電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理策略探討

趙金玉

摘要：檔案管理隨著信息化技術的發(fā)展和普及，實現(xiàn)了傳統(tǒng)的紙質檔案向電子化檔案管理的轉變，不僅延長了檔案的存在壽命，也提高了工作效率和準確性。電力企業(yè)是我國經濟的重要組成部分，關系到人們的日常生活和工作關系社會的穩(wěn)定和經濟的發(fā)展，因此電力企業(yè)應該合理的運用計算機信息技術，加大對文書檔案的現(xiàn)代化管理。但在新舊經濟體制融合并不徹底的情況下，檔案管理工作還存有不足之處，制約著電力企業(yè)的發(fā)展。在此，文章通過闡述檔案現(xiàn)代化管理的重要性，分析目前的管理現(xiàn)狀，并提出了一些對應策略。

關鍵詞：檔案現(xiàn)代化管理；重要性；現(xiàn)狀；策略

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的廣泛確立，企業(yè)對檔案的管理也提出了更高的要求和標準。而企業(yè)文書檔案是企業(yè)在各項管理活動中直接形成的具有一定保存價值的信息記錄。包括了工作記錄、人員資料、業(yè)務往來信息數(shù)據等人事和財務方面的事項，表現(xiàn)形式大多是圖片、表格、文字、錄像或音頻等。對其進行現(xiàn)代化管理將這些檔案資料進行整理、排列、儲存、傳達、查閱、開發(fā)和利用，讓這些資料通過網絡載體從形式上向數(shù)字化和信息化轉化，即能夠提高檔案資料的利用率，也能為用戶提供更為便利的服務。

一、電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的重要性

檔案管理是一項綜合性和全局性的管理活動，掌握的是整個企業(yè)的經營生產狀況，所以各環(huán)節(jié)、各部門都需要極高的銜接性，實施文書檔案管理，可以緊跟時代對電力資源和信息的管理要求，而發(fā)揮出更加優(yōu)良的服務職能，同時還保持了檔案的真實性，也為后期的查閱和參考提供了方便。另外，電力企業(yè)在發(fā)展中逐漸提高了對專業(yè)知識和技能的要求，而文書管理又與企業(yè)的中心活動任務是緊密聯(lián)系在一起的，因此加強文書檔案的現(xiàn)代化建設可以用更加完善的制度來推動和保障中心任務的發(fā)展，符合了電力企業(yè)的發(fā)展需求，從而提高整體的管理水平。

二、電力企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）文書與檔案管理脫節(jié)。受傳統(tǒng)經濟體制的束縛，各個部門的管理內容一般在企業(yè)中都是相互獨立，尤其是檔案管理部門，將文書管理活動作為唯一的工作內容，而忽視了其他環(huán)節(jié)之間的關聯(lián)性。若是電力企業(yè)某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了信息錯誤問題、電力系統(tǒng)運行出現(xiàn)了異常，則無法提供有效的解決辦法，無法制定出有效的決策部署，不利于企業(yè)自身的發(fā)展和市場的開拓。另外，部門之間的獨立，也會導致檔案信息資源得不到共享，企業(yè)上至領導、下至員工都認為檔案涉及企業(yè)機密，是不與公開的，只能是專門人員進行保管，由此在企業(yè)發(fā)展計劃、人員聘用、薪資待遇等與職企自身利益相關的問題和制度上則無法實現(xiàn)透明和公開，無端會引起企業(yè)內部矛盾。

（二）利用率低。首先，企業(yè)雖然引進了大量的現(xiàn)代化的辦公設備，但運用率不是很高，大多數(shù)企業(yè)還是沿用著傳統(tǒng)的管理方式，不僅增加工作難度，也耗費了大量的人力、財力，工作效率還沒有達到理想的程度，檔案的堆積嚴重；其次，由于缺乏正確的認識，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)上沒有相關的管理體系和工作考核制度進行管制和約束，無法及時應對檔案的防潮、防盜工作，從而使企業(yè)的檔案信息無法完整的進行收集，容易造成檔案資料的不完整、泄漏和丟失，說明現(xiàn)代化設備沒有得到充分發(fā)揮。

三、電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理策略

（一）合理利用網絡平臺，建立信息開放服務中心，對資源信息開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的安全共享。通過各類媒體終端，創(chuàng)造全方位的服務工作，單位也要及時監(jiān)管網絡環(huán)境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被竊取外流現(xiàn)象；其次從全局出發(fā)，結合競爭和服務并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規(guī)范服務行為和思想，將服務模式納入到績效考核中，以便綜合評價，從而為服務人員提供了一定的激勵和約束。

（二）加強管理隊伍建設。加大對檔案工作的支持力，加強對從業(yè)人員的培訓，擴大員工的對外交流和學習平臺，轉變從業(yè)人員的思想。另外對人員的培訓也要從不同角度來進行。定期進行專業(yè)的知識和技能的培訓，以適應更新速度較快的科學技術，提高從業(yè)人員對分析、判斷、實踐和應急能力。同時公司科技人員，在設置安全保密系統(tǒng)方面，能夠進一步研發(fā)，嚴格監(jiān)管計算機發(fā)布的內容，從而能夠有效的避免計算機被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

（三）提高數(shù)字化管理。在管理工作中利用網絡光纖與硬盤的連接陣列，提升數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)性，同時增加系統(tǒng)內部的儲存量。其次，對磁盤陣列產品的結構和硬件的組合要按照嚴格的標準進行操作，而磁盤陣列需要多元化的保護程序都為數(shù)字化檔案管理提供了系統(tǒng)保障，增加了檔案的安全性。再次，要提升檔案的使用性。由于磁盤陣列本身具備了對系統(tǒng)的維護功能，使得數(shù)字化檔案的管理可以實現(xiàn)在線升級功能，讓管理更見便利、安全、有效。

四、結語

經濟全球化給我國經濟帶來了更為廣闊的發(fā)展空間，現(xiàn)代化建設也已然成為了經濟結構中的重要活動內容。加之檔案文書管理在整個管理活動中處于關鍵地位，更應該從制度、模式和人員方面加強管理，促進現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展。

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