信息技術在檔案管理中的應用

陳潔

摘 要：在現階段，全球都已經進入了信息時代，在這個背景下，各個領域都在對信息技術進行運用，并不斷加強生產和工作的效率和質量，這對于檔案管理工作也不例外。在信息時代背景下，計算機技術因其便捷、快速等特點備受人們的青睞，已經成為人們日常生活、工作中的重要工具，逐漸成為檔案信息管理中的重要因素，促進了檔案信息化管理的實現。

關鍵詞：信息技術；檔案管理；應用要點

中圖分類號：G271；文獻標識碼：A

引言

檔案管理是檔案館直接對檔案本身或者檔案信息進行管理并使用，為檔案利用者提供服務的工作和業務，這存在于各個機構中，占有重要的社會地位。隨著社會的建設和時代的發展，檔案信息大爆炸式增漲，傳統的檔案管理方式暴露出如管理手續繁復，空間資源浪費，檔案保存困難等嚴重的弊端，不適應于時代發展，已初步與大數據時代接軌。目前檔案管理工作在信息技術的支持下成本大幅度的降低，效率卻大幅的增高，信息化技術已迅速滲入到了各行各業的檔案管理中，有了可喜的進展。然而信息技術運用于檔案管理還處于初級階段，存在一些弊端，如信息的安全性和可靠性降低等。對此，本文就信息技術在檔案管理中的應用現狀、存在的問題和發展方向進行討論和展望。

1 信息技術在檔案管理中的重要性

如今社會信息系統發展過程中要不斷促進資源管理利用水平，在作用和地位上要不斷優化處理好檔案管理工作順利進行，運用計算機提高檔案管理工作中優勢互補，保障檔案管理信息合理處理。積極運用計算機信息技術促進檔案管理積極意義，計算機技術本身就是可以容量大量的內容，同時存在很多優勢特點，比如成本比較低、搜索比較方便、穩定性比較強和保存時間比較長，保密性比較好，和傳統檔案管理相比較存在很多優勢，需要不斷推動國家檔案管理水平，促進檔案管理人員檔案管理積極性，充分積極運用信息技術和檔案管理技術，完整做好檔案管理工作。

2 信息技術在檔案管理中的應用要點

2.1加強重視加快無紙化辦公建設

首先作為檔案管理機構領導要全面重視檔案系統的信息化建設。檔案管理工作的信息化建設，不僅需要大量的人力物力支持，還需要引進專門的信息化人才進入檔案管理部門，以提高檔案管理機構的信息化應用水平。而這些工作在實踐中不是一蹴而就的，既需要經過一段時間的經驗積累，也需要大量的人力物力投入。由于檔案管理辦法需要社會人員不斷適應才能進付諸實踐。因此要讓單位領導充分認識到檔案信息化的重要性，就要從改變思想意識角度著手，將檔案信息化建設納入到本單位的發展布局當中，結合本單位檔案管理的特點，優化信息系統管理構架，以提高單位信息化建設水平，吸引專業的信息化人才進入檔案管理系統中，提高檔案信息處理效率。

2.2檔案管理機構要提高標準化、規范化水平

在社會發展過程中，檔案機構要著力提高標準化，規范化水平。檔案信息系統建設離不開檔案信息標準的指導和規范。檔案信息系統建設好壞的衡量標準是檔案管理工作最終的標準化、規范化水平的提高。所以要不斷推進和加強檔案信息管理平臺建設，各種管理系統不能雜亂無章，系統要兼具整體性和實用性，要具備較強的可操作性，能夠讓檔案管理人員利用檔案管理系統整理檔案信息。同時要建立檔案信息化管理規章制度，無規矩不成方圓，要從人員的職責崗位、操作流程、信息處理方法等方面嚴格規范，對檔案信息質量要嚴格把關，建立起統一的檔案信息管理標準，實現檔案一體化管理，以實現檔案資源的無縫對接，全面提高檔案管理效率。

2.3多媒體技術應用

在信息化檔案管理中，應用多媒體技術能有效處理檔案信息中的圖、文、聲等資料，能為檔案信息查詢提供更加人性化的服務，其主要服務內容包括：1.支持全文檢索。在傳統的檔案檢索中，主要采用關鍵詞檢索的方式；而依靠信息技術，所有的紙質文檔都得到了數字化轉換，工作人員只需要按照資料庫中具體的分類要求，針對性地查找檔案。2.對音像檔案信息的檢索。在傳統檢索中，針對音像檔案類資料主要通過借助輔助設備才能獲取信息，如果沒有輔助設備支持，則無法獲得信息。3.在檔案信息編研中，工作人員通過計算機就能編輯檔案信息（在權限允許的情況下）；除此之外，還能通過光盤、U盤等拷貝資料，實現對資料內容的編輯，這是傳統技術無法所代替的。

2.4條碼技術

該技術是電子數據交換與計算機管理技術相結合的產物，在數據讀取中，只需要用采集器掃描檔案條碼，計算機就會顯示與這個檔案有關的資料，包括檔案簡介信息、年代信息、保管期限等。該技術的應用有效解決了檔案管理中存在的缺檔、擺放錯誤等問題，保證了檔案管理質量，降低工作強度。

3 對信息技術在檔案管理中應用的展望

信息技術能有效促進檔案管理事業的蓬勃發展，我們需要針對各單位性質的差異，針對性的解決信息技術存在的弊端，最大程度的發揮信息技術的潛力。首先，調整檔案管理人員的結構是重中之重，為了適應信息技術的發展，檔案管理人員需要同時具備傳統檔案管理能力和一定的信息技術基礎，我們可以通過當前職員的再培訓，使其學習信息技術的知識或者引入信息技術專業人員進行檔案管理知識培訓，建議在培養此方面人才是加強兩項技能的融合。另外，對檔案信息安全性要求高的單位需要增加數據全方位備份、數據運輸、使用過程多層加密和信息防偽方面的技術投入，加強各項信息技術的開發。對信息共享有要求的單位需要加強共享平臺的建設，電子信息的規范化歸納整理等，另外還需加大信息共享平臺的宣傳，使更多的人能獲得有效的信息。對信息的真實性有要求的單位需要側重于信息防偽技術的開發運用，防止檔案信息造假帶來的損失。

結束語

綜上所述，將現代信息技術應用到檔案管理工作中，會對檔案管理工作產生重要影響，會推動檔案管理實現變革。因此，在未來工作中，工作人員必須要認識到信息技術對檔案管理工作的影響，能正確利用條碼技術、多媒體技術，對檔案管理工作進行優化，保證檔案管理工作能實現變革，最終更好地滿足發展的需求。

參考文獻

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（作者單位：天津市濱海新區新地置業投資有限責任公司）