文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策

譚海軍

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展使人們對(duì)信息管理產(chǎn)生了一些新的認(rèn)識(shí)，在文書檔案管理中提供了便利，現(xiàn)如今，文書檔案管理在企業(yè)中的占有重要的地位。提高企業(yè)文書檔案管理水平，能有效加速其標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，促進(jìn)其規(guī)范化，對(duì)于提升單位文書檔案的有效利用有著極大作用。本文主要闡述了現(xiàn)階段我國(guó)文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案；有效管理；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2018）018-0117-01

現(xiàn)階段，我國(guó)文書檔案管理工作質(zhì)量逐年下降，導(dǎo)致部分企業(yè)的總體工作效率難以得到有效保障，從而對(duì)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展形成阻礙，為能夠明確文書檔案管理的工作內(nèi)容，充分提高文書檔案管理的有效性，從而讓文書檔案管理工作更加規(guī)范，向標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展方面進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整極為必要，文書檔案管理在推動(dòng)企業(yè)邁向現(xiàn)代化發(fā)展中起著重大作用。

一、文書檔案管理中存在的不足

1.文書與檔案工作銜接范疇的問題

文書工作和檔案工作有很多相似之處，但又不同，文書和檔案工作采用分決制度管理，二者之間相互配合、協(xié)調(diào)，可形成有效且科學(xué)的管理制度。但是這種管理制度又有很多不足之處，在某種程度上拉開了文書工作和檔案工作的距離，二者之間不在相互聯(lián)系，文書工作不了解檔案工作的內(nèi)容，檔案工作也不參與文書工作的范疇，導(dǎo)致二者沒有銜接，諸多過程出現(xiàn)脫節(jié)。目前，大多企業(yè)文書工作和檔案工作的銜接問題都不規(guī)范，問題重重，應(yīng)加以管理。

2.文書檔案管理人員的問題

文書檔案管理工作人員問題較為常見，在多數(shù)企業(yè)中均有存在，造成其產(chǎn)生該問題的原因較多，但就總體而言文書檔案管理人員不足問題主要來(lái)源于三個(gè)方面，首先是人員使用不得當(dāng)，由于文書檔案管理工作存在感較低，因而不容易在企業(yè)內(nèi)部受到重視，這便導(dǎo)致部分企業(yè)的文書檔案管理工作僅采用其余部分的工作人員頂替，而非是專業(yè)文書檔案管理人員，這不僅使文書檔案管理工作質(zhì)量有效下降，同時(shí)在工作過程中也容易出現(xiàn)大范圍紕漏，從而失去了文書檔案管理工作的基本意義。其次在人員選擇方面，由于部分企業(yè)未能有效提升文書檔案管理工作質(zhì)量，使在選擇文書檔案管理人員過程中，未能將其專業(yè)水平與素質(zhì)考慮在主要的人員考核范圍內(nèi)，進(jìn)而極大的增加了文書檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。最后是文書檔案管理工作的資金投入不足，使其人員數(shù)量難以得到有效提升，導(dǎo)致文書檔案管理團(tuán)隊(duì)人員始終保持在數(shù)量較低的工作環(huán)境內(nèi)，這不給剩余文書檔案管理人員帶來(lái)的工作壓力，而且還會(huì)出現(xiàn)很多檔案管理工作的不規(guī)范問題。

3.對(duì)待工作的重視度較差

很多人認(rèn)為文書檔案管理工作是可有可無(wú)的工作，在單位不占有總要地位，單位和領(lǐng)導(dǎo)也不重視，從而導(dǎo)致文書檔案管理人員沒有任何延伸，一味單純的把工作當(dāng)成資料的收集與整理，對(duì)待工作態(tài)度也不認(rèn)真，就算工作有點(diǎn)失誤，也不會(huì)有嚴(yán)重的處分，所以導(dǎo)致了文書檔案管理工作人員懶散，工作效率低，嚴(yán)重影響企業(yè)的風(fēng)氣。

4.文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)問題

在科技飛速發(fā)展的社會(huì)背景下，文書檔案管理工作的內(nèi)容不斷增加，同時(shí)對(duì)技術(shù)人員的能力要求也越來(lái)越高，文書檔案管理人員不僅需要最基本的專業(yè)素養(yǎng)，還需要具備專業(yè)的技術(shù)能力，如計(jì)算機(jī)辦公軟件，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用等等，但是很多企業(yè)單位對(duì)檔案管理崗位要求很低，配置的工作人員參差不齊、不專業(yè)，甚至一些年齡大的檔案管理人員還處于最原始的狀態(tài)，手工錄制操作和管理，無(wú)法數(shù)量實(shí)用計(jì)算機(jī)辦公軟件EXCEL、WORD等，更不會(huì)專業(yè)的檔案管理軟件，思想落伍。

5.文書檔案管理工作效率低的問題

在當(dāng)今的社會(huì)，信息技術(shù)可以說(shuō)每天都在更新，文書檔案管理也離不開信息技術(shù)，信息技術(shù)不僅方便快捷，而且可大大降低錯(cuò)誤率，但是很多單位的文書管理人員因崗位固定，適應(yīng)了人工操作和管理檔案，一些年老的工作人員不適應(yīng)社會(huì)的腳步，不愿意接觸新鮮失誤，還停留在手工記錄的方式上，這樣大大降低了文書的檔案管理效率，給自己加大了工作量，而且錯(cuò)誤率還大幅度上升，導(dǎo)致很多工作需要重新做。

二、文書檔案管理對(duì)策

1.提高重視，定期匯報(bào)

目前，很多企事業(yè)單位文書檔案管理工作都存在很多問題，主要原因在于單位對(duì)文書檔案管理不夠重視，覺得這個(gè)部門不重要，因此，在實(shí)際工作管理中，要以領(lǐng)導(dǎo)為中心，相關(guān)的管理人員都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的重視，將實(shí)際工作和本職內(nèi)容落實(shí)到工作進(jìn)度上，定期做匯報(bào)，相互監(jiān)督，大家一起努力，提供工作效率。

2.崗位調(diào)整，劃分責(zé)任

當(dāng)前很多企業(yè)單位文書和檔案都是分開管理的，獨(dú)立進(jìn)行，這樣的規(guī)劃即增加了管理人員的工作量，同時(shí)也浪費(fèi)的資源，沒有合理利用。要想提供文書檔案管理的工作效率和資源的合理利用，對(duì)部門崗位進(jìn)行調(diào)整是必然的，首先將文書管理和檔案管理合并到一起，然后具體劃分工作類別，將不同的人員根據(jù)個(gè)人實(shí)際情況分配到適合的崗位，這樣僅能提高工作效率，有能緩解人力資源的管理的壓力，資源合理化利用。

3.有效提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)直接影響企業(yè)的文書管理水平，所以提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)迫在眉睫，管理人員應(yīng)該具有檔案文書的專業(yè)知識(shí)以及熟練的業(yè)務(wù)技能，更要具備良好的專業(yè)素質(zhì)、積極的思想理念。專業(yè)的文書檔案管理人員還應(yīng)該持續(xù)學(xué)習(xí)，開拓視野，把握檔案領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)，在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)中，穩(wěn)步促進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范性。

4.充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)改革管理方式

信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給文書檔案工作帶來(lái)新發(fā)展，從原始的傳統(tǒng)手工錄入的工作方式，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓夹g(shù)管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，不斷提供文書檔案管理的工作銷量和工作質(zhì)量，另外，大型有條件的企業(yè)可以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的鏈接，將文書檔案部分和其他的部分聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)各部分之間的相互交流，為單位今后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理工作重要性不言而喻，在現(xiàn)階段的工作過程中，部分企業(yè)在文書檔案管理過程中，仍存在較多問題，成為阻礙文書檔案管理工作邁向規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)主要問題，因而為能夠有效的對(duì)以上問題加以解決，并制定行之有效的解決方案，需通過加強(qiáng)管理、提高重視度及建立制度等方面人手解決，以此為我國(guó)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展創(chuàng)造有利環(huán)境。因此，加強(qiáng)文書檔案管理的研究，對(duì)推動(dòng)檔案管理健康發(fā)展具有重要現(xiàn)實(shí)意義。