加強財政部門電子公文管理的對策研究

吳蓉

[摘 要]為適應當前時代的發展需要，財政部門的電子公文管理過程中需要完善電子公文管理系統，創新電子公文管理方式，在發展中從以往的傳統電子公文管理活動中借鑒有效的經驗，不斷提高電子公文管理的效率和質量。本文主要以財政部門電子公文管理為研究對象，通過分析當前財政部門電子公文管理中存在的問題，提出未來電子公文管理的發展方向。

[關鍵詞]財政部門；電子公文；管理；協同辦公

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.068

[中圖分類號]D631.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）14-0-02

1 財政部門電子公文管理的現狀

以往財政部門進行電子公文管理的過程中應用老套的管理方法和管理理念，已無法滿足新時期對于政府公文管理的新要求。所以為了順應當前發展的客觀需要和時代的要求，財政部門在電子公文管理的過程中需要不斷完善和改進電子公文管理系統，并積極利用現代信息技術促進電子公文管理的改革和發展。目前，財政局辦公自動化使用的是市政府辦公室統一開發推廣的“協同辦公系統”，該系統已使用近8年。因技術落后，性能老化，市政府辦已于2017年下半年通過招標重新開發研制了新的“協同辦公系統”，現在新系統已進入試運行階段。通過一段時間的測試和試運行工作，發現新系統雖然采用了高平臺和新技術，在安全認證、各單位文件交換等方面進行了優化和提升。但是由于開發時間較短以及各單位內部需求差異，新系統在單位內部文件流轉及辦公自動化方面，只是設計了相對簡單的標準化功能，沒有進行個性化定制以及功能延伸拓展。而且省財政系統中的文件一部分是通過郵寄紙質文件的方式傳遞，再人工掃描錄入系統，另一部分是在省財政廳公文交換系統中簽收，再手工導入公文辦公系統。

2 財政部門電子公文管理中存在的問題

2.1 電子公文辦公系統和檔案系統相脫節

在財政部門電子公文管理的過程中，電子公文辦公系統沒有和檔案系統相對接，這是財政部門公文管理中多年未能解決的老問題。電子文件系統和檔案系統是兩個獨立的系統，文件一般存儲在電子文件系統中，但這些文件雖然在辦公系統里存在但不能在檔案系統里使用，在進行文件歸檔時，文書或檔案員要重復掃描登記，造成工作量加大，影響工作的效率。電子公文辦公系統和檔案系統相脫節，造成了一部分工作的重復和浪費，是未來財政部門進行電子公文系統改革和完善中需要改進的部分。

2.2 電子公文辦公管理缺乏個性化設計

市政府辦公室所推行的新系統在公文管理的過程中十分注重政府和部門之間公文的收發、交換功能，滿足了政府中不同部門之間文件流通的需要，政府與部門之間的交流得到強化。但是協同辦公系統在運轉過程中對部門單位內部公文流轉、傳閱、處理的功能設計比較薄弱，部門內部之間的文件流轉工作受到抑制。不同部門對于電子文件管理有不同的需求，但是協同辦公系統沒有根據單位性質進行個性設計，在實際使用過程中會出現運轉不流暢的問題，從而會影響部門的文件處理效率。

2.3 部門內部電子公文流轉流程復雜

協同辦公系統的建立對于有利于保障電子公文的安全，在電子公文的傳輸過程中，每個單位只配備一個密鑰，只有使用密鑰才能進行公文批閱、流轉，沒有密鑰不僅不能進行公文流轉而且都不能登錄新系統，通過這種方式保證了文件傳輸的安全性，但同時帶來了文件流轉的復雜性，目前只能在新系統上收文再傳輸到舊系統中進行內部公文流轉，給工作帶來了極大不便，影響了工作效率。而且目前省財政廳仍然延用舊的公文辦公系統，這套系統沒有和公文辦公系統相銜接，只有極少部分的文件從該系統中傳輸，與省財政文件對接的流程比較復雜。

2.4 電子公文管理缺乏規范性

隨著時代的發展和進步，互聯網的發展和使用使政府部門之間可以進行更暢通的交流，部門之間以及部門內部的信息流動速度也逐步加快，電子公文傳輸日益頻繁，需要對政府部門的電子公文管理系統進行優化。但是當前政府部門以及部門內部的電子公文管理中的行政管理缺乏規范性，沒有必要的制度和規范約束，可能造成電子公文管理工作各環節的銜接出現問題，影響部門之間的溝通和聯系。在這種情況下，由于電子公文管理缺乏規范性容易出現很多問題，這些問題會影響電子公文處理和整合的效率。

3 加強財政部門電子公文管理的對策

3.1 電子公文辦公管理進行個性化設計

協同辦公系統滿足了政府和部門之間電子公文的收發、交換功能，文件的流通速度和途徑更加便捷，政府與部門之間的交流得到強化。同時需要加強協同辦公系統在部門單位內部公文流轉功能，使部門內部的電子公文可以在系統上進行傳遞，并根據不同部門對電子文件管理的不同需求，對電子公文辦公管理進行個性化設計，符合部門單位的性質及要求，從而不斷提高部門的電子文件處理效率。

3.2 簡化部門內部電子公文流轉流程

協同辦公系統的建立提高了電子公文管理的安全性，但同時帶來了文件流轉的復雜性，每個部門都有唯一登錄系統的密鑰，通過完善技術在協同系統中設立部門板塊，進入系統之后可以進行本部門的文件瀏覽和下載，方便部門內部的電子公文流轉。同時，省財政廳應該與市財政局的公文辦公系統相銜接，通過公文辦公系統進行文件傳達，減少使用傳統的郵寄方式，這樣既可以節約行政開支，又可以方便文件流轉。

3.3 對接電子公文辦公系統和檔案系統

電子文件管理需要在預設好整體流程的基礎上開發電子文件管理系統，通過開發電子文件管理系統滿足流程設計中的各項要求，實現電子文件生命周期的全程管理和監控措施。電子文件管理系統要與單位業務系統無縫對接，采用技術手段即將電子文件全程納入檔案管理視野、滿足檔案管理需要，又有利于高效、方便地開展業務工作。

電子文件管理系統應該具有3大特點：一是具有“捕獲”功能，可以對管理范圍內的電子文件本身及其各類背景信息進行獲取；二是具有完備的元數據體系，以便確保電子文件的真實性、完整性；三是具有完備的網絡功能，以實現電子文件管理的高速化和連續化。我國當前的多數信息系統還不能保證實現電子文件的檔案憑證價值，這些系統不是真正的電子文件管理系統。

在財政部門電子公文管理的過程中，出現的電子公文辦公系統沒有和檔案系統相對接，造成了工作上的重復和浪費，影響了電子公文管理的工作的效率。財政部門需要在未來的電子公文管理中對接電子文件系統和檔案系統，將文件存儲在電子文件系統中，同時這些文件也可以從檔案系統中提取調用，在進行文件歸檔時，減少檔案員的工作量，提高檔案人員的工作效率。同時，電子公文系統和檔案系統對接需要市政府辦公室的技術支持和推進，在整個政府內部不同部門之間都可以減少工作量，提高工作效率。

3.4 規范財政部門的電子公文管理

建立制度規范有利于財政部門在電子公文管理過程中提高公文的處理效率，可以使財政部門在公文處理過程中更快地獲取需要的信息。領導者在部門管理過程中需要重視電子公文管理，注重提高部門工作人員的公文處理效率。財政部門應該適應當前時代發展趨勢，不斷完善和創新部門內部的電子公文管理流程和方法，加強與政府中其他部門之間的交流和電子公文傳遞，提高財政部門的工作效率。

3.5 立法確認電子文件的法律憑證作用

我國有必要通過法律法規確立電子文件管理國家戰略，確認全程管理體制，賦予檔案機構全程管理和前端控制的職權。同時，財政部門要將整體電子公文流程以政策、標準的形式確定下來，成為工作中必須遵守的準則。此外，我國還需要制定電子文件管理系統、認證體系的技術標準。

4 財政部門電子公文管理展望

計算機技術的進步和電子政務的推行，在局域網設施逐漸普及之后，迅速在政府部門、企事業單位被運用。如今，不僅是財政部門，很多行業都開始實行在線辦公，電子化公文管理已經成為大勢所趨，在未來將大大降低政務辦公效率，提升辦事效率，減輕工作人員的工作負擔。

完善財政部門的公文管理，必須做好調研模板的設計工作，通過信息調研確定使用需要，在分析系統需求的基礎上，詳細進行系統的規劃和設計，并采用測試的方法對系統進行試運行。

完善后的系統將能夠滿足實際需要，具有收發公文系統的功能，擁有友好的用戶界面，操作簡單，模塊清晰，符合實際需要。操作上安全性和可靠性高，只要是聯網的計算機，都能在通過身份驗證之后使用。同時，采用企業級數據庫和.NET技術后，可以對大批量的文件信息進行科學管理。

5 結 語

政府部門之間需要相互共享一些信息，電子公文管理系統的不斷完善能夠為政府部門之間共享信息提供更為方便和快捷的方式，能夠有效提高電子公文管理的效率。在未來的發展中，財政部門需要積極改善自身的電子公文管理方式和技術，不斷創新部門電子公文管理方式，優化電子公文流轉流程，才能適應當今時代發展趨勢。

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