基于SAP的發票管理系統的設計與實現

彭晶

[摘 要] 湛江公司通過實施SAP ERP系統，實現了公司采購流程、財務流程的無縫對接。隨著公司的不斷發展，公司的對外采購業務量急劇增加，如何規范、有序、高效地進行發票管理意義重大。文章將以SAP系統為基礎，通過一定量的系統開發，實現發票全流程管理，解決企業財務管理過程中的實際問題。

[關鍵詞] SAP；ERP；發票管理；財務管理；信息系統

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 022

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）15- 0063- 03

1 引 言

大量的供應商發票流轉于財務部門和業務部門之間，以往傳統的手工登記發票流轉的管理方式不僅工作量巨大，且極其容易產生錯漏，無法跟蹤，難以滿足現代企業管理需求。以現有SAP系統為基礎，通過發票管理、發票領取、發票核算、發票付款、發票查詢五個模塊的開發，并通過掃描粘貼在發票上的一維條碼標簽來記錄發票的交接記錄，并運用SAP捕獲技術獲取發票相關的SAP系統發票核算、發票付款等關聯數據，實現發票管理的“業務流”與“實物流”雙流合一。

2 業務流程

供應商按照合同要求將發票和附件寄送到計財部，由發票崗審核、整理并錄入發票系統，打印條碼指派給相應的業務部門。業務部領取實物發票，做完簽審返回財務核算、付款。流程如圖1所示。

3 系統架構

3.1 平臺的選擇

SAP系統已經在湛江公司應用多年，是公司運營過程中人、財、物管理的核心系統平臺，一方面其擁有良好的用戶基礎，另一方面，其作為財務管理的主要系統，與發票管理有著更為緊密的聯系，使用SAP系統作擴展開發應用，減少了系統間的接口，更有利于保證數據的統一。

3.2 總體架構

發票管理系統的開發完全依托與SAP系統平臺，更好地保證了發票財務信息與發票流轉信息的統一?？傮w架構如圖2所示。

4 系統實現

4.1 設計思路

梳理了發票在湛江分公司各部門中流轉的每一個環節以及在SAP系統中對應的業務操作，定義出了發票從“已錄入”到“已付款”的14種不同狀態，運用條形碼掃描記錄發票流轉各環節記錄，并將發票流轉環節與SAP財務處理流程相結合，實現發票的全生命周期管理。

4.2 實施原則

4.2.1 堅持規范化與標準化的原則

由于發票管理系統的建設依托于公司核心的ERP系統，因此要嚴格執行公司ERP系統建設相關制度和規范，在系統實施的設計、實施、應用、運維方面，應遵循公司統一的標準和規范。

4.2.2 堅持便捷性與實用性結合的原則

發票管理系統的實施必須堅持好用、實用的原則，盡量做到以人為本，在滿足系統功能的前提下盡量考慮使用者的特殊需求及習慣等因素，使建立的系統不僅功能強大而且界面美觀，同時操作上還非常便捷，實現良好的人機交互。

4.3 功能設計

發票管理系統主要分為數據層、功能層、操作層、展現層四層結構（見圖3）。數據層用戶存儲發票信息，功能層主要實現發票信息錄入、發票流轉、發票業務操作功能，操作層負責向用戶提供具體的系統操作界面，展現層負責向用戶提供發票信息的分析手段和報表展示。

4.3.1 數據層

通過自建表實現發票信息數據的存儲，系統中的表分為兩類： 基礎數據表和業務數據表。 基礎數據表包括：發票領取部門表、部門領票人員表、發票核算人員表、發票付款人員表； 業務數據表包括：發票主記錄表、發票領取記錄表、發票日志表。

4.3.2 功能層

基于SAP系統的ABAP程序開發，提供發票信息數據的錄入接口，并通過錄入發票信息打印發票條形碼。發票在各部門之間流轉時，通過掃描條形碼記錄發票交接人、交接時間等流轉記錄，形成發票流轉過程中完整的信息流。當發票需要在SAP系統中處理時，發票管理系統通過發票狀態控制，將待處理任務推送至相應崗位操作界面，達到發票流轉與系統業務處理的統一。

4.3.3 操作層

用戶通過系統提供的發票信息錄入、條碼打印、發票領取、發票簽審、發票核算、發票付款等程序的應用，結合發票掃描做到對發票的精細化管控。發票跟蹤管理貫穿于供應商發票到達公司后到發票付款的整個過程，形成規范、通順、高效的工作機制和流程，實現發票的全生命周期管理。其操作流程如圖4所示。

4.3.4 展現層

以發票交接人、交接時間等流轉信息和發票核算憑證、付款憑證等業務處理數據為基礎，根據業務處理的業務流程，發票管理系統提供了多維度的發票信息分析手段供用戶進行發票狀態、發票位置、處理時效、核算狀態、付款狀態等數據分析，滿足了不同層次用戶的各項管理要求。

5 結 論

精細化的發票管理對于現代企業財務管理具有十分重要的意義，傳統的ERP系統并不能提供與業務需求完全匹配的解決方案。本文從湛江公司財務管理中遇到的實際問題入手，梳理了發票管理的業務處理流程，并闡述了以SAP系統平臺為基礎的發票管理系統的系統架構、設計思路、系統實現過程?；诎l票全生命周期的管理理念，進一步提升了財務管理的精細化水平，提高了財務核算、付款效率，在公司運營中發揮了重要的作用。

主要參考文獻

[1]錢亦君.發票管理系統與SAP無縫連接的設計與實現[J].中國管理信息化，2013，16（5）：2-3.