企事業單位電子文件管理現狀與對策分析

馬曉波

摘要：隨著信息化技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式受到了巨大的沖擊，現有的“管文件”管理模式已不能適應信息化發展的需求，大數據技術的迅速發展在電子文件管理方面提出了極大的挑戰，檔案管理人員必須轉變思想，由“管文件”向“管數據”轉變。本文對企事業單位電子文件管理現狀、發展歷程進行了闡述并進行了分析，以期對其他單位的電子文件管理起到借鑒作用。

關鍵詞：電子文件；管理；分析

一、從館藏檔案類型看各門類檔案電子文件的管理現狀

目前航空工業企事業歸檔的電子文件按檔案類型劃分主要有以下幾個方面：

1.絕大多數型號和設備檔案已上線PDM系統（產品數據管理系統）進行電子審簽，流程發布之前文件會由檔案人員將數據歸檔至檔案管理系統，鑒于目前很多的檔案管理系統無法讀取三維模型的原因，從PDM系統歸檔至檔案管理系統的圖樣為轉換成PDF的二維圖。

2.公文式的管理類檔案，公文在OA系統流轉完成之后由黨政辦公室人員歸檔至檔案管理系統，除檔案管理系統條目中各字段信息自動提取外，對應歸檔的電子文件包括公文、公文審批辦理記錄和審閱記錄的截屏等均會歸檔至檔案管理系統。

3.其余未上線PDM系統審簽和OA系統的檔案類型，目前仍采用由設計人員在檔案管理系統Web端錄入條目并上傳電子版或檔案員在檔案管理系統客戶端錄入條目并上傳電子版的形式歸檔。

目前隨著航空工業信息化程度的不斷推進和數字檔案館建設的不斷完善，大部分單位均已建設或正在建設企業類數字檔案館，檔案管理系統均已與單位主要業務系統建立了集成接口獲預留的接口。

二、從館藏電子文件類型看電子文件發展歷程

航空工業企事業單位館藏的電子文件類型大體分為可編輯的Word、掃描版的Pdf、照片形式的JPG、視頻形式的WMA以及與檔案管理系統集成的OA、PDM等系統直接歸檔至檔案管理系統的固有格式幾種類型。在OA和PDM系統上線之前，由歸檔人員上傳至檔案管理系統Word格式和檔案人員因信息化建設需要掃描的Pdf版為館藏電子文件的主要形式，伴隨了“雙套制”制度推行的整個發展歷程，保存的這兩種格式的電子文件一直以來在檔案利用方面提供了極大的查考和參考作用，除利用檔案管理系統Web端在線瀏覽電子全文外，歸檔電子文件申請發放后的再次編輯、修改為型號研制、改進改型中發揮了重要的作用。OA和PDM系統上線后，在業務系統管理的項目，數據自動采集歸檔至檔案管理系統，建立了廠所PDM系統協同平臺，實現了與主要配套研制廠檔案數據的協同發放與接收，紙質檔案的復制、曬蘭工作大大減少，大大提高了工作效率，節約了人力、財力和物力成本。

三、企事業單位電子文件管理存在的問題與分析

雖然航空工業企事業單位主要的業務系統與檔案管理系統建立了接口并可實現數據的自動采集歸檔，但隨時單位信息化工作的不斷推進，若各個管理系統將來均與檔案管理系統建立接口并實現自動采集歸檔，即使技術層面可以實現檔案管理系統本身也不一定有這么大的承受能力。隨著“10號令”在各個單位的全面推廣，是否有電子文件歸檔范圍未納入檔案管理業務也是我們亟須梳理的問題。

1.檔案信息化程度有待進一步提升，目前只有絕大多數型號檔案和大部分設備檔案在PDM系統中運行，應可能的將更多的檔案類型納入系統中。

2.很多單位OA系統已上線多年，系統中涉及很多種業務流程，在系統中流程已完結并歸檔的數據眾多，但因業務分工的不同，此類數據均由信息化部門負責備份與保管，檔案部門甚至很多模塊中的內容都無法瀏覽。在諸如此類的管理系統中電子文件的管理仍采用“系統誰負責維護、電子文件誰負責管理”的原則，業務部門在技術上更適合管理，檔案部門在能力上存在不足、在責任上也擔當不起，本單位曾經發生過OA系統中有幾天的所有流程數據丟失且無法利用備份恢復的現象。

3.借助文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制對各門類檔案的歸檔進行重新梳理的現狀，擴大電子文件的歸檔和管理范圍。能利用檔案管理系統進行管理的可納入檔案管理系統進行管理，對游離于檔案管理系統之外的，可在相應的系統中建立歸檔節點，數據仍由各業務部門負責管理和維護，檔案部門采用定期監督和檢查的方式查看電子文件的管理情況。

四、小結

隨著計算機技術、信息技術以及多媒體技術的迅速發展，各企事業單位的信息化水平不斷提高，對產業結構的優化升級、工業化、現代化起到了巨大的促進作用。傳統的檔案管理模式已不能適應新形勢下時代對檔案管理的要求，檔案管理人員應充分利用現代信息技術、數字化手段，以檔案管理系統為核心，對電子文件和數字檔案信息資源進行收集、整合，通過高速寬帶通信網絡設施連接和提供利用，實現資源共享，使檔案信息資源的管理和利用更大程度的滿足科研生產的需要，縮短產品的研發周期。檔案人員應在信息化條件下主動作為，將檔案管理環節嵌入到各信息系統中，否則，功能越來越強大信息系統如PDM、OA等將替代檔案管理系統的功能；檔案部門的職能和地位將逐步被邊緣化。