現(xiàn)代信息技術與檔案管理現(xiàn)代化的分析

趙倩倩

摘要：在經(jīng)濟社會全面發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息化社會對檔案管理水平提出了更高層次的要求。檔案管理現(xiàn)代化、信息化在提升市場競爭力、促進社會全面發(fā)展方面凸顯著尤為重要的作用。使用現(xiàn)代信息技術開發(fā)檔案資源，開拓創(chuàng)新檔案管理模式，提供新型檔案服務，提升檔案管理人員的綜合素質對于促進信息化社會發(fā)揮著重要的作用。但現(xiàn)代化科技作為一把“雙刃劍”為檔案管理工作帶來機遇的同時，也使傳統(tǒng)檔案管理工作迎來了嚴峻的挑戰(zhàn)，為了使現(xiàn)代信息技術與檔案管理現(xiàn)代化密切的結合，需要我們解決檔案管理現(xiàn)實存在的“瓶頸”，更好的實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

關鍵詞：現(xiàn)代信息技術；檔案管理；現(xiàn)代化

在21世紀這個信息化的時代里，信息具有數(shù)據(jù)量大、載體豐富、內容分散的特點。因此，現(xiàn)代化、信息化社會對當前的檔案管理工作提出了高標準的要求，這同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。長久以來，紙張做為信息載體的傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展成熟且模式固定，在信息化程度日趨見高的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式亟待改變提高，現(xiàn)代化信息技術在檔案管理上的優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)。

一、傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)狀

管理懈怠，缺乏認識，致使檔案沒有長期連續(xù)性的發(fā)展。部分干部對于檔案管理存在應付檢查的心態(tài)，對檔案的重要性認識不到位造成檔案的斷續(xù)或遺失，違背了檔案長期、連續(xù)的發(fā)展規(guī)則。

制度不完善，管理力度不夠，造成檔案綜合管理的困難。檔案信息收集制度不健全；整理不規(guī)范，在檔案整理的過程中出現(xiàn)立卷雜亂，不依照卷內文件目錄排序同時卷內資料丟失現(xiàn)象嚴重；沒有統(tǒng)一的綜合管理部門，私自設立檔案庫，給資料信息的查詢以及檔案綜合管理帶來很多不便。

人工檔案管理模式滿足不了檔案利用需求。管理手段落后，不利于開展管理工作；管理人員技術操作水平較低，不能有效利用先進設備，這些傳統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)狀暴露的弊端加劇了檔案現(xiàn)代化管理的推進。

二、檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設的意義

隨著網(wǎng)絡技術的日益成熟，以計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)存儲、多媒體、聲像等為中心形成的現(xiàn)代信息技術可以通過圖形掃描、資料壓縮處理、數(shù)字式存儲等方式創(chuàng)建出數(shù)字圖書和檔案管理中心，得益于信息高速化發(fā)展使得數(shù)字圖書以及檔案管理工作中的檢索以及其它各項功能更加強大，撇開地域、時間以及特定條件限制，儲存在網(wǎng)絡檔案信息中心的信息資源可以使人們實現(xiàn)資源共享，在高效獲取信息的同時，方便了工作。傳統(tǒng)的檔案管理在較大工作量信息的采集、收編、管理、提供服務等方面費時費力。采用信息化管理之后，自動化、網(wǎng)絡化、實時化給檔案管理工作帶來了便利，一次錄入多次利用，在檔案內部實現(xiàn)資源共享，錄入的信息可按需打印，檔案庫中需要統(tǒng)計的信息也可交由計算機完成，這些便利大大提高了檔案管理工作的效率。信息化的檔案管理在信息查詢檢索方面不再沿用傳統(tǒng)檔案管理模式下的逐本從目錄中翻找檔案，取而代之的是即時查詢，檔案管理員選擇最佳的查詢方式，諸如分類查詢、組合查詢、模糊查詢等，從檔案庫中迅速的檢索出所需要的檔案，大大地減輕了工作人員的工作任務。檔案管理的現(xiàn)代化通過計算機完成各環(huán)節(jié)工作，通過計算機可以方便地完成查閱、借閱，同時還可以利用計算機記錄的日期來督促借閱者及時歸還。檔案管理的信息化減輕除了一大批工作人員的負擔，從而可以使他們專注于檔案的收集、編研工作，有效地提升了各部門的職能。

三、檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設的內容

①檔案管理現(xiàn)代化、信息化依托于計算機。加強基礎設施建設，以計算機、路由器、交換機、存儲器、服務器、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為基礎的計算機網(wǎng)絡在發(fā)揮檔案管理現(xiàn)代化方面發(fā)揮著重要的作用。②對現(xiàn)存的紙質檔案、錄音檔案、縮微膠片、錄音檔案數(shù)字化，收集、接收各種電子類文件，將其記錄到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)檔案信息資源建設。③檔案管理建設的各種標準規(guī)范，促進檔案信息化有序、快速、健康的發(fā)展。目前存在以數(shù)字檔案相關定義、整理、移交、價值鑒定、著錄、存儲、安全性原始性保證、檢索途徑、利用方式等為主要內容的管理規(guī)范；以數(shù)字檔案術語標準、資源描述，數(shù)字檔案中的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準為主要內容的業(yè)務規(guī)范以及技術規(guī)范等等。④對檔案管理建設除了著眼于各種規(guī)范、應用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等方面外，更重要的是培養(yǎng)一批現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)秀人才，檔案管理作為一門專業(yè)性很強的工作，要求工作人員熱愛檔案管理工作、盡忠職守，掌握先進的專業(yè)知識。針對現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展制定相應的人才培養(yǎng)計劃和具體的實施方案，爭取培養(yǎng)出具備高水平的專業(yè)知識、適應業(yè)務領域不斷拓展、辦事細心、樂于奉獻的現(xiàn)代化檔案管理信息人才。

四、現(xiàn)代信息技術應用于檔案管理現(xiàn)代化的“瓶頸”

檔案現(xiàn)代化發(fā)展水平和管理系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一：檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)的規(guī)劃以及使用對于檔案管理大有益處，減輕了工作人員的負擔。現(xiàn)在大部分單位已經(jīng)采用計算機管理檔案，個別單位甚至有了比較完善的檔案管理系統(tǒng)，制作出相應的開放性網(wǎng)頁，供大家使用查詢。但這并不能掩蓋目前大部分單位的各自為政，不同的單位使用不同的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，在功能、類型上面各不相同。造成上級部門進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計時各種數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)不能兼容的問題。

電子檔案使用的法律效力：電子檔案作為一種信息儲存在計算機中具有體積小、易存儲、容量大、易刪除、易復制和信息共享等優(yōu)點。正是這些優(yōu)點，電子檔案在日常生活中的使用越來越普及，但是檔案的原始性、可靠性、唯一性等要求又使得電子檔案的法律效力寸在質疑，其法律地位受到了一定程度的影響。

立卷管理與信息技術的沖突：沿用了幾十年的“案卷級管理”要求檔案裝訂，便于管理。信息技術的發(fā)展則變“案卷級管理”為“文件級管理”，開始了檔案的不裝不訂等便于計算機管理的檔案管理方法。原有的“案卷級管理”制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，今天的檔案管理制度因缺少統(tǒng)一的檔案管理規(guī)定，不同的單位采取各自的“案卷級管理”或者“文件級管理”，各行其是，給檔案管理工作帶來一片混亂。

檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展中專業(yè)人才存在的缺口：檔案管理現(xiàn)代化要求本職工作人員既熟練于檔案管理工作，又能夠適應信息化發(fā)展的潮流，檔案專業(yè)人才和信息專業(yè)人才是檔案管理現(xiàn)代化和信息化發(fā)展中急需注入補充的新鮮血液。原有的檔案專業(yè)人才在熟練于檔案管理工作之外，應該加強外語和計算機專業(yè)等體現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化應用技能的學習。而通過外來渠道引進的信息專業(yè)人才應該加強檔案專業(yè)知識的學習，這樣才能造就既懂的現(xiàn)代化信息技術又擅長檔案專業(yè)知識的全才。

當今社會，檔案管理現(xiàn)代化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的方向，在現(xiàn)代信息技術迅猛發(fā)展的今天，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發(fā)展的各個領域中發(fā)揮不可替代的功能，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。針對現(xiàn)代信息技術應用于檔案管理現(xiàn)代化的“瓶頸”，需要各相關部門予以重視，采取相應措施破除“瓶頸”障礙，推進檔案管理現(xiàn)代化的順利進行，推動經(jīng)濟社會的全面發(fā)展。

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