事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革

張夏陽(yáng)

【摘要】本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析研究，并有針對(duì)性地提出解決問題的方法，為事業(yè)單位檔案管理工作的改革提供了參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；改革

檔案資料對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，既是對(duì)單位歷史發(fā)展的記錄，也是對(duì)人力資源情況的記錄，是單位發(fā)展至關(guān)重要的資料。隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，我們的生活工作理念發(fā)生了一定的變化，而且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也在觀念意識(shí)和管理形式上發(fā)生了一定的變化。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）工作人員對(duì)檔案管理工作不夠重視。事業(yè)單位的檔案資料包含大量的信息，而這些信息直接影響著單位的一些重大決策，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用。但是在實(shí)際的工作中，很多檔案管理工作人員并沒有認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，他們對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)只局限在對(duì)資料的收集與保管，認(rèn)為自己的工作并沒有什么技術(shù)含量，不值得一提，在單位中不受到重視。事實(shí)上，這種不重視一定程度上也來(lái)源于單位領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)不足。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視，對(duì)檔案管理崗位配備的硬件設(shè)施不夠齊全，資金投入較少，沒有體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性。而這種重視不足的問題就直接導(dǎo)致了人員工作積極性下降，加之監(jiān)管不到位，使得一些工作人員工作拖拉，而且會(huì)出現(xiàn)一些差錯(cuò)，影響工作效率。

（二）檔案管理人員專業(yè)知識(shí)相對(duì)貧乏，素質(zhì)比較落后。在一些人看來(lái)，檔案管理的工作特別簡(jiǎn)單，無(wú)外乎對(duì)資料的收集與整理，但事實(shí)上，檔案管理是一項(xiàng)很復(fù)雜而且專業(yè)性很強(qiáng)的工作，對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求很高，并且需要其一定的經(jīng)驗(yàn)積累。但目前，在很多事業(yè)單位，檔案管理人員都不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人員，很多都是一些臨近退休的老員工。他們雖然對(duì)于檔案管理工作很有耐心，但是剛開始對(duì)這份工作的了解不夠且缺乏經(jīng)驗(yàn)，而且他們對(duì)現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)了解不夠且學(xué)習(xí)的較慢，導(dǎo)致工作效率低下。即使一些單位聘用的是年輕的專業(yè)的人員，但是這些工作人員往往缺乏經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際工作中也缺少認(rèn)真態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理工作秩序混亂，極易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤的問題。

（三）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施落后也是限制其發(fā)展的一個(gè)主要問題。基礎(chǔ)設(shè)施的落后很大程度上是因?yàn)橹匾暢潭炔蛔恪挝粚?duì)于該崗位投入的資金有限，只能用于維持日常的基本工作。很多事業(yè)單位檔案管理工作還采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體抄寫的方式，這種傳統(tǒng)的方式既費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，無(wú)形中增加了工作人員的工作量。而且落后的基礎(chǔ)設(shè)施很大程度上影響了工作人員的工作心情，間接影響工作效率。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的改革

（一）提高工作人員的意識(shí)。為了提高事業(yè)單位檔案管理相關(guān)工作人員的意識(shí)，首先就要讓他們認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，單位通過加大宣傳，組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要意義，并且使其在日常的工作中能自動(dòng)自覺地將這種意識(shí)落到實(shí)處，在工作上更嚴(yán)謹(jǐn)，更積極。

（二）提升管理人員素質(zhì)。要想保證檔案管理工作人員的素質(zhì)，首先單位在人員選聘上就應(yīng)該注意，盡量選用一些專業(yè)人員，并且要有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，掌握基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)。而且單位應(yīng)該在政策規(guī)范上明確檔案管理人員的穩(wěn)定性。并且要對(duì)所有的管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其素質(zhì)水平與時(shí)代接軌充分掌握新型的檔案管理技術(shù)。對(duì)管理人員的培訓(xùn)既要包括對(duì)專業(yè)理論知識(shí)、管理技巧等培訓(xùn)，又要包括對(duì)新型技術(shù)，例如計(jì)算機(jī)一系列技術(shù)的培訓(xùn)，同時(shí)要加強(qiáng)宣傳教育，提升工作人員的工作責(zé)任感。另外可以通過提供較大的升職空間和升職機(jī)會(huì)來(lái)激勵(lì)檔案管理工作人員的工作積極性。

（三）建立完善的檔案管理制度。完善的管理制度是保證工作順利地按規(guī)范進(jìn)行的必要保障。所以，為了提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，我們首先應(yīng)該建立起完善的管理制度。該制度應(yīng)該明確各個(gè)階層的工作人員對(duì)檔案管理工作應(yīng)盡的責(zé)任，在管理制度中要對(duì)工作人員的具體行為作出明確規(guī)定，起到約束和激勵(lì)的雙重作用。另外，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)逐漸應(yīng)用于各行各業(yè)，事業(yè)單位的檔案管理工作也可以采用信息化的管理方法，所以，事業(yè)單位需要加大重視，重視對(duì)工作人員的相關(guān)培訓(xùn)，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

（四）加大資金投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位的檔案管理工作不受重視的一個(gè)主要原因就是它不能為單位帶來(lái)直接的利益，所以事業(yè)單位檔案管理崗位的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也比較落后。但是，檔案管理是單位的基礎(chǔ)工作，關(guān)系到單位很多決策過程，我們需要重視起來(lái)。而加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)就是首要解決的問題。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)重視，加大資金投入，改善檔案管理工作人員的工作環(huán)境，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為工作人員提供更方便，快捷的工作條件，保證檔案管理工作的效率。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展

事業(yè)單位檔案管理工作未來(lái)的發(fā)展主要有兩個(gè)大的方面：首先是信息化的建設(shè)。信息化的建設(shè)應(yīng)該包括數(shù)字化、系統(tǒng)化。數(shù)字化主要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)單位檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，極大提高工作效率，減少錯(cuò)誤率。而系統(tǒng)化主要就是指檔案信息化管理與單位人力資源部門、其他管理部分的銜接，通過構(gòu)建系統(tǒng)化的管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)單位管理的互通。另一個(gè)方向就是安全管理。因?yàn)闄n案屬于事業(yè)單位私密資料，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用勢(shì)必會(huì)增加檔案資料的安全風(fēng)險(xiǎn)，所以我們一定要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，防止檔案資料的泄露。

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