電子文件歸檔與數字共享服務研究

吳丹丹

[摘 要]在信息化時代，電子文件作為在數字設備及環境中產生的一種新文件類型，已經成為社會信息交流和共享的重要形態。在各行各業的工作活動中隨時都在形成、利用信息技術制作和傳送電子文件，如何有效對電子文件進行歸檔，實現電子文件數字共享的服務模式，已成為當前檔案管理工作急需解決的一個重要問題。本文通過闡述電子文件歸檔與數字共享服務的時代意義與原則，分析當前電子文件歸檔與數字共享服務存在的問題，從服務理念、服務標準、服務方式等方面提出了應對策略。

[關鍵詞]電子文件；歸檔；數字共享

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.071

[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）14-0-02

所謂電子文件主要是指在計算機設備及環境中生成，存儲在磁盤和光盤等載體上的數字信息形式，借助移動網絡設備進行閱讀、處理，并可以在網絡上進行傳遞的一種新文件類型。早在20世紀70年代末，美國著名學者蘭開斯特在其《走向無紙情報系統》一書中，早已對未來的無紙化社會前景進行了描述，他預示在未來社會，隨手可得的電子文獻將逐步取代紙質文件。隨著計算機技術的突飛猛進，信息時代已經到來，在不到20年的時間里，蘭開斯特的預言變成了現實，電子文件作為一種新型的文件檔案載體，在各個單位的工作中爆發式地產生，同時也發揮了越來越重要的信息呈現與傳遞作用。

1 電子文件歸檔與數字共享服務的時代意義

1.1 促進電子政務工作有效開展

在信息時代，我國的電子政務工作由初步的探索進入一個長足發展的重要階段。各級黨政部門都非常重視電子政務工作建設，在不斷地完善計算機軟硬件設施的同時，逐步對電子政務系統進行升級換代，加強對電子政務的管理與應用，及時轉變工作職能和服務理念，朝著高效率和便捷服務大眾的方向積極推進。在電子政務發揮重要作用的歷史階段，電子文件被廣泛生產并迅速流通，成為電子政務工作中不可或缺的重要信息載體。如何對這些海量的電子文件進行精確收集和科學歸檔，并對數字化的信息進行共享利用，已成為電子政務系統實現辦公自動化和網絡化的重要前提。因此，研究和探索電子文件的科學歸檔和數字共享服務，對充分發揮政府職能、更有效地服務人民群眾意義深遠。

1.2 促進檔案管理的深入研究

在發達的信息社會中，各種信息資源的傳遞、交流與共享都主要依賴于計算機網絡，社會中的各行各業在日常辦公業務中都產生和利用大量的電子文件，這些電子文件對于這些單位和企業具有重要的信息傳遞價值。在這樣的背景下，檔案管理部門如果不能改變傳統紙質文件的歸檔與存儲，會在一定程度上浪費人力資源，導致檔案管理工作效率低下。與此同時，如果對這些大量的電子文件不進行科學收集與歸檔，將使這些電子文件資源處于無序、無管理的混亂狀態，在眾多網絡病毒與黑客的攻擊、篡改下，將給企事業單位造成嚴重損失。因此，開展電子文件歸檔與數字共享服務，能夠在一定程度上促進檔案管理部門對數字檔案進行深入研究。

1.3 有利于發揮電子文件的傳遞與共享優勢

自電子文件問世以來，其在各個領域中的信息傳遞和共享的作用一直被人們廣泛關注和利用。隨著各種類型、數量眾多的電子文件開始產生，人們開始將關注的重點從電子文件的利用轉移向如何有效管理和進一步發揮其優勢上。我國著名的檔案學專家何嘉蓀先生曾提出，不論是現在的電子文件，還是傳統的紙質文件，應該具有其共同的運動規律。事實證明，任何載體的文件價值都要遵循一定的規律，在不同的生命運動周期內，發揮著其本身所具備的價值和功能。開展電子文件歸檔與數字共享服務，是遵循電子文件存在規律的重要途徑，是完善電子文件管理流程的重要環節，也是充分發揮電子文件數字資源傳遞與共享優勢的重要舉措。

2 電子文件歸檔與數字共享服務存在的問題

2.1 傳統載體文件管理的思想束縛

長期以來，人們一直將傳統載體文件作為日常檔案管理工作的重心，無論在檔案管理思路上，還是在檔案管理方式上，都有一定的局限性。特別是進入信息化時代以后，電子文件成為人們開展工作、傳達信息、資源共享的首要選擇。對于電子文件的出現與利用，在很大程度上有利于開展工作，但同時也給檔案管理部門帶來了巨大的挑戰。如何對數量龐大、種類紛繁的電子文件進行甄別、篩選、歸檔和共享，成為檔案管理者需要面對的重要難題。在這樣的背景下，傳統載體文件的管理理念則顯得比較落后，不能適應電子文件管理過程中的新特點和新要求。由于電子文件歸檔與數字共享服務理念落后，制約了數字檔案管理與服務功能的有效發揮，進而造成電子文件管理滯后。

2.2 缺乏標準化的歸檔與共享服務標準

電子文件的歸檔與共享服務是一個復雜的、系統的工作流程，在這個流程中需要一個標準化的歸檔和數字共享服務標準，這樣才能夠在最大程度上發揮電子文件的積極作用與優勢。就目前來看，關于電子文件歸檔的制度、規范和各種行業標準的制定在一定程度上相對滯后：①由于電子文件的文本格式、圖像格式、音頻格式和視頻格式不同，電子文件內容不通話、種類繁雜，都會影響電子文件的歸檔工作，而電子文件的設計內容的不同與保密層級的差異，又在一定程度上會影響電子信息資源的共享與利用；②由于我國沒有專門機構對電子文件的歸檔與共享服務標準化體系進行規劃和指導，從而出現歸檔標準不一、共享不利的問題。因此，如何加強標準化的歸檔與服務體系建構，是實現電子文件科學歸檔與共享服務的重要前提。

2.3 缺乏必要的信息技術支持與維護

電子文件的歸檔與數字共享需要先進的計算機技術和互聯網技術的保障與支持，才能打破不同種類電子文檔之間的壁壘。由于電子文件的格式不統一、種類復雜，其所依賴的計算機操作系統和各種辦公軟件也各有不同，因此，各種管理軟件之間存在不兼容的現象，在很大程度上影響了各類電子文件的科學歸檔和有效共享。目前，雖然有些軟件公司開發出了一些電子文件管理系統，通過這些系統可以有計劃地收集種類不同的電子文件，對電子文件進行科學管理、分類、整理、歸檔，最后形成數字化的信息資源。但是各個公司開發的管理軟件之間能夠進行兼容的并不多，從而造成不同單位所用的軟件版本也各不相同，從而限制了電子文件的有效共享，使共享服務還停留在人工查詢、傳遞的環節。

3 電子文件歸檔與數字共享服務的措施

3.1 積極樹立電子文件歸檔與數字共享服務的新理念

由于部分檔案管理部門的檔案管理設備陳舊，再加上檔案管理人員對電子文件歸檔和數字共享服務工作不夠重視，不能很好地滿足信息化時代的要求，導致黨政部門和事業單位的電子文件信息管理工作雜亂無章。檔案管理部門要充分重視電子文件歸檔與數字共享服務工作的重要性，積極轉變傳統的管理理念。電子文件是信息化時代的產物，它對社會上各行各業都具有十分重要的信息傳遞和資源共享作用。檔案管理部門有必要定期對檔案管理人員進行培訓，革新他們的服務理念，從而不斷提高檔案服務水平，對深化開展檔案管理工作意義重大。

3.2 逐步完善電子文件歸檔與數字共享服務的標準

標準化的工作規范是有效實施電子文件科學歸檔、實施數字共享服務的重要基礎。無論是國家檔案管理部門，還是各級檔案管理部門，都應該充分重視電子文件歸檔與數字共享服務管理標準體系建設，通過制定標準化的工作規范與體系，規范電子文件的歸檔流程、存儲方式、共享模式等。從電子文件歸檔角度來看，其標準要能夠明確電子文件歸檔的主要范圍，明確電子文件歸檔整理的基本要求，明確電子文件歸檔的基本主體及責任等。從電子文件共享服務的角度來看，標準的制定要統一電子文件存儲類型、統一存儲方式、統一劃分保密級別、統一信息資源的傳遞方式和統一網絡安全技術保障要求等。

3.3 努力建構電子文件歸檔與數字共享服務的相關技術

為了更好地做好數字檔案信息管理工作，檔案管理部門必須順應時代發展的趨勢和要求，針對當前電子文件科學歸檔和數字共享服務過程中出現的各種問題，積極探索和做好電子文件歸檔和數字共享服務過程中的技術支持與維護。其中需要特別注意的是構建一個具備格式和數據能夠相互轉換的電子文件歸檔系統，實現電子文件歸檔信息的高速轉換。檔案管理部門要通過購置技術支持服務，解決不同數據庫系統內、不同類別電子文件的統一格式轉換、排列，以便于電子文件的科學歸檔，最終形成統一、穩定的數字檔案信息資源，以滿足不同用戶對電子文件數字共享服務的多元需求。

3.4 加強電子文件歸檔與數字共享服務的立法保障

在信息化時代，信息網絡安全一直是影響人們生產、生活的重要隱患，如何保障信息安全是時代賦予的一個重要難題。同樣，電子文件管理一直面臨兩大挑戰，一大挑戰來自電子文件自身內容與載體可分離性、易更改性、對機器的依賴性特征；另一挑戰來自電子文件傳播過程中，面臨的網絡安全、異構數據庫共享等問題。②要實現電子文件的科學歸檔和數字共享服務的有效開展，既要有先進的技術支持，又要有統一的標準予以規范，同樣也少不了法律法規的約束與保障。因此，國家立法部門要重視電子文件歸檔與共享服務過程中涉及的保密級、信息安全保障的立法問題，出臺相應的法律法規解決檔案資源管理中存在的問題。

4 結 語

目前，電子文件管理關注的重點是電子文件的最終歸屬問題和電子文件的價值增值問題。通過對電子文件進行科學歸檔，能夠對電子文件進行有序存儲，解決電子文件雜亂無章的現狀；通過對電子文件進行數字共享服務，能夠使電子文件以一種有價值的信息形式服務于大眾，進而實現電子文件信息的價值。

主要參考文獻

[1]周潔.電子文件歸檔問題研究[D].蘇州：蘇州大學，2013.

[2]陳香.我國電子文件歸檔研究綜述[J].山西檔案，2016（5）.