高速公路文書檔案管理規范化建設分析

【摘要】為順應時代的發展需求，實現高速公路文書檔案管理的現代化，將文書檔案實行電子化辦公管理，以實現網絡化與信息化管理模式，從而為高速公路建設和管理提供最可靠、最直接和最有效的原始信息。對此，本文就高速公路文書檔案管理規范化建設展開了分析與研究。

【關鍵詞】高速公路；文書檔案；管理

在現代社會發展體系中，高速公路屬于國家基礎建設系統中的重要項目，其直接影響著人們的出行質量，為人們的出行提供高質量的服務。在高速公路建設和管理過程中，文書檔案十分關鍵，其是對項目建設和管理過程的有效記錄，能為各項工作的實施提供基本依據。高速公路檔案呈現多元化的特點，文書檔案是檔案的主要類型之一，做好文書檔案管理工作是衡量檔案管理水平的重要指標，只有做好文書檔案管理工作，才能確保檔案資料的完整度?？梢?，開展高速公路文書檔案管理工作變得十分必要。

一、高速公路文書檔案管理的重要性

高速公路是現代社會發展進程中不可或缺的，旨在為社會發展提供相應的交通服務，從而為人們出行提供諸多的便利。而在高速公路建設和管理過程中，會產生大量的文書檔案，這些文書檔案都是高速公路運行管理系統中形成的重要記錄，可見，做好文書檔案管理工作變得異常關鍵。開展高速公路文書檔案管理工作時，要求文書檔案要保持完整、規范、精準，要求各類文書檔案必須為原件，確保文書檔案信息滿足真實可靠的要求。各類文書檔案都是各部門、各單位在具體的職能活動中而逐步形成的，做好這些文書檔案資料的管理對高速公路管理者而言十分關鍵。新時期，為從根本上提高文書檔案管理水平，順應時代發展的新需求，在現代信息化技術、網絡技術等對高速公路行業產生巨大影響的背景下，高速公路文書檔案需要進行規范化建設，實現文書檔案管理的數字化，能大大提高文書檔案管理的效率。然而，在應用數字化檔案管理方法時，其還存在著一定的缺陷與不足，而紙質檔案可填補數字化檔案管理的不足。因此，在開展高速公路檔案管理時，為確保文書檔案的應用價值與管理效率，應實現紙質檔案與電子檔案管理的相互融合，能讓二者實現優勢互補，便于提高文書檔案管理水平，可謂是一種高效而科學的文書檔案管理模式。

二、高速公路文書檔案管理的基本特點

（一）行業特征性強。所謂的高速公路文書檔案就是把高速公路建設和管理中所發生的事情詳情、內容與發生時間等信息形成文件資料記錄在案。管理者將這些文件資料結合高速公路行業的自身特點進行科學分類，按照檔案管理的基本原則進行歸檔與存儲。開展高速公路文書檔案管理工作，既要做好文書檔案資料收集工作，還要強調所保存資料的安全度與完整度。此外，還要對文書檔案資料按照一定的年份來進行區域劃分。

（二）檔案內容十分豐富。高速公路在建設和管理過程中，文書檔案包含的內容十分豐富且比較廣泛，其主要是高速公路各項工作的真實信息與數據，包括綜合部門和業務部門在實際運營管理過程中形成的文件資料。開展文書檔案管理時，必須要做到真實、科學，符合高速公路建設和管理實際情況，才能推動高速公路管理事業的科學性建設。高速公路文書檔案內容具有豐富多彩的特點，其記錄載體也具有多元化的特征。

（三）文書檔案資料較多。高速公路建設和管理的每個階段都會產生大量文件資料。以公路立項為例，一個較為完整的檔案系統主要包含項目前期階段的文件、施工階段文件、施工圖紙、監理文件與竣工結算文件等，總量可以達到上千卷文書檔案資料。項目建設完成之后，高速公路在運營與日常維護時也會產生大量的文書檔案。

三、高速公路文書檔案管理現狀分析

（一）對檔案收集與管理不夠重視。在實際的高速公路文書檔案管理中，檔案的收集與整理會耗費人們大量精力與時間，然而，在實際的檔案管理中，相關人員忽視文書檔案管理工作，致使人們在必要條件下無法找到目標性文書檔案，勢必會對相關工作產生困擾。開展文書檔案管理時，再加之文書起草與收發，各個步驟相加會形成一個有機整體，可見，在文書檔案管理上應加入更大的精力。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。開展高速公路文書檔案管理時，雖然部分單位構建了一定的檔案管理制度，但是往往存在著制度虛設的現象，細則設定不夠明確，且責任分配不科學，無法保證文書檔案的高效實施。開展文件保管與移交工作時，缺乏專項機制，勢必會對文書檔案構成損害。若文件資料不全，管理者僅僅憑著記憶去工作，會對后期管理與維護工作帶來極大的損失。

（三）檔案管理信息化水平較低。信息化時代的到來，開展高速公路文書檔案管理工作，可充分利用好計算機操作系統，結合收發文件登記機制來進行科學分類與儲存，然而在對文件進行儲存時，文書檔案未能嚴格依照標準化管理予以分類，對信息化技術的應用力度不足，嚴重影響著電子檔案的應用價值。而今，開展文書檔案管理工作時，在對電子檔案進行收集與整理時，還采取紙質檔案收集的方式，此種方式會嚴重降低收集效率?；诩堎|存檔檔案，利用計算機來進行輔助，無法達到理想的信息化管理效果。

（四）檔案管理人員素質待提升。文書檔案管理的開展，需要專業的檔案管理人員予以執行，充分了解檔案管理的重要性，把握檔案管理的基本步驟，從而提高檔案管理水平。然而，從高速公路文書檔案管理現狀來看，檔案管理人員的素質還有待提升，在收集、歸類、整理與分析檔案時不夠熟練，再加之很多檔案管理者年齡偏大，其無法熟練操作檔案管理信息化系統，對信息技術存在陌生感，導致檔案管理效果不甚理想。

四、高速公路文書檔案管理規范化建設

（一）增強相關領導的重視度。為實現對高速公路文書檔案的規范化管理，應從思想與觀念上出發，增強相關領導對高速公路文書檔案科學化管理的重視程度，從而獲得主管單位的更多資金支撐。領導應及時對整個檔案管理系統進行協調，抽調大量的人員來負責檔案管理工作，還要增強相關部門的重視，強調整個高速公路建設和管理者都參與到文書檔案管理中來，從而為檔案管理提供一定的人力資源。新時期，隨著檔案管理的信息化與數字化水平不斷提高，相關領導應加大在文書檔案管理上人力、物力與財力等的投入力度，從傳統的簡單管理型服務逐步向信息化與數字化服務方向轉變，以實現文書檔案管理的數字化與信息化。

（二）科學收集與管理文書檔案。文書檔案管理的實施，為達到理想的效果，必須要科學收集文書檔案數據與信息，具體操作要遵循以下幾點。首先，收集文書檔案時，必須要遵循一定的規律，統一整合內容一致的文書檔案，并對文書檔案進行分類整理與歸檔處理，便于提高文書檔案質量。其次，科學處理好各個部門間的實際關系，要求各個部門應做到密切的溝通與交流，從而獲取更多真實而高效的信息，結合高速公路運營實際來重視文書檔案管理工作，確保整個信息收集的渠道變得十分通暢。此外，還要科學規范文件的格式，對于重要的上級文件進行規范等級、建檔與傳閱。最后，檔案管理者在對相關資料進行收集時，應積極搜集關于高速公路建設和運營發展的檔案資料，以求將文書檔案資料的實際價值發揮到極致。

（三）強調傳統和現代化手段的良好結合。在很長一段時間內，檔案形式以紙質為主，其所產生的作用是不可替代的。新時期，為提高高速公路文書檔案管理水平，應將傳統和現代化檔案管理模式進行良好的融合。雖然電子檔案的優勢十分明顯，但是其真實性、法律性與痕跡化等還亟待完善，然而在此方面紙質檔案卻在存檔價值與法律層面具有諸多的優勢。此外，電子檔案容易被復制與更改，很多需要保留原件的文書可能就會面臨被篡改的風險，因此，為基于安全考慮，應強調電子檔案和紙質檔案并存。同時，電子檔案的數字化與集約化，其會存在著一定的技術性風險，此時，則需要紙質檔案來進行支撐?？梢?，電子檔案與紙質檔案各有各的優勢，通過詳細地比較和分析，進行取長補短，從而提高高速公路文書檔案管理規范化建設水平。

（四）建立完善的文書檔案管理制度。新時期，開展高速公路文書檔案管理工作時，為確保文書檔案管理的規范性，應建立相應的檔案管理制度，借助制度來約束相關人員的行為，做好文書檔案管理責任的合理分配，一旦存在文書檔案管理問題，能及時找到相關的責任人，便于更好地處理與解決檔案管理問題。此外，在文書檔案管理制度中，還應設置一定的獎懲機制，若部分檔案管理者在開展檔案管理時發生操作不當、專業性不強、信息操作失誤等，應對管理者進行懲處，以達到警示的效果，能確保文書檔案管理工作做到有章可循、有法可依。

（五）加強文書檔案管理團隊建設。文書檔案管理工作的實施，需要高素質的檔案管理團隊來執行，其在檔案管理上專業性更強，能了解哪些檔案資料需要收集、歸類與整理，能熟練掌握檔案管理的具體流程，意識到檔案管理的每個細節，除了具備基本的檔案管理能力外，還要熟練掌握信息化技術，能熟練操作信息化系統，能借助信息化系統來查詢、檢索目標性文書，能大大提高文書檔案管理效率。上崗之前，檔案管理者應接受系列的考核，主要包含理論考核與實踐考核，等到考核完畢后，合格者與通過者才可勝任此工作。通過技能考核的人員，在入職前應積極開展人員培訓，等到人員掌握專業知識、熟練操作信息系統后，即可擔任檔案管理這一職位。對于在崗員工，應定期開展員工學習與進修活動，讓員工及時吸收最新的專業技能，從而為檔案管理工作的高效實施提供條件。

五、結束語

綜上所述，為順應時代的發展需求，針對高速公路運營管理實際，做好文書檔案管理工作，實現檔案管理的規范化建設，重視對信息技術、網絡技術的科學利用，從而提高文書檔案管理效率。新時期，高速公路文書檔案管理的規范化建設，應增強檔案管理人員的綜合素質，構建電子檔案管理系統，制定更為完善的檔案管理制度，明確檔案管理的各項責任，從而在根本上提高文書檔案管理水平，以確保高速公路各項工作的高效實施。

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