城建檔案管理工作中存在的問題及對策探討

薛嬌

摘要：城市建設規(guī)劃檔案管理工作對于城市的現代化建設有著不可或缺的作用，不僅為城市的現代化建設提供科學而準確的依據，而且是以后可能出現的搶險救災、城市變遷等情況的重要信息資料。因此城市建設規(guī)劃檔案管理是否科學合理，以及在使用的過程之中是否能夠做到快捷高效，直接影響著城市現代化進程的質量和速度。由此可見，做好城市建設規(guī)劃檔案的管理工作有著十分重要的現實及長遠意義。

關鍵詞：城建檔案；管理；問題；對策

一、城建檔案管理工作中存在的主要問題

（一）城市建設檔案管理工作人員的整體素質還有待提高

政府及部分領導對于城市建設檔案管理工作的認識不夠全面，認為這項工作并沒有占據很重要的位置，因此對于城市建設檔案管理工作存在著一些輕視，沒有引起足夠多的重視。這造成了很多不良的印象，其重要影響就是城市建設檔案管理工作的力量相對薄弱。這種現象的出現是有其原因的。長時間以來，政府部門認為城市建設管理工作的主要內容就是整理保存資料和文獻，是一種不怎么重要而且可替代性很強，可有可無的工作。正所謂上行下效，上層領導不重視，下層的一線工作人員自然也就很難拿出高漲的工作熱情，因為在他們他們已經長期形成了一種消極的意識，即不管我做得好與不好，領導也不會在意，那么偷一偷懶有有什么大礙。在某些經濟基礎并不是很好的城市或縣城里，甚至沒有專業(yè)的城市建設檔案管理部門，而是由其他單位代為處理此項工作。其結果是顯而易見的，城市建設檔案管理工作一片混亂，已經根本無法發(fā)揮其應有的作用，形同虛設。另一方面，城市建設檔案管理相關工作人員很多是轉業(yè)人員或并沒有相關知識能力與技能的人員，根本不懂得如何正確高效地完成檔案管理工作。這樣一來，等到真正要用到檔案的時候，變成了無頭的蒼蠅，到處亂撞，效率低下，城市建設規(guī)劃檔案無法物盡其用，喪失其重要的作用。城市建設規(guī)劃檔案管理工作十分重要，它在搶險救災，以及城市變遷資料保存方面都有著無可替代的作用。而現在，城市建設規(guī)劃檔案管理工作遇到的首要問題就是從業(yè)人員的專業(yè)水平低下，解決此問題，刻不容緩。

（二）城市建設規(guī)劃檔案管理硬件設施有待提升

城市建設規(guī)劃檔案管理硬件設施滯后，并不是某些地方的問題，而是在全國范圍內都普遍存在。由于政府和領導對于城市建設規(guī)劃檔案管理工作的重視程度不夠，在資金方面的投入不足，使得城市建設規(guī)劃檔案管理的硬件設施十分落后，效率低下，已經嚴重跟不上時代的要求。在某些縣市，用于城市建設規(guī)劃檔案管理的庫房條件極差，密閉、潮濕、黑暗，防護措施也聊勝于無，對于防火防盜都無法保證。長期下來，部分文獻已經出現的蟲蛀、返潮等問題，這對于以后資料文獻的取用有著十分惡劣的影響，而且這種問題和影響是不可逆的，已經造成損壞的資料文獻，想要修復是十分困難的。現在這個時代是互聯網時代，網絡利用其互聯互通的特點和優(yōu)勢，可以實現各部門之間的高速聯通與合作。政府的其他部門都在積極利用互聯網優(yōu)勢，但是，在城市建設規(guī)劃檔案管理工作方面，卻沒有積極利用互聯網互聯互通的巨大優(yōu)勢，還在以傳統(tǒng)的紙質文獻的方式保存資料。這樣做，一方面加大了文獻被損壞的概率。另一方面，對于文件調取使用手續(xù)繁瑣，過程緩慢，而且會經常犯錯，部門之間難以快速地團結協作，效率十分低下。這種傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經跟不上時代的需求，難以滿足人民群眾以及相關政府部門的需要。

（三）城市建設規(guī)劃檔案管理工作機制不健全

城市建設規(guī)劃檔案管理工作的機制不健全主要體現在以下幾個方面。首先，想要提高城市建設規(guī)劃檔案管理工作的效率，有一個必不可少的要素，那就是有一個健全的工作管理機制作為其強大的后盾。盡管政府部門在做出努力，積極改善，但是由于城市建設規(guī)劃檔案管理部門的設置之初，并沒有健全的管理制度作為支撐，其結果是每個城建規(guī)劃檔案管理部門有著自己的規(guī)章制度，彼此之間缺乏統(tǒng)一的標準，部門之間不能夠互聯互通，協調合作起來存在著諸多的不便，效率難以提升。其次，若要提高城市建設規(guī)劃檔案管理工作的效率，必須要做到有據可依，也就是說應該有一套完整的規(guī)范化和職業(yè)化的規(guī)章制度和工作章程，來引導和督促相關工作人員正確而合理地展開工作，而不應該呈現出一盤散沙，各自為戰(zhàn)的狀況。先撇去相關工作人員的工作熱情不談，只要有一套可以遵循的理論依據，相關工作人員至少能夠按照其中的具體工作流程和制度規(guī)范，順利而高效地完成城建規(guī)劃檔案的管理工作。

二、對于城市建設規(guī)劃檔案管理工作中問題的解決對策

（一）提升城建檔案管理工作人員的業(yè)務能力和素質

提升城建檔案管理工作相關人員的業(yè)務能力和素質，主要從兩個方面入手。一方面，在人才引進方面要提高門檻，并不是所有能都適合做檔案管理的工作，也不是每個人都有這方面的能力，所以在引進新的工作人員時，要嚴格把關，排除掉不適合或沒有能力的人員，引進更多更優(yōu)秀的高素質人才。另一方面，也要積極做好城建規(guī)劃檔案管理相關工作人員的入職培訓。檔案管理畢竟是一項專業(yè)化很強的工作，因此需要相關工作人員具備豐富的檔案管理工作的知識以及熟練的檔案管理工作的能力。而且，對于已經入職很長時間的所謂老員工，也要抓好后續(xù)的定期培訓工作。時代在不停地變革，檔案管理工作人員所應具備的知識和能力也在不停地變化和更新，因此需要每一個工作人員都能夠熟練掌握適應現階段時代需求的知識和能力，以滿足準確、快速、高效地完成指定的各項工作的需要。

（二）增加經費投入，升級城建檔案管理硬件設施

現在這個時代是互聯網時代，網絡可以快速、高效而準確地聯系起世界的任何一端。政府的其他部門都在積極利用互聯網優(yōu)勢，打通不同部門之間的隔閡，使工作效率空前地提高，提升了政府部門在人民群眾心目中的光輝形象，使人民群眾更加相信和擁護政府的正確領導。城市建設規(guī)劃檔案管理工作應當搭上互聯網時代的順風車，將資料文獻聯網，便于在政府各部門之間查閱和使用。一方面，由于工作效率的提高，不再拖拖拉拉，可以提升政府部門在人民群眾心目中的形象，使人民群眾更加相信和擁護政府的領導。另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作存在的效率低下，錯誤率高，調取困難等問題，使城市建設規(guī)劃檔案難以及時發(fā)揮其重要作用。政府應該加大對于城建檔案管理工作的資金投入力度，使城建檔案管理部門變成一個高科技、信息化、網絡化的部門，不僅要跟上和順應時代的需求，而且要走在時代的前沿。

（三）完善城市建設規(guī)劃管理工作的工作制度

城市建設規(guī)劃管理工作必須得到領導的重視，并且在政府的積極領導之下，形成完善的工作制度。所有的城建檔案管理工作都必須實現流程化、標準化、專業(yè)化。在檔案管理部門內部，在引入優(yōu)秀工作人員，增加政府資金投入以及提升硬件設施的前提下，激發(fā)相關工作人員的工作熱情，讓他們以一種積極而謹慎的態(tài)度去完成所分配到的各項任務。在各部門之間，各地的城市建設規(guī)劃檔案管理部門不應該再繼續(xù)各自為戰(zhàn)，用自己的制定的規(guī)章制度處理事情，而應該彼此在制度上形成一種默契，制定一套完備而通用的制度，并迅速實施推廣，以便于相互之間可以互相支持與配合，更加高效快捷地展開工作。

三、結語

時代在進步，經濟在發(fā)展，城市的現代化進程也在如火如荼地推進。在這個過程中，會用到很多城市建設規(guī)劃檔案的各種資料文獻。因此檔案管理部門的重要性也在日漸凸顯出來。本文從實際工作出發(fā)，提出了城市建設規(guī)劃檔案管理工作中的一些問題以及解決問題的相關對策，我們必須以一種發(fā)展的眼光正是這些問題，當機立斷，及時分析矛盾，解決問題。政府部門的改良需要一個過程，需要相關各部門及人員的共同努力。我們要有科學的發(fā)展觀，全面地看待問題，并努力地解決問題。希望本文提出的問題及建議對于以后的檔案管理工作能夠起到一些積極的作用，使城建檔案物盡其用，并達到快速高效的效果。

【參考文獻】

[1]譚芳.關于城市規(guī)劃檔案管理現存的問題分析及對策探討[J].科技展望，2016（12）.

[2]張怡.信息時代檔案管理工作面臨的問題及探討[J].城市規(guī)劃，2011（06）.

[3]唐宏民.城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作存在的問題及解決方法[J].考管理世界，2017（26）.