做好機關文書檔案規范化管理工作的思考

李政清

【摘要】隨著機關業務規范化管理的進一步推進，文書檔案規范化管理的作用越來越重要。本文介紹了文書檔案規范化管理的意義、基本要求和基本特征，并在此基礎上闡述了現代化辦公環境下文書檔案管理一體化的原則。

【關鍵詞】文書檔案；規范化

一、文書檔案規范化管理的意義

文書檔案是指機關、單位、企業等團體在從事社會活動的過程中，為了特定需要，按照一定的要求、格式而形成的書面文字材料。文書檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，其管理水平直接影響著文書檔案資料的完整性。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理工作和檔案管理工作任務不同且相互獨立，但二者同時又是文書檔案管理工作流程中緊密相關的工作環節。因此，推進機關文書檔案管理規范化工作，有著十分重要的現實意義。

（一）文書檔案規范化管理是各級機關單位領導工作和業務工作不可缺少的輔助工作。文書檔案工作是各級各類機關單位的領導工作和業務活動必不可少的一個輔助工作。無論領導有多么大的能力和才干，也少不了文書檔案的輔助工作。文書檔案工作能夠保證機關各項工作的正常運轉，保證領導決策的推行，保證信息溝通的順暢，因此，它具有很強的保障功能。同時，文書檔案工作上的些許疏忽，都有可能導致黨政領導、業務部門在處理公務上、決策等方面的損失，有些損失甚至無法彌補。因此，文書檔案的規范化管理，對于領導工作和業務工作的輔助作用不可或缺。

（二）文書檔案規范化管理是機關日常工作的重要組成部分。文書檔案管理工作是機關日常工作的重要組成部分，是單位內部實現科學管理的重要條件和手段。進入信息社會后，文書檔案管理工作已從過去的后臺躍升到前臺。文書檔案管理工作已經成為機關管理與機構運行的重要工具，成為維系人類社會永久記憶和創造力的智慧寶庫。文書檔案管理規范化的程度直接決定著一個機關日常工作的效率。

（三）文書檔案規范化管理是國家檔案事業的重要組成部分。文書檔案管理工作是國家檔案事業的重要組成部分，是檔案事業賴以生存發展的物質基礎。有領導人曾講過，檔案是歷史舟車、文化財富，是人們在社會實踐中創造和積累的重要歷史文化資源。文書檔案不單純是一堆文字材料，而應該把它當作是歷史的載體、文化的財富。隨著經濟社會的發展，文書檔案規范化管理在國家檔案事業中發揮著越來越重要的基礎性作用。

二、文書檔案規范化管理的基本要求

做好文書檔案規范化管理的基礎性工作主要有以下三方面的要求：

（一）準確嚴密。這就要求我們的文書檔案在工作的過程中是準確嚴密的，應該減少漏洞，最大程度上減少工作上的疏漏。在從事擬稿、辦文的過程中，在檔案形成的過程中，都要強調準確、規矩、規范。

（二）及時迅速。這是對我們的工作提出的時效要求。無論是處理文件，還是搜集檔案材料，各個工作環節都應該保持效率。因為文書檔案管理工作是直接為領導、業務部門服務的，所以在工作的各個環節上都要最大限度地提高工作效率，通過采用先進的技術，加強管理，簡化工作流程，來提升工作的效率。

（三）確保安全。主要是指文書檔案的信息安全和實體安全。在工作的過程中，要嚴謹認真，不能將文書檔案丟失或造成文件積壓沒有及時整理、立卷。在網絡時代，大量的文件是以電子文件的形式存在的，稍不留意就有可能產生一系列的泄密后果。盡管有加密手段，但是也有出現疏漏的時候。因此，各種文書檔案，不論是紙質的，還是電子的，都要注意保存，嚴格保密，既要保證信息安全，同時還要保證實體安全。

三、文書檔案規范化管理的基本特征

（一）前端控制。這是文書檔案規范化管理的基礎環節。前端控制是指在文件撰寫、處理和保管的各階段都要符合文件管理系統的要求，前端控制主要體現在技術設計和文件撰寫兩個層面，把文件的撰寫、處理、保管環節都鑲嵌進入文件管理系統，統一要求。主要包含兩個層面的內容，一是技術設計方面，二是文件撰寫方面。從技術設計的層面看，主要指電子文件，電子文件能夠按照預先設定的格式自動生成符合規范的正式文本。從文件撰寫的層面看，主要指在文件的處理、撰寫過程中要符合國家有關的法規、規范。

（二）全過程管理。這是文書檔案規范化管理的核心要求。全過程管理的基本內容是指將文書檔案管理工作的全部內容納入機關工作人員的全程控制之下。全過程管理就是不要有漏洞，不要有哪一個環節失控或失真。全過程管理就是把參與文書檔案管理工作的人員有機銜接在一起，同時對文書檔案的生成質量承擔一定的責任，各自從不同的角度去把握。

（三）信息共享。這是文書檔案規范化管理的工作目標。信息共享是文書檔案規范化管理的目標，可以從兩方面來把握。從系統論的角度來看，文件、檔案、圖書、情報都是信息的一種形式，都具有傳輸、存儲信息的功能。隨著現代管理對綜合化信息的需求，勢必會強化信息資源共享。從全社會的角度來說，信息共享是信息化社會的基本特征。機關工作過程中形成的許多公文信息可以一次輸入，多次輸出，反復使用，這是文書檔案工作現代化的一個重要標志。實現機構和系統內文檔工作的信息資源共享，是文書檔案管理規范化追求的目標和境界。

四、現代化辦公環境下文書檔案一體化管理的原則

隨著現代化辦公環境條件的改善，文書檔案管理工作已經從過去的臺后躍升到臺前，隨之而來的是文書工作和檔案工作的界限變得越來越模糊。在現代化辦公環境下，做好文書檔案一體化管理要把握好以下三個原則。

（一）撰文工作規范化。公文起草具有以下的特點：一是目的的特殊性，公文是為處理公務服務的，要排斥個性化寫作。二是內容要絕對真實地反映現實生活、工作實際，排斥文學手法，不能虛構。三是文稿不能隨意產生，要嚴格按照國家公文格式的標準或約定俗成的格式規范制作出來，保證未來在檔案格式上的要素齊備、重要項目不丟失。四是表達要規范，采用應用文體，注重公文最基礎的要素，恰當使用好公文術語。

（二）辦文程序規范化。發文程序從擬稿開始依次會經歷核稿、簽發、注發、繕印、校核、用印、簽署、發文登記、裝封、發出這十個環節，然后文稿經過發文程序傳遞到收文機關，另外還有一部分文稿要留在單位內部。這樣的一個工作流程中，有很多環節都直接影響著文書檔案的質量。因此，要保證這個流程的規范化，確保各個環節的質量，嚴格按照操作規程去把關。

（三）立卷歸檔規范化。立卷歸檔是文書檔案管理的重要環節。做好此環節工作主要有以下內容：一是做好平時的歸卷工作，把年終的集中整理化整為零，把工作做在平時。要把握以下細節：第一，收存工具要標準化；第二，注重分門別類；第三，確保文件整齊完備；第四，區分文件的保存價值；第五，保持文件自然聯系。二是對文件信息進行整理編目，主要有：第一，按照時間順序或重要程度排列；第二，為每一頁文件編寫頁號；第三，編擬案卷題名；第四，填寫案卷封面。三是對文件信息的歸檔保存。要謹慎地對待每一份在工作當中形成的文書檔案，嚴格遵循國家的法律法規要求，把那些有價值的、已經處理好的、處理完畢的文件定期集中歸檔，使得相關文書檔案能有一個法定的處所。

文書檔案管理工作是機關業務的記錄者，也是機關業務發展的預測者。加強機關文書檔案規范化管理，對于提高機關工作的質量和效率有著十分重要的作用和意義。因此，每一名文書檔案管理工作者都要高度重視文書檔案規范化管理的工作，在具體的業務工作中，認真按照有關的業務要求，切實做好文書檔案規范化管理的工作。

【參考文獻】

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