淺議住宅小區物業檔案的管理

文/王侃

1991年上海市率先實行住房制度改革，極大地調動了全市、全社會加快住宅建設、改善居住環境、提高居住水平的熱情，十幾年來許多設計合理、功能齊全、配套完善、環境優美的居住小區如雨后春筍般拔地而起。截至2017年底，全市住宅小區總數已近1.3萬個，總建筑面積超過7億平方米。而與之相應的是，從事住宅小區物業管理的企業也超過1700家，他們在對小區房屋及配套的設施設備和相關場地進行維修、養護、管理的日常工作中，在為業主提供服務的過程中，自然而然地積累了大量的文件資料，形成了住宅小區物業檔案。

一、住宅小區物業檔案的內容

住宅小區物業檔案是物業管理企業在住宅小區的日常管理和服務過程中形成的業務檔案。從服務主體與服務對象的角度來分，住宅小區的檔案種類大致上可分為兩大類：一類是小區物業管理企業自身在日常運行過程中形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、人員檔案等；另一類是在服務過程中形成的物業管理專門檔案，包含物業維修檔案、物業租賃檔案、業主及住房檔案、園林及綠化檔案、公共維修資金的繳交和使用檔案、小區業主委員會的工作檔案等。其中，基建檔案是小區建筑物于規劃、設計、施工、使用中形成的工程資料；設備檔案是物業管理服務所必需的機器及設備等檔案，記錄了電梯、監控、消防等小區設備的使用、維修與養護情況；業主及住房檔案收錄了業主從入住開始整個使用過程中的所有檔案。

二、住宅小區物業檔案的特點

住宅小區物業檔案是小區開展物業管理活動的基礎資料，與人們的日常生活密切關聯。隨著小區房屋買賣、裝修、租賃等情況的反復出現，住宅小區物業檔案記錄的內容也會越來越詳細，它是物業管理企業開展物業管理不可或缺的檔案材料。住宅小區物業檔案具有形成領域較為局限、文件材料來源較為穩定以及檔案動態性、完整性較強等特點。

1．局限性。小區物業管理工作，涉及的范圍局限于住宅小區的物業范圍之內，管理的對象是小區物業，服務的對象是小區的業主或租賃人，工作的內容也十分具體。即使合同到期，物業管理企業發生變化，只要住宅小區還在，小區業主或租賃人還在，管理服務就仍要照常進行。

2．完整性。住宅小區物業管理檔案以一個具體的住宅小區為對象組織案卷，時限從住宅小區建成到最終拆遷。其存在期間，從物業管理企業前期介入從開發商處獲得的基建設備文件檔案開始，不管如何變化，管理過程中產生的文件材料都會被保存下來，全面反映住宅小區的完整的變遷過程。

3．穩定性。住宅小區的日常物業管理工作繁瑣而不復雜。每一項物業管理工作都會按照固定的工作流程重復進行，如住宅小區的各種維修工作，因此，所形成的文件材料往往帶有統一的格式，如業主信息登記表、各類費用收取登記表、業主維修報修清單等各類材料，也為日后實現標準化、數字化管理創造了條件。

4．動態性。住宅小區內的物業并不是一成不變的，可能因為買賣、繼承等發生業主權屬變更，小區內的住宅及其公共設施也需要必要的維修和養護，因而相對應的人和物的材料也會不斷產生，需要不斷地添加到檔案中去，不斷更新。

5．公開性和隱密性。住宅小區物業管理檔案既具有公開性，又具有隱密性。一方面，檔案記錄著小區內相關物業及其管理情況，這部分內容對與小區有關的所有人員來說都是公開的，如有關維修的檔案，有關綠化、保安、保潔的檔案；另一方面，檔案中也包含大量的涉及小區業主、物業管理企業的隱私內容，如業主或住戶的個人信息、小區住宅的產權狀況，需要妥善對待，區分處置。

三、住宅小區物業檔案管理的現狀

住宅小區物業檔案是物業管理企業日常工作的真實記錄，為完善住宅小區的物業管理和服務提供了最為基礎的素材。但是由于物業管理在我國的發展時間短，物業公司更注重物業管理服務實際工作，對檔案工作的重要性認識不足，小區物業檔案的管理仍存在缺乏專業的監管體系、工作標準與流程不規范、管理水平有待提高以及管理設置還需完善等問題。

1．缺乏專業的小區物業檔案監管體系。目前，我國物業管理行業的檔案管理還沒有一個統一的規范性專業文件來指導整個行業檔案管理工作的開展，更談不上小區物業這一更為細分的主體。對于住宅小區物業管理檔案工作如何開展，如何規范化收集整理加工范圍、明確檔案的保管期限以及有條件地利用，小區物業管理企業更多的是按照《檔案法》和相關的居住物業管理辦法的規定，自發地參考企業檔案的管理模式開展小區物業檔案的管理。既缺乏有針對性的工作指導，又缺少有效的管理監督。這應當引起相關政府管理部門的高度重視。

2．工作標準與流程不規范。有些小區的物業管理企業，在小區物業檔案的管理過程中，由于對檔案工作認識的偏差，有些物業企業的檔案管理部門只收集小區的基建檔案，而對于其他種類檔案則完全交由相關部門自行保管。這樣不利于整個小區物業檔案的集中保管，容易造成檔案的缺失。由于缺乏統一的物業檔案保管期限方面的標準，各物業公司在進行檔案鑒定時差別太大。

此外，住宅小區物業管理出現期滿變更物業公司時小區物業檔案管理缺乏統一交接流程，容易出現之前物業公司拒不移交有關檔案和移交不完整、不規范等現象。

3．管理水平不高。住宅小區物業檔案的管理水平的高低，取決于具體從事小區檔案管理的管理人員的意識、素質和業務水平。目前很多從事小區物業管理的企業往往沒有專門的檔案管理人員，采取讓一部分管理人員兼職檔案管理，或通過聘用一些非專業人員從事檔案管理，從而導致住宅小區物業檔案的收集、整理、移交、利用等環節都存在較大問題。

4．設施設備條件不夠完善。住宅小區物業檔案保管的好壞與庫房的設施完備度息息相關，目前許多物業管理企業檔案并沒有設定專門的庫房來保管檔案。有些檔案散落于企業內部的各個部門，既不利于檔案的安全，又不利于檔案的利用，也不利于檔案的長期保管。由于沒有庫房，缺乏必要的保管條件，許多小區物業檔案還易受到損害，問題較嚴重。

四、完善住宅小區物業檔案管理的建議

住宅小區物業檔案記載著小區內物業管理服務活動情況，與市民百姓息息相聯，也是民生檔案的重要組成部分。對于住宅小區物業檔案的管理應當引起各級房管和檔案管理部門的高度重視，建立健全統一的管理體制，明確小區物業檔案涉及范圍與管理利用辦法，在確保完整、安全的前提下，按照集中統一、分類管理、便于利用的原則，加強對住宅小區物業檔案的管理。

1．建立健全管理體制。各級房管部門和檔案管理部門應共同參與，盡早組建住宅小區物業檔案管理工作監督管理體制，對住宅小區的物業檔案管理工作進行指導，明確檔案工作的責任主體，制定統一的有針對性的檔案管理規范與標準，明確住宅小區檔案所涉及的范圍，制定保管的期限，根據小區物業檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等具體環節，健全管理監督體制，定期開展專項監督檢查，發現問題及時督促整改。

住宅小區物業管理企業應當根據《檔案法》、《物業管理條例》等相關法律、法規，建立起相關物業檔案管理辦法與制度，切實加強檔案管理，維護業主切身利益。對于需提前介入的新建住宅小區，或物業管理產生交接變更時，要特別重視物業檔案的移交工作，將與小區有關的基建檔案、設備檔案、小區業主檔案等一起移交，并填寫移交清單等資料，以確保物業檔案的完整移交。

2．規范管理流程。住宅小區物業檔案應當實行集中統一管理，建立統一清晰的小區物業檔案管理流程，明確收集、整理、鑒定、保管、利用等各環節檔案工作的具體要求，做到文件材料收集完整真實、整理過程分類排列規范、期限鑒定準確無差錯，庫房專人專管，維護整個小區物業檔案的完整與安全，方便利用查找。在小區物業管理發生交接時，應明確兩家物業管理企業的責任和義務，明確在約定的時間內將與小區有關的基建檔案、設備檔案、小區業主檔案等一并移交給下一個物業企業，對于不能在規定時間內完成移交的檔案，則要簽署未移交清單，督促其及時補齊，確保整個小區物業檔案的完整。對于拒不履行移交義務的物業管理企業，應依法依規追究其責任。

3. 強化小區物業管理檔案工作。住宅小區物業檔案工作的好壞，關鍵在于從事檔案管理工作的人員。這就要求具體從事檔案管理的工作人員要具有較為豐富的相關知識和檔案工作的專業水平。小區物業檔案要實現專業人員管理，對檔案管理人員進行定期的專業和業務知識的培訓，提高各方面的管理技能。同時，物業管理企業還應提高檔案實體保管的質量，要舍得投資新建或改建具有相當容量和適宜條件的庫房，按照檔案管理的規定，配備必要的設備，加強“八防”措施，保證小區物業檔案實物的保管環境。

4. 加強住宅小區物業檔案的利用。住宅小區物業管理檔案包含了大量的檔案信息，用好檔案既能及時發現物業管理存在的問題，做好小區物業管理工作，又能為業主提供更為體貼的服務。隨著時間的推移，檔案信息也會不斷擴充豐富，除了傳統地提供檔案實體查閱外，還要利用新的信息與網絡技術，加強對檔案信息內容的再加工。有條件的地區，各級管理部門可以引導各個小區物業公司把小區的物業管理檔案集合在一定的平臺上實行信息共享。

5. 探索住宅小區物業檔案管理的現代化建設。隨著數字化技術和互聯網技術日趨成熟，小區物業管理過程中，物業管理企業開始實行無紙化辦公和數據的網絡傳輸，小區物業檔案管理將會逐步實現電子化、數字化。這就要求小區物業管理企業在現有的經濟條件下，逐步配備電子檔案管理要求的具有錄入、檢索、掃描、查詢、保存功能的電子設備，建立電子檔案管理系統，在維護電子檔案安全的同時，加強物業檔案信息資源的開發，不斷增加物業檔案信息的時效性和互動性，使物業檔案科學合理地為物業管理工作提供高質量服務。

住宅小區是老百姓生活的小社會，住宅小區物業管理檔案記錄了小區的民生軌跡，也是十分重要的民生檔案。重視加強其管理，規范科學地保管、合理廣泛地利用好住宅小區物業檔案，有助于住宅小區的物業管理與服務水平的提高，有利于住宅小區的業主在熟悉環境中享受舒適的生活。