的檔案管理相關(guān)實踐中，作為檔案管理機構(gòu)還需要密切關(guān)注數(shù)字化手段的全面融入，運用上述舉措來突顯檔案管理對于特定領(lǐng)域的價值與意義。

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