試論人事制度改革對人事檔案管理的作用

劉翱

摘要：隨著現代化科技的飛速發展，傳統的檔案制度及管理已經難以適應現代化發展的需求，一種全新的特點呈現在現代人力資源上，使得人事檔案管理面臨著新的挑戰。在培養、分配人才的工作中，人事檔案管理發揮著重要的作用。在過去的計劃經濟體制下，單位控制人事檔案就可以控制人才，人事檔案就是人才的身份證。隨著人事制度改革的不斷深入發展，人事檔案管理制度已非常滯后，人事檔案的作用也不斷弱化，由此暴露出許多問題，強化檔案管理，改革人事檔案的管理制度勢在必行。基于此，本文深入探討當前人事檔案管理改革的主要問題，并分析了人事制度改革對人事檔案管理產生的作用。

關鍵詞：人事制度 人事檔案管理 改革 作用

一個國家競爭力的根本就是人才的競爭，人力資源管理工作中人事檔案管理是一項極為重要的基礎工作。20世紀50年代中期，參考前蘇聯的人事檔案管理制度，順應公有制，滿足統一管理、調配人力資源和自然資源的需要而制定了現行的人事檔案管理制度。這項制度為我國穩定社會、管理人事、發展經濟發揮了及其重要的作用，然而，隨著市場經濟體制的不斷完善和改革開放的不斷深入，其社會作用和生存價值不斷弱化，這是社會發展的趨勢。僵化的人事檔案管理制度滯后于社會經濟發展形式，與社會人事檔案需求不相適應，明顯脫節，極大阻礙了人才自由合理流動，產生了明顯的負面作用。

一、人事檔案的作用

在社會公共信息中人事檔案是其重要的一個組成部分，個人的學歷、經歷、獎懲、社會關系、技術職稱等情況都是通過人事檔案來反應的。一個人不同階段的人生軌跡通過人事檔案可以得到全面反應，它記錄了一個人的工作經歷，記錄了從學校到各個工作崗位的情況。當前部分人覺得人事檔案不重要，可以不要，這是非常錯誤的。人事檔案在現代勞動用工管理中，其主要作用包括：可以出具與人事檔案有關的證明材料，以人事檔案為依據為員工提供婚姻狀況證明；提供辦理港澳通行證、護照的政審手續；為員工代辦職稱申報；為流動人員辦理社會保險和認定身份；根據檔案掌握員工從事有毒、有害工作的時間，對提前退休年齡進行推算；根據檔案確定退休年齡；代為繳納職工的工資調整、養老保險、大病醫療統籌以及失業保險等等。

二、隨著社會的發展人事檔案管理制度形成的全新特征

（一）以自身意愿為根據，個人可以選擇“無檔擇業”

社會加大了對于人才的需求，傳統的用人機制已無法適應社會的發展，發生了極大的改變。一些事業單位在進行人才招聘的過程中，要注重與其他員工之間形成的企業合作關系，以及員工的自身素養，從而加大員工在社會中的流動性。

（二）國內企業員工出現“有檔無存”情況

隨著社會經濟的快速發展，部分事業單位的人事制度也相應的發生了改變，人事檔案管理不再拘泥于傳統的管理模式，打破了傳統的終身責任制度，對于員工自己所喜歡的模型可以進行選擇全面發展。

三、人事檔案制度自身的問題

（一）人事檔案本身信息量不足，難以充分體現個人的有效信息

隨著社會的快速進步，傳統的信息收集模式難以適應社會發展的步伐。組成以往人事檔案的主要是一些社會關系、組織經驗、工作經驗、政治歷史等部分，使得人事檔案本身缺乏足夠的信息量，難以展現出更有價值的個人信息。通過人事制度改革，傳統事業單位的人事檔案管理受到了沖擊，事業單位中選拔人才和應用人員也發生了變革。傳統的人事檔案管理在有些事業單位中缺少明確的信息資源，進行人事制度變革后，事業單位內部人員產生較大的調動，人員分配“空白”情況出現在事業單位內部，發生了信息資源不全或檔案丟失情況，嚴重影響了事業單位人事制度變革，對社會主義制度建設產生了極大的制約作用。如：某事業單位內填寫的人員檔案信息不全面，人事制度改革實施后，極大影響了事業單位中部分員工的養老保險繳納和退休年齡。

（二）與相關法律制度相沖突，缺少健全的制度

以人事檔案制定的制度為根據，人們對直系親屬或自己的人事檔案都不可以直接查閱、閱讀。然而，從我國當前的形式講，人事檔案管理制度不完整，使得人事檔案管理缺乏較高的封閉性，沒有利用有效的合理的科學的手段進行人事檔案信息處理。這些問題直接體現出社會民主制度、人事檔案難以適應社會發展的腳步，也難以滿足人們的需求。

（三）進取精神缺乏，服務意識較差

保密性是人事檔案管理工作固有的一個特性，然而在具體工作中，因部分檔案管理的本身條件不好，防潮、防盜等手段有很大的不足，無法妥善管理人事檔案。另外，各級檔案管理工作技術存在的差異較大，使得人事檔案管理工作無法統一進行，無法正常共享信息。

（四）檔案秩序混亂

人才對企業和單位的發展具有重要的意義，很多用人單位都已有了充分的認識，于是采取相關的優惠政策對專業人才進行吸引。在原用人單位對人事檔案進行限制無法辦理調動工作的條件下，“三不要”做法在用人單位廣泛使用，“三不要”指的是不要調出手續，不要人事檔案、不要遷移戶口，雖然這種做法使人才的后顧之憂進行了暫時的處理，但導致檔案秩序產生混亂狀況。

（五）人事檔案管理人員缺乏合理的分配程度

人事制度實施改革后，精兵簡政是企事業單位首要進行的項目，人事制度需要向人才應用精簡化發展。事業單位內部大幅度的開展人事調動，有些事業單位內部缺乏對人事檔案管理的重視，使得事業單位中人員調動速率快，但是人事檔案調動速率卻比較緩慢，產生了人事檔案難以對接的情況，極大降低了事業單位內部人事資源的作用性，嚴重影響了事業單位人力資源的應用與分配。

四、改革人事檔案管理的主要手段

（一）清楚人事檔案管理職責

建立正確的管理理念，清楚人事檔案管理，推動管理工作的全面開展。首先，管理人員對人事檔案管理工作要充分重視，要從整體安排管理工作，對管理人員進行合理配置，提高檔案管理地位，建立健全檔案管理的監督體系；其次，管理人員要加強人事檔案的管理理念，大力進行宣傳，積極引導相關管理人員，引導他們認真執行的自己職責，把檔案管理當做基礎工作來開展，在具體工作中全面加強其工作水平，推動檔案管理工作的提高，使機關和企業的每一位員工都認為自己是檔案管理的參與者。檔案管理工作只有得到全員的重視，才能使檔案管理更好的服務于全體人員。

（二）改變傳統的人事檔案作用

當前合同方式是部分事業單位實施人事制度的主要方式，這種方式極大的限制和制約人才的發展，已滯后于社會發展的腳步，只有不斷完善、創新傳統的用人制度，讓員工自主就業，建立一種適應社會發展步伐、全新的用人機制。

（三）認真開展檔案管理人員的培訓

隨著人事制度改革的不斷深化，相應地提高了檔案管理人員的專業素質。在新的歷史條件下，領導對從事檔案管理工作人員一定要嚴格挑選，要選擇工作態度嚴謹認真、責任感強的人員，建立一支管理能力管理水平都較高的檔案管理隊伍。定期對檔案管理人員進行教育培訓，使檔案管理人員的工作水平和工作能力不斷加強。另外，要樹立科學正確的管理理念，及時更新檔案管理方式，通過現代信息技術實施檔案管理。

（四）建立專門的人事檔案管理機構

現階段，由于人員流動較快，員工所在的單位或者企業無法完全控制人事檔案，這就需要成立社會性的、中立的、專門的管理機構。檔案管理機構要制定科學的管理條款，接受國家人事部門、勞動部門以及檔案管理部門的監督和檢查，遵守國家人事、勞動、檔案管理的相關政策、制度以及法律。

（五）改變傳統的“身份”分類

傳統的人事檔案非常清楚的劃分每個人的身份，待遇會由于身份的不同而不同。所以，對這種“身份”分類有必要加以改變，創造出一個合理、公平的工作環境，在工作期間讓每個人平等，都能得到其他人的尊重，只有如此才能提高社會中的人才數量，推動社會全面發展。

（六）完善檔案信息

隨著社會持續發展，部分事業單位逐漸提升了公開檔案信息的要求。所以，為了加強檔案信息的可靠性、真實性，我國相關部門要修改傳統的人事檔案，完善檔案信息。

五、結語

在檔案管理過程中人事檔案常常會對很多部門加以涉及，這項工作內容非常復雜。改革人事檔案工作，需要不斷的完善、創新現有的人事制度，緊隨社會發展的步伐，從而開展好人事制度改革。加強人事檔案管理工作，必將更加有效地推動檔案管理，檔案管理工作也將邁上一個新臺階。

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（作者單位：吉林省四平市二龍山水庫管理局）