關于新時期文書檔案管理工作的思考

牟儉

摘要：文書檔案管理工作作為單位性質辦公與單位經營活動中必不可少的重要環節，對單位領導在事務性工作中進行重要決策提供真實、準確的信息進行參考。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；新時期

1文書檔案管理的特點

1.1管理工作繁瑣

文書檔案管理工作重點在于保存、收集、整合資料，其承載著企事業單位寶貴的歷史資源，體現了每個單位的發展歷程。文書檔案管理主要以企事業單位發生的事件、人事、文件、事件過程、書報為管理對象，管理模式大都運用紙張或者是實質記錄下來，并且將這些文書檔案資料進行分類存儲于企事業單位檔案室中。

1.2文書工作對文書檔案管理的作用

文書工作與文書檔案管理之間具有密切相連性，文書工作包含登記、收集、催辦、運轉及文件的立卷、整理、歸檔等，而文書工作的過程正是文書檔案資料形成的全過程。在具體工作中，文書工作能夠為文書檔案管理提供鑒定、保存、整理、統計、編研，其是文書檔案管理工作的前提條件。文書檔案管理主要來源于文書工作，文書工作將單位有價值的事件、活動記錄下來，經過整合形成立卷，之后定期向文書檔案管理部門歸檔。文書工作質量與文書檔案管理質量息息相關，例如文書工作書寫的質量，能否合理歸檔，都與文書檔案管理具有直接的影響。

1.3檔案管理內容豐富

文書檔案管理工作是企事業單位各項事務的真實反映與記錄，涉及到科技檔案、行政管理、黨群管理、會計檔案等方面，故而，文書檔案管理內容較為豐富。基于文書檔案資料涵蓋企事業各類“紅頭文件”、單位簽訂的各類責任書、協議、合同、單位各類民主選舉投票登記情況，及照片、錄像、錄影、錄音等各類電子檔案資料等，導致文書檔案載體多樣化，內容豐富化，這無疑對文書檔案管理形成一定的難度，因此，只有提升對文書檔案管理的認識，進行科學、合理管理，才能夠實現文書檔案管理的有效性。

2新時期文書檔案管理中存在的問題

2.1缺少科學化的管理制度

文書檔案所記錄內容在不斷增多，其記錄范圍也在不斷擴大。以往的傳統檔案管理形式雖然也在不斷改善，但還存在著諸多的問題。首先以往傳統的檔案記錄需要通過工作人員手寫記錄，這樣不僅耗費了大量的人力與物力，同時工作量也大大增加，并且手寫記錄的方法，不能及時更新檔案記錄。其次以往的檔案管理工作并沒有按照規章制度來執行，檔案記錄不夠規范，并且檔案資料不能很好地為其他工作服務。

2.2文書工作和檔案工作缺乏緊密的銜接

文書檔案管理工作是由文書和檔案兩方面構成，二者之間聯系緊密，所以說，在開展文書檔案管理工作的過程中，就需要將二者緊密地結合在一起，融為一體，使二者能夠相互配合，相互促進，形成較為全面系統且完善的管理體系。但在新時期的實際管理工作中，主要采用的是分模塊管理的方式，單獨操作，不能夠形成完整的體系，在形式上存在著分化的現象，這種管理方式拉大了文書管理和檔案管理之間的距離，并且在一定程度上使二者產生了偏差，影響了文書檔案管理工作質量的提升。

2.3文書檔案管理專業人員較少，且培訓工作不夠完善

新時期，文書檔案有了新的特點，即豐富性和多樣化，且文書檔案管理工作更加重視對資料的收集和保存，這就要求管理人員必須要具備專業的管理知識和技能。但是目前來看，企事業單位文書檔案管理專業人員較少，素質普遍偏低，管理者往往由辦公室的秘書兼職，在精力和專業程度上均不足。加之在培訓方面沒有足夠的力度，培訓工作不夠完善，缺乏崗前的系統性培訓。

2.4基礎普遍較差

現階段仍有很多的企事業單位在文書檔案管理上處于封閉式的管理狀態，導致文書檔案管理工作對于管理體制與管理流程認識較差。傳統的文書檔案管理工作的主要內容就是避免檔案丟失，在這樣的管理模式下，極大程度上降低了檔案的利用率，不能充分發揮出檔案應有的價值，其整理規范也不統一、不全面，使文書檔案管理工作存在基礎較差的現象。

3適應新時期做好文書檔案管理工作的對策建議

3.1加強檔案管理工作信息化水平

掌握現代信息化管理技術，是當前文書檔案管理工作所必備的基礎條件。在檔案管理工作中應用現代計算機技術，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節能夠與自動化辦公相銜接，系統化地完成文件的起草、修改、檢測、打印、登記、統計等工作，因此，文書檔案管理人員應充分掌握計算機技術的運用。

3.2實現文書工作和檔案工作的融合

文書檔案管理工作的兩個部分要緊密融合在一起，為此，在今后的管理工作當中要強化部門之間的溝通和交流。檔案管理人員要提升自身的積極性和主動性，準確且全面及時地掌握好業務部門的工作進展狀況，和職工保持聯系，掌握相關文書檔案信息情況。同時，還需要主動對相關的檔案資料進行分析，確保資料的真實性、準確性和全面性，要變被動的管理為主動的服務。

3.3構建文書檔案管理制度

加強文書檔案管理制度構建，對提高文書檔案管理質量具有一定的保障。新時期下，文書檔案管理制度應該與時俱進，實現現代化文書檔案管理模式，進而才能夠實現文書檔案管理實效性。首先，各單位應該在傳統文書檔案管理制度上，結合國家相關的法律法規制度，根據本單位的實際情況，構建現代化文書檔案管理制度模式，實現現代化文書檔案管理的實用性、使用性、靈活性、科學性。構建現代化文書檔案管理制度，能夠有效更新傳統文書檔案管理中的不足現象，完善文書檔案管理制度，解決檔案管理瓶頸問題。在構建現代化文書檔案管理制度中，要根據文書檔案管理實際情況，有計劃、有目的的對文書檔案進行修編、查閱，增強文書檔案管理制度的實用性。

3.4提升對文書檔案管理認識度

文書檔案管理工作可分為兩大類：一類是由單位本級組織形成的文檔管理，另一類是單位上級組織形成的檔案管理。這兩類檔案信息都能夠為單位領導開展工作提供保障，因此，需要單位對文書檔案管理工作進行重視。一方面，單位應在軟硬件設施上為文書檔案管理工作提供保障，為文書檔案管理營造一個良好的工作環境，進而促進文書檔案管理人員更好的進行工作。另一方面，企事業單位領導要積極參與到文書檔案管理工作中，并且根據實際情況，為文書檔案管理工作提出針對性的建議，將文書檔案管理工作納入到年度終結中，進而確保文書檔案管理的有效性。

4結語

綜上所述，文書檔案管理是企事業單位檔案管理的核心，是一項技術性、服務性、政治性較強的工作。新時期下，要提升文書檔案管理工作認識度，增強文書檔案管理質量，使文書檔案管理能夠有效、科學、合理的進行，進而實現文書檔案管理的有效性。

參考文獻：

[1]賈心潔.“互聯網+”時代運用OA系統處理公文對高校文書檔案管理的影響———基于SWOT分析法[J].機電兵船檔案，2017（02）：37-38.

（作者單位：遼寧省阜新市清河門區城鄉建設服務中心）