對執(zhí)法單位做好文書檔案管理工作的研究探討

胡汶希

【摘要】本文主要探討分析執(zhí)法單位應如何做好文書檔案管理工作。首先以執(zhí)法單位文書檔案管理工作為參考，對其管理過程當中遇到的問題進行分析，然后提出了相應的解決辦法和應對策略，以求能加強和提高文書檔案管理工作的效率。

【關鍵詞】執(zhí)法單位；文書檔案；管理研究

文書檔案管理已不是一個新的話題，任何單位都有豐富的檔案資料，都必須進行相應的歸檔整理。對于執(zhí)法單位，檔案管理更為重要，執(zhí)法單位是我國重要的部門，在維護人民正當?shù)暮戏嘁娣矫嫫鹬匾淖饔茫钦麄€社會發(fā)展不可或缺的一部分。關于執(zhí)法單位文書檔案管理，這是一個老話題，但缺少的卻是新研究，本文便是以老話題新思路的研究方式，對當下城市執(zhí)法單位的文書檔案管理中遇到的一些問題進行分析，以求得到突破和解決。

一、文書檔案管理的問題分析

文書檔案管理在執(zhí)法單位屬于辦公室業(yè)務，所以對于辦公室管理人員就具有一定的能力要求。執(zhí)法單位是一個復雜的單位系統(tǒng)，在執(zhí)法的流程中，從開始的受理、審查、核準、發(fā)布公告等過程中，大量的文件便會產(chǎn)生，文書檔案也就形成。所以對于辦公室管理人員，文書檔案的管理工作，就顯得非常重要，這些文件都需要管理人員的及時歸檔和管理。以本市的執(zhí)法單位文書檔案管理為參考，筆者在調(diào)查的過程中，發(fā)現(xiàn)了許多的問題，這些問題都是亟須解決的。

（一）管理人員的能力差，創(chuàng)新性不強。這個問題在執(zhí)法單位檔案管理中普遍存在，也屬于老問題。這一問題，有文書管理這一工作自身的問題，文書檔案管理顧名思義就是對檔案的歸檔管理，這在很多人看來是一份非常枯燥乏味的任務，并不需要個人的創(chuàng)新性，只需要花時間整理資料。這一誤導性的認識造成大多數(shù)青年優(yōu)秀人才不愿意從事這一行業(yè)，也不愿意花費時間做這一方面的研究工作，且在這一崗位上，多數(shù)為退休人員或者工作人員家屬，老齡化問題也很嚴重，所以，這就存在著非常嚴重的問題，管理人員的能力不足，沒有新型人才的注入，這嚴重妨礙了文書檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展。

（二）管理制度欠缺。就執(zhí)法單位的文書檔案管理部門來講，必須要有部門規(guī)章。而據(jù)筆者的調(diào)查，檔案管理部門在一個單位中的重視程度是最低的，領導不重視，員工也不重視。這對于這一部門的發(fā)展起到了很大的阻礙作用。文書檔案管理工作或許不如其他部門的作用明顯，但它確是不可缺少的，所以，各個單位應當制定正確的檔案管理制度，使無序的管理能得到良好的規(guī)范，確保這項工作順利進行。

（三）管理設備落后。管理設備對于檔案管理也是非常重要的，如果光靠人力，效率會非常底下。所以設備的先進是很重要的。執(zhí)法單位的檔案普遍較多，且不同事件不同過程產(chǎn)生的文件類型也很多，所以急需先進的設備來提高管理效率。執(zhí)法單位必須加強對于檔案管理建設方面的財政支持力度，積極引導檔案管理部門的創(chuàng)新發(fā)展。

二、文書檔案管理的應對策略

文書檔案管理工作對于執(zhí)法單位來說，是隱性的但又必不可少的一項基礎性工作，做好這一工作具有重要的意義。針對執(zhí)法單位文書檔案管理的相關問題，筆者提出一些自己的建議，希望能對檔案管理有一定的幫助和改善。

（一）引進創(chuàng)新性人才，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新性。首先，檔案是關于企事業(yè)單位的歷史發(fā)展過程的記載，會保存著這個單位很多珍貴的資料，從有些檔案資料就可以窺見這一單位的整個發(fā)展歷程。以執(zhí)法單位為主，文書檔案便記載著執(zhí)法單位的每一次任務以及結(jié)果性材料。而這些重要的材料現(xiàn)在卻還是以傳統(tǒng)的整理方式進行，管理的方式、過程都很落后，急需創(chuàng)新。而創(chuàng)新的前提便是引進創(chuàng)新型人才，改編或者整頓崗位職責，為文書檔案管理工作注入新的血液。然后進行定期的培訓，讓本市執(zhí)法單位的檔案管理工作也能跟著現(xiàn)代化的步伐，在原基礎之上有針對性地學習先進經(jīng)驗，實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，為社會提供更多的有價值的信息服務。

（二）制定規(guī)范的管理制度體系。我們既是執(zhí)法單位，更懂得遵循法律、規(guī)章制度的重要性，所以更應該起到表率的作用。檔案管理作為基礎性的工作單位，更應該有一套規(guī)章制度遵循。制度的制定要結(jié)合實際情況，領導層和工作人員交流協(xié)調(diào)，制定系統(tǒng)的規(guī)章制度。這種制度應分為兩種類型：一種是對管理人員的要求，一種是對管理方法的要求。關于管理人員的要求，例如培訓應該定期舉行，每個人必須參加；有秩序的實踐能力檢測，應達到的標準；對于優(yōu)秀人員的獎勵機制等等，都必須有規(guī)章制度可參考。

（三）引進現(xiàn)代化的設備。檔案管理是對單位的一系列文件進行的集中管理，工作人員必須要確保檔案信息的完整與安全，而這是一項特別復雜的工作，單靠人力是無法完成的，所以先進的設備機器有很重要的作用。文件材料從開始的形成積累到最后的歸檔保存更需要現(xiàn)代化的信息處理。而在我市的執(zhí)法單位，檔案管理的機器設備并沒有得到及時的更新，這就需要領導階層加大財政支持力度，引進先進的設備，實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

三、總結(jié)

執(zhí)法單位的文書檔案管理工作是一項基礎性的工作，對于單位的發(fā)展有著不可或缺的作用，文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展是每一個管理者的責任，筆者也以自己所在市區(qū)的執(zhí)法單位為參考，對于檔案管理中出現(xiàn)的一些問題提出了自己的見解，希望文書檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化信息化的發(fā)展，實現(xiàn)創(chuàng)新性的發(fā)展，為社會多作貢獻。

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