智慧檔案服務在核電設計行業的應用研究

龔莉燕

【摘要】文件檔案部門作為核電設計行業單位的核心業務支撐部門，通過對智慧檔案的理論和技術的研究，借助檔案服務平臺進一步提升文檔服務水平，提高核電工程檔案的歸檔、利用和管理效率，從而更好地服務于工程項目。當前，在保障檔案管理質量和安全的雙重前提下，以先進的信息技術為基礎，通過數字檔案資源利用、智慧檔案館管理等多維度的服務手段，進一步完善工程文檔管理的業務支持特性，提升專業設計人員的使用體驗。

【關鍵詞】智慧檔案；檔案信息化；文檔服務；數字檔案利用；文檔智能搜索引擎

一、智慧檔案的目的和意義

（一）智慧檔案的概念。在當今云計算、物聯網、大數據和人工智能等技術快速發展的背景下，傳統的檔案管理模式受到了一定的沖擊，智慧檔案概念應運而生，通常認為，智慧檔案是檔案信息化發展的高級形式，它基于“互聯網+”概念的信息技術，通過對檔案的智能化管理，信息提取和整合，從而對業務部門提供立體化的共享服務和智慧支持。

（二）核電文檔管理領域運用智慧檔案服務的意義。當前核電設計行業文檔系統種類繁多，檔案信息化走在國內電力行業前列，大量的電子檔案取代了傳統的紙質檔案。隨著核電項目建設的快速發展，產生的電子文檔越來越多。面對浩瀚的工程文檔數據，如何有效獲取有用信息成為一個非常重要的問題。另一方面，核電工程文檔是重要的核心資產，文檔部門正是這些資產的管理者。在內部，如何建立高效、可靠的文檔服務平臺，提升文檔信息的檢索利用效率成為當前研究的熱點。如何通過智慧檔案技術，提升核電文檔服務體驗，實現查找更輕松、使用更方便、管理更安全的目標成為值得研究的課題。另一方面，通過智慧檔案技術方法和管理手段，能夠將傳統的紙質檔案實體與其內容信息聯系起來，以智能化技術識別、抽取、整合和應用檔案信息，能夠在傳統檔案館的基礎上實現智慧化提升。對于核電設計行業，結合智慧檔案具備的互聯、泛在、深度感知和人性化服務等特征，助力提升設計人員的生產效率，改善文檔部門的被動管理形象，轉而提升到主動服務、全面助力核心業務的階段，有助于提升核電文檔服務整體水平。

二、智慧檔案的主要研究內容

核電文檔管理部門經過長年的積累，掌握了公司最龐大的信息資源庫，這個優勢是其他部門所無法比擬的。文檔管理部門需要完成是對這些資源的管理和深加工，使它們發揮更大的作用。面對用戶新的需求，必須要從用戶的角度看問題，以用戶為中心，個性化、特色化的主動信息服務方式勢在必行。一方面，核電文檔部門為用戶提供的信息服務工作是利用平臺開展的，要想構建智慧檔案服務模式，必須搭建一個先進的全方位檔案信息服務平臺，使用戶能夠跨越各個分散的地域、利用網絡無阻礙、便捷地使用文檔信息資源，滿足用戶持續的信息資源需求。

搭建智慧檔案信息服務平臺，需要通過以移動互聯技術為核心的云計算、大數據、物聯網、人工智能等新一代信息技術的應用來實現對館藏設計文檔資源的全面感知以及應用。智慧檔案具備高度的技術開放特點，只要是可以使檔案館智慧化的技術手段，都能為之所用，現階段的主要技術如下：

（一）物聯網技術。秉承萬物皆可聯網的思想，按約定的協議，添加檔案館的實體檔案的電子標簽，與網絡相連接，利用網絡通信實現智能化識別、定位、追蹤、監控和管理。數字版權保護技術可以使在文檔離線后同樣具備反侵權能力，方便直接移交上下游單位。智慧檔案館可以利用物聯網技術實現館藏實體檔案管理、建立與數字檔案連接、實現檔案庫房的無人值守和管理，實現檔案館的高效管理和利用。

（二）云計算和大數據技術。云計算技術是通過網絡把多個性能相對較低的計算實體整合成一個具有強大計算能力的系統。分布式存儲技術的發展使核電海量的文檔資源能夠被高效地存儲、檢索和利用，大數據技術使檔案管理系統具備智慧的特征，能夠結合用戶需求提供更貼切的服務。云備份技術使電子檔案具備極高的安全性，不會因為硬件故障、系統故障而丟失，對于平臺運行故障也能快速恢復。

（三）人工智能技術。作為近兩年的熱門新興技術，人工智能技術構造具有一定智能的人工系統，研究如何讓計算機去完成以往需要人的智力才能勝任的工作。自動文摘技術讓用戶輸入關鍵字之后，返回的結果不僅僅是符合關鍵字的文檔列表，還能自動提取摘要。語義搜索技術以自然語言理解技術為基礎，對知識有一定的理解與處理能力，提升查全率。機器翻譯技術能夠理解語義并翻譯成多種語言，全面提升文檔利用能力。智慧檔案本身是新技術、新理念與傳統檔案館的結合，一方面需要注重新技術引進，一方面在理念上也要不忘初心，繼續保持檔案館的管理和服務定位。在智慧檔案的服務體系中，管理好現有信息的同時，還需要不斷處理產生的新信息，供檔案管理人員和檔案利用者所用，是一種可持續發展的，不斷完善的檔案管理體系，建設這樣的檔案管理體系，需要從以下方面入手：一是公司層面要加強對數字檔案館的總體設計、統籌規劃和戰略部署，與公司的整體發展目標必須高度契合，智慧檔案的發展也要充分結合核心業務的開展，明確清晰的定位，堅決防止出現檔案領域的信息孤島。二是不宜過分強調技術，盲目引進新概念新技術，過分追求平臺的高精尖，要遵守循序漸進的原則，在傳統檔案價值管理與新興技術之間找到一個合理的切入點，兩者和諧發展。在技術發展的同時，管理也要開展適應性的改進和變化，不能因為流程和制度的缺失影響到檔案館的服務功能。三是重視檔案管理的人文屬性，強調以人為本，充分重視用戶的需求，明確智慧檔案需要適用的技術理念結合檔案館功能來實現，注重檔案服務內容的深化和本質的挖掘，切忌一哄而上，急于求成。

三、智慧檔案在核電文檔領域的實際應用

中廣核工程有限公司設計院將智慧檔案相關的技術運用到檔案管理工作中，結合公司信息化發展頂層規劃，積極整合相關軟硬件資源建設數字化智慧檔案管理和應用平臺，同時也積極開展檔案管理體系化建設，提供多層次、多渠道的檔案信息資源建設、保障和利用服務，取得了顯著成效，設計效率和文檔服務水平得到了有效提升。

當前，中廣核工程有限公司設計院作為核電行業快速發展壯大的企業，運用技術引領，成功消除檔案信息孤島，將文檔人員、設計人員、管理人員等個體互聯，建立全面的智能連接，并從全局角度分析數據，解決問題，改變內部的檔案運作方式，做到從檔案資料、核心設計數據到其生命狀態，再到用戶需求等信息，都可以迅速獲取并采取解決措施，當前開展的主要應用如“圖1”所示。

（一）全面實現數字化設計生產。建立一站式設計流程管理系統和文檔管理系統，結合數字簽名系統，經編校審批產生的各類電子文件、圖紙，以及內外部函件經文檔管理員歸檔確認后，即可自動同步至文檔管理系統歸檔，工程設計文檔實現數字歸檔，減少了大量內部紙質檔案產生，并據此建立了數字化檔案的一整套管理體系。

（二）建立了高效、快捷的核電設計文檔搜索引擎。實現了文本收集、文本分析和索引功能，運用了分詞、緩存和索引技術等，實現設計成品文檔全文的成品索引和檢索功能，對于大部分文檔的檢索時間不到1秒。另一方面，也在基于自然語言處理的語義搜索和智能翻譯方面積極開展研究和嘗試。

（三）利用信息化實物檔案庫房管理技術。通過二維碼和RFID技術對實物檔案進行分類標識，將實物紙質檔案與文檔系統中的電子文檔建立有效關聯，通過電子工作流管理檔案的利用、退還和銷毀等全過程。建設檔案庫房管理信息化平臺，通過圖形化、可視化庫房系統全面管理實物檔案的出入庫、盤庫和變更等，通過庫房監控系統，對庫房日常運行的環境和視頻監控全面實現手機APP智能監控管理，實現了檔案庫房的無人值守管理。

四、總結

隨著我國核電技術的發展、海外市場的逐步拓展，檔案管理服務工作的重要性日益提升。對核電行業的高度熟悉、深厚的資源積累、快速的需求反饋，是做好下一步智慧檔案工作的必要條件。

智慧檔案是數字檔案發展的高級形態，也是檔案行業未來發展的新趨勢。核電設計行業檔案管理部門應當在現有的檔案數字化基礎上，進一步與大數據、云計算、人工智能技術等先進技術相融合，使文檔管理的建設越來越“智慧化”，包括檔案信息資源管理的智慧化、檔案服務提供的智慧化等，在提升檔案管理部門自身業務效率、降低管理成本的同時，還能打破數據孤島形成信息資源共享平臺，并可充分借助信息化手段對用戶需求進行挖掘，建立基于用戶的全方位數據中心，為三代核電項目設計開展提供支撐服務。

然而，智慧檔案的建設絕非一蹴而就，也不是信息技術的簡單引進和使用，是一個由點到面，化繁為簡的過程，核電設計行業單位必須結合工程設計業務，以用戶需求為根本，充分結合生產需求，自上而下形成整體規劃，在現有檔案利用管理的基礎上，逐步涵蓋設計過程、數字化成品移交、圖書情報管理等領域，最終實現涵蓋工程設計領域全生命周期的檔案管理，以內容管理為依托，以檔案數字化、智能搜索等為輔助手段，充分結合大數據、人工智能等先進信息技術的應用，實現以服務設計為目標的檔案服務體系。

【參考文獻】

[1]肖應東.煙臺銀行智慧電子檔案建設研究與實踐[J].金融科技時代，2017（08）：40-44.

[2]羅琳娜.智慧檔案館服務功能實現研究[J].檔案管理，2017 （04）：10-13.

[3]王學娟.智慧檔案館研究之"智慧"缺失[J].檔案建設，2017 （02）：9-12.

[4]繆雨紅.基于智慧檔案館建設構想的思考[J].山東檔案，2017（05）：19-20+24.

[5]王秀芳."互聯網+"背景下智慧檔案建設策略初探[J].城建檔案，2017（08）：22-23.