網(wǎng)絡環(huán)境對檔案創(chuàng)新管理的影響探究

周婧昭

摘要：在互聯(lián)網(wǎng)信息技術的影響下，各個領域都進入了網(wǎng)絡化的辦公環(huán)境。以往使用的檔案管理模式和方法已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需求，想要順應時代的發(fā)展，檔案工作就需要對管理模式進行創(chuàng)新，將先進的技術設備應用到檔案工作中，實現(xiàn)對現(xiàn)代化信息資源的有效利用。目前的檔案管理工作還存在著許多問題，影響著檔案管理工作的質量和效率，檔案管理部門需要將網(wǎng)絡環(huán)境下的優(yōu)勢充分應用到檔案管理工作中，促進檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

關鍵詞：網(wǎng)絡環(huán)境；檔案創(chuàng)新管理；影響

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀

首先，許多企業(yè)檔案部門的管理人員對檔案工作沒有一個正確的認知，通常管理人員對相關工作知識拘泥于表面，沒有對其進行深入的管理，一般都是上級部門有檢查才會對檔案進行整理，缺乏長期有效的管理，不能將檔案資料的作用充分發(fā)揮出來。

其次，檔案管理部門在開展相關工作的過程中沒有建立完善的管理制度，這就無法約束工作人員在檔案管理工作過程中的行為，工作人員在工作的時候行為不規(guī)范，不能保證工作的質量。而且，也沒有對工作人員進行有效的管理，很容易出現(xiàn)遺漏或者丟失的問題，這對后續(xù)其他部門的查閱有著嚴重的影響。

最后，許多檔案工作部門的基礎設施建設的比較差，沒有將先進設備應用到檔案管理工作中，沒有建立自動化的辦公環(huán)境，這對檔案工作的創(chuàng)新管理有著比較大的影響。檔案的自動化管理可以節(jié)約人力資源的使用，也可以提升工作效率。但是在目前的工作中，缺乏專業(yè)的技術型人才，沒有健全的管理手段，許多單位即使將現(xiàn)代化的技術設備應用到管理工作中，也無法將其作用充分發(fā)揮出來，這就會影響檔案信息化、自動化發(fā)展的腳步，在信息資源越來越多的情況，無法實現(xiàn)資源的有效管理和應用。

二、網(wǎng)絡環(huán)境下對檔案創(chuàng)新管理的影響

1、實現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新

在網(wǎng)絡環(huán)境下，越來越多的技術和知識應用到各個領域，先進的理念沖破了傳統(tǒng)觀念的束縛，現(xiàn)代化的服務理念融入到檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)中，為后續(xù)的檔案管理工作的信息化建設打下了基礎。

2、提升了工作人員的綜合水平

以往企業(yè)對檔案管理工作的重視程度不高，選擇的工作人員也不具備專業(yè)性的技術水平，在進行檔案管理工作過程中，專業(yè)人員少之又少。而當前許多信息技術應用到了檔案工作中，其對工作人員的能力水平提出了更高的要求，想要完成各項工作，工作人員就必須順應時代發(fā)展，提升自身的能力水平，不斷學習專業(yè)性的知識，將網(wǎng)絡技術熟練中應用到相關工作中。只有提升自己的綜合能力，對工作進行創(chuàng)新，才能適應當前的發(fā)展形式，將自身的能力體現(xiàn)出來。

3、實現(xiàn)對紙質檔案資料的保護

眾所周知，傳統(tǒng)的檔案文件大多以紙質形式存在，受紙張?zhí)匦缘南拗疲瑱n案管理部門還需要根據(jù)不同的時節(jié)做好溫濕度的調(diào)整以及相關防蟲工作，以避免檔案資料被侵蝕和損壞，其浪費的人力、物力和財力巨大，但是收效并不顯著。隨著計算機網(wǎng)絡的高速發(fā)展，檔案信息資源大范圍內(nèi)的交流與共享成為現(xiàn)實，能夠通過計算機對檔案原件進行電子掃描，然后將檔案信息以電子文件的形式進行收藏，不僅可以使得檔案信息不再受到地域限制，而且可以幫助檔案管理人員實現(xiàn)快速瀏覽、使用和服務，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的服務內(nèi)容和模式，真正達到保護檔案原件的目的。

4、完善了歸檔方式

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案文件的歸檔都是采用繁瑣的人工手工勞動進行的，不僅費時費力，而且工作效率十分低下。但是，通過檔案管理網(wǎng)絡化，能夠用計算機操作取代一系列檔案管理的手工作業(yè)，實現(xiàn)檔案管理的電子計算機網(wǎng)絡化管理，也能夠真正實現(xiàn)檔案管理人員的解放，使其能夠簡便自由地通過計算機軟件進行著錄檔案、瀏覽查閱等工作，不受時空限制自主借助網(wǎng)絡進行檔案信息的檢索和歸檔，大大改善了檔案文件的歸檔方式，不僅實現(xiàn)了檔案資料的分類整理和系統(tǒng)調(diào)整，而且有效地提高了檔案管理的工作效率，為檔案管理人員提供超出既有檔案資源范圍的服務。

5、實現(xiàn)信息資源共享

隨著計算機技術和網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，其在檔案管理工作中的應用也越來越廣泛，并能夠通過采用網(wǎng)絡軟件提供的統(tǒng)一格式進行相關檔案信息的錄入、轉換、整合和提取，不僅改變了檔案信息使用時效性差、重要檔案份數(shù)少、借閱運行繁瑣、歸檔工作手續(xù)繁雜等缺陷，而且提高了檔案信息的歸檔整理、分類、存放等的有效利用率，增強了檔案信息的檢索功能、利用效率和適用范圍，利于使用人員按需瀏覽，更實現(xiàn)了檔案資料信息管理的系統(tǒng)性、有效性和共享性。

6、創(chuàng)新服務手段

由于越來越多的先進科學技術在檔案管理機構中的廣泛應用，其對檔案管理工作的現(xiàn)代化與網(wǎng)絡化建設也提出了新的要求，這就需要檔案管理機構更新管理手段，樹立服務意識，建立完整的社會檔案信息管理系統(tǒng)，為社會上廣大的檔案使用人員提供檔案信息服務，實現(xiàn)檔案信息資源的一體化管理，促進網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源共享優(yōu)勢的發(fā)揮。

7、促進信息資源的有效應用

通常情況下，檔案信息的內(nèi)容都是存放于磁盤之中，其以存檔的方式減少了存儲空間，也通過采用智能化檢索方法為檔案信息的檢索提供快捷的電子檔案信息查詢系統(tǒng)，不僅包含檔案目錄，也全面涵蓋了檔案具體內(nèi)容。檔案使用人員可以在本機上輸入需要查詢的關鍵字，即可通過電子目錄和文件在幾秒鐘之內(nèi)找到原始的檔案文件，得到內(nèi)容完整的檔案信息，而無需到檔案管理部門進行調(diào)閱，不僅速度快，而且大大節(jié)省了檔案使用者的檔案取用時間，而且效率高、范圍廣，其檢索的信息為用戶使用相關檔案信息提供了便捷的服務。

8、健全管理模式

通過檔案管理的網(wǎng)絡化能夠改變傳統(tǒng)的檔案文件借閱、借還的登記手續(xù)以及檔案歸檔分類、分批制作等繁雜手續(xù)，而代由計算機網(wǎng)絡技術完成，不僅能夠實現(xiàn)檔案信息等級、檢索、調(diào)閱等檔案管理一體化，而且能夠使得檔案管理工作更加精確化和規(guī)范化，提高檔案管理的工作效率和使用效率，而且促使檔案管理模式向科學化的方向邁進，健全檔案管理模式。

結語：

計算機技術與網(wǎng)絡通信技術在檔案管理機構中的不斷普及與應用，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已經(jīng)被網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理模式所代替，成為推動我國檔案事業(yè)不斷發(fā)展與進步的重要動力。為了在網(wǎng)絡環(huán)境下做好檔案管理工作，就必須不斷創(chuàng)新管理方法和手段。只有這樣，才能使檔案管理工作更上一個臺階，進而發(fā)揮出檔案的功能和作用。

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