關于加強事業單位檔案歸檔文件整理的探討

徐欣

摘要：檔案歸檔文件的整理工作能夠為事業單位業務的開展提供文件基礎和重要依據，所以事業單位應該加強檔案歸檔文件整理工作的重視，對不同內容和性質的文件進行分類處理，使其發揮出歸檔文件的重要用途。文章主要針對當前事業單位檔案歸檔文件的整理現狀進行分析，并提出了一些優化整理的措施，希望能夠為檔案管理人員提供借鑒。

關鍵詞：事業單位；檔案；歸檔文件；整理

1事業單位檔案歸檔文件整理的主要內涵

隨著時間的增長，事業單位的重要文件也越來越多，其中也包括各單位之間往來的一些文件。這些文件不僅能夠為當前業務提供指導，同時還能夠在日后體現出歷史機制，同時也能夠方便使用者及時調出查看。所以，事業單位應該做好歸檔文件的整理工作，這對于事業單位的發展具有很重要的意義。

相較于檔案管理中的其他環節，歸檔文件整理的主要目的就是把繁亂的文件通過整理使其井井有條，不僅利于歸檔，同時還方便以后的查閱和使用。通過歸檔文件整理能夠有效地提高檔案管理工作的效率，同時對后期的文學研究也能夠為其提供完整的資源。

事業單位中的文件主要包括以下幾個部分：綜合類文件、組織人事類文件及業務類文件。綜合類文件主要包括事業單位之間的公文往來、上級事業單位對下級事業單位的通知、批復及業務上的指導等文件，甚至節假日放假通知等。組織人事類文件包括事業單位工作人員的人事檔案、對于事業單位工作人員的任命、工作調動、罷免辭退等的公文。業務類文件包括事業單位出臺的與其業務相關的工作實施細則、具體的業務流程、事業單位的職責要求等內容。業務類中最為重要的則是與群眾息息相關的業務經辦類等資料文件。如在社會保障局會對參保人的參保資料進行存檔，這種存檔的準確性和完整性關乎參保人的待遇享受問題。

2事業單位檔案歸檔文件整理的過程及注意事項

2.1事業單位文件的分類

根據文件內容的不同，可以把事業單位的文件分為綜合類文件、組織人事類文件以及業務類文件。每種文件類型都具有自己的特點，下面我們就具體分別闡述一下這三類文件類型。

綜合類文件包括的內容比較多也比較雜，除了其他兩種類型以外的文件都可以歸入綜合類文件中。相比其他兩種類型，綜合類文件的使用頻率最低。所以通常情況下，綜合類文件的時效性也最強，其中涉及工作內容的文件非常少，但是為了保持檔案的完整性還是應該整理好綜合類文件。工作人員可以按照文件的年份進行標注文件，并對文件中的關鍵詞以及主要特征進行整理，這也是后期查找文件的主要依據。

組織人事類文件的使用率高于綜合類文件，該類文件主要包括事業單位人員五險一金的繳納以及退休員工的辦理材料、事業單位員工的職稱和登記確認的書面材料、員工的履歷以及職位變更等內容。該類文件不僅能夠起到證明職員身份的作用，同時還能夠證明員工和事業單位之間的關系，為員工保護自身的合法權益起到保障作用。此外，事業單位還可以根據該類文件考察員工的等級、表現以及工作情況，也就是說通過該類文件能夠幫助事業單位更好地了解員工的情況，方便做出調整，實現人員的合理利用。在整理組織人事類文件時可以按照員工的入職年份進行初步整理，然后再進行細節上的整理。

相比前兩種歸檔文件，業務類文件是使用率最高的，同時也是事業單位歸檔文件中數量最多的一類文件。其中，使用率最高的則是該類文件中和使用規范相關的文件。檔案管理人員應該保存好該類文件的原件，如果不包括涉密內容，可以復印幾份發放到員工手中，方便員工之間傳閱使用。對于其中涉及到員工權利以及權利變更方面的文件應該妥善做好保密工作，同時還應該更加仔細地整理，避免出現文件丟失的情況。例如社會保障局業務中涉及到參保人員的身份證等證明材料，醫保報銷時的收費收據以及疾病診斷等材料，這些材料一旦都是很難補辦，所以必須妥善保管好。針對這類材料可以按照年份來進行整理。

2.2事業單位文件的編碼與存檔

在對歸檔文件進行分類之后，還應該對其進行編碼和存檔。上述三類文件基本都可以依據年份進行編碼，編碼工作也是為后期的存檔和使用提供方便。

歸檔文件整理中除了可以采取年份編碼以外，還可以根據文件的內容進行進一步的分類。越細致的分類越有利于后期的使用，所以對歸檔文件基本都在三次分類以上，這也提高了后期查找到該文件的幾率，也就提高了文件的使用率。

在完成全部歸檔文件的編碼以后就要及時地把文件放入檔案室中，其中需要特別注意的就是對文件的保護，避免出現文件損壞的情況。具體來說，第一，當前大部分的文件都是紙質文件，隨著保存時間和使用頻率的增加勢必會出現損壞，為了盡量減少對文件的破壞，應該盡量控制檔案室的溫度和濕度，并定期更換檔案室中的除濕設備。此外，還應該避免動物對文件的損壞。第二，由于這些文件中有很多屬于涉密文件，所以為了避免文件的丟失，應該在查看借閱文件時做好登記，并對歸還時間做好記錄。第三，文件應該保存在牛皮紙盒中，并在紙盒中填寫編號，方便后期的查找，還能夠起到美觀的作用。

2.3事業單位文件的利用

隨著電子技術在檔案管理中的使用，提高了管理的效率。在文件歸檔整理的過程中通過對文件進行電子掃描，形成電子文件，這樣就可以在沒有原件的情況下方便借閱，提高了文件的使用率。此外，還能夠避免因為多次借閱而使源文件出現破損的情況，這也有利于對原文件的保護。除了上述功能之外，事業單位還可以把一些文件上傳到單位網站上，方便公民的查閱和使用。

對原文件的掃描是一項工作量較大的任務，要求檔案室工作人員具有較高的工作責任心及耐心，對原文件紙質版編碼與電子版編碼相一致。除了掃描之外，檔案室工作人員還要做好電子檔案的維護工作，按時抽查電子檔案，出現電子檔案破損情況時應當及時對原文件掃描上傳。

對于原文件的借閱，檔案室應當設立專門的文件借閱冊，對于借閱文件的名稱，借閱單位，借閱人聯系方式、借閱目的、預計歸還時間等內容進行登記。對于逾期未歸還的文件應當及時催還。

3結束語

綜上所述，最好檔案歸檔文件的整理工作為事業單位的發展提供很大的幫助。由于事業單位在發展的過程中會產生大量的文件，其中不乏一些重要的保密文件。對這些文件進行分類整理需要極大的耐心和責任感，作為檔案管理人員不僅要采取科學的歸檔方法，同時還應該借助電子技術來提高工作效率，同時也能夠起到保護文件的作用，方便后期使用者的查閱，發揮出了文件的自身價值。

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