淺論油氣田勘探開發檔案工作中的前端控制

閆潔

摘要：油氣田勘探開發檔案是油氣勘探開發工作的重要成果之一，對其進行科學的管理對指導石油天然氣勘探開發科研生產工作具有重要的意義。本文探討了在油氣田勘探開發檔案前端控制的含義，闡述了在油氣田勘探開發檔案工作中實施前端控制的意義，并分析了具體的前端控制措施。

關鍵詞：石油天然氣勘探開發檔案管理前端控制

一、引言

油氣田勘探開發檔案是指在油氣田勘探開發過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的文件材料，既包括石油天然氣勘探與開發工作中形成的文字、圖表、數據、聲像、不同載體的科技文件材料，也包括巖心、巖屑、測試樣品、各類標本等各種實物資料。20世紀末和21世紀初，信息技術的飛速發展帶來了電子文件數量的“井噴”，電子文件的系統依賴性、信息與載體可分離性、易變性等特點給傳統的檔案管理理論帶來了巨大挑戰。為應對這種挑戰，檔案學界提出了前端控制的思想，該思想要求對電子文件的管理，要從文件形成之時甚至形成之前就對文件從形成一直到歸檔整個過程進行通盤規劃，把可能預先設定的管理功能納入系統之中，并在文件形成和維護階段進行監督，它要求檔案工作者由只關注“后端”轉而將注意力放到“前端”。油氣田勘探開發檔案的前端控制，就是將檔案管理工作介入節點前置到油氣勘探開發生產科研活動開始之前，對某一油氣勘探開發生產科研活動各階段形成的文件進行全生命周期的全面規劃與預先規范，對文件形成、積累、立卷、歸檔等過程進行實時跟蹤監督和節點把控，確保檔案質量。

二、在油氣田勘探開發檔案工作中實施前端控制的意義

（一）有利于保障油氣田勘探開發檔案的齊全完整

油氣田勘探開發檔案一般是以石油天然氣勘探與開發地質科研課題或子課題、生產任務或工程等某一項具有特定內容的工作過程中形成的全部科技文件材料為建檔單位進行歸檔和管理的。在實際油氣田勘探開發工作中，資金投入大、周期長、專業多、參建單位多，形成的油氣田勘探開發檔案數量很多。以鉆探一口探井為例，涉及綜合研究、井位論證、地質設計、工程設計、鉆井工程、測井、錄井、分析化驗、試采、地面工程等一系列工序和專業，分別由多個參建單位負責，形成的檔案少則幾百件多則幾千件。如果在工作之初不從源頭對檔案工作進行要求，則難以將各個工序、各個專業以及各參建單位在工作中形成的系列科技文件材料齊全完整的歸檔。

（二）有利于保障電子油氣田勘探開發檔案的科學管理

隨著信息技術在油氣勘探開發工作中的應用越來越深化，傳統工作時形成的很多紙質檔案逐漸以電子文件的形式在各種管理信息系統中生成，電子油氣田勘探開發檔案占館藏的比重越來越大并呈不斷增加趨勢，隨著國家檔案行政管理部門電子檔案單套制歸檔試點工作的不斷推進，電子檔案最終將取代紙質檔案成為檔案管理工作的主要對象。在油氣田勘探開發檔案工作中實施前端控制，在各種管理信息系統設計之初，即將檔案管理的系列要求封裝入系統之中，確保系統形成的電子文件，無論是從內容規范、編制格式，還是文件存儲格式、元數據、背景信息等方面，都符合長期乃至永久保管的要求，既可避免雙套制模式下的人力、物力和財力的重復投入，也有利于保障電子油氣田勘探開發檔案的科學規范管理。

（三）有利于促進油氣田勘探開發檔案的共享利用

信息時代，以互聯網、局域網和管理信息系統為依托，提供檔案的跨時空利用服務是大勢所趨。要實現這種提供利用服務方式，齊全完整、標準規范的館藏檔案資源是基本保障。在油氣田勘探開發檔案工作中實施前端控制，制定明確的油氣勘探開發科技文件材料歸檔范圍，確定各專業科技文件材料的編制內容和格式要求，細化各類電子文件的存儲格式、命名規范以及在存儲載體內的組織方式，建設各業務系統與檔案管理系統的數據接口與數據交換機制，可建立一套統一規范的，符合檔案管理要求的檔案資源，為提供油氣田勘探開發檔案的跨時空利用服務提供資源保障。

三、在油氣田勘探開發檔案工作中實施前端控制的具體措施

（一）強化前端控制思想，建立油氣田勘探開發檔案管理網絡

首先，油氣田勘探開發企業檔案部門可結合“6·9國際檔案日”、礦業權變動日等特殊時期，加強對《檔案法》及其實施辦法、《地質資料管理條例》及其實施辦法的宣傳，不斷提升勘探開發科研生產業務主管部門、相關文件材料形成部門領導及工作人員的檔案意識。其次，油氣田勘探開發企業檔案主管部門，應加強與勘探、開發、科研等業務主管部門，以及企管、財務、法律、信息等職能部門的溝通和協調，建立檔案工作聯席會議制度，通過明確相關業務主管部門的歸檔責任、約定文件歸檔的合同條款、建立檔案工作考核體系、參與有關重要業務節點會議、建立專兼職檔案工作人員隊伍、參與業務系統的設計與研發等措施，建立并不斷完善公司檔案管理網絡，將檔案工作的相關要求前置到各項業務活動開始之前，在企業內部實現前端控制思想的落地實施。再次，油氣田勘探開發企業檔案主管部門要與相關業務主管部門合作，落實油氣勘探開發科研生產活動關鍵節點的檔案工作“四同步”要求，即下達計劃任務與提出科技文件材料立卷歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科技文件材料的形成積累情況同步，評審、鑒定、驗收項目成果與驗收歸檔科技文件材料同步，上報登記、評審獎勵項目成果以及生產、科研人員考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

（二）建立并完善油氣田勘探開發檔案管理制度體系。

制度是管理的行為過程準則，它規定了人們在各種活動中應遵循的原則和方法。油氣田勘探開發檔案管理制度體系建設應包括兩個方面：一是檔案管理組織體系方面的制度，包括管理體制、管理機構、管理職責、管理界面、管理措施等方面的制度建設，在這些制度中融入前端控制的相關要求，不斷完善油氣田勘探開發檔案管理組織體系；二是檔案管理工作環節方面的制度，包括油氣田勘探開發檔案的立卷歸檔、整理編目、著錄標引、信息化管理、日常保管、利用服務、上交匯交等各工作環節的具體要求，通過這些制度，不斷規范油氣田勘探開發檔案的管理。

（三）建立并完善油氣田勘探開發檔案管理標準體系。

標準是對大量重復的現象做出統一規定，是行為成果的重復。油氣田勘探開發檔案管理標準體系建設應包括三個方面，一是關于文件立卷歸檔方面的標準，包括歸檔范圍、分類、編號與編目、立卷歸檔要求、保管期限等方面的要求，通過這些標準的執行，將油氣田勘探開發檔案管理的具體要求固化在文件材料形成之時；二是關于油氣田勘探開發科技文件材料編制方面的標準，包括科技文件材料的相關責任項規范、報告編制的內容與格式規范、繪圖規范、印制規范，電子文件的命名規范、存儲格式優選、在載體中的組織方式等方面的標準與規范，通過這些規范的執行，可以實現油氣田勘探開發紙質文件和電子文件的統一與標準，以滿足檔案管理的要求；三是油氣田勘探開發檔案驗收技術規程，通過規范驗收流程、驗收方法、驗收標準，以確保上述相關標準的貫徹執行，確保前端控制的相關要求得以真正實現。

（四）推進檔案管理系統與業務系統的融合

隨著信息技術的發展與深化應用，油氣勘探開發生產科研活動中形成的科技文件材料，很多以電子文件的形式在各業務系統中生成。在此情況下，實施油氣田勘探開發檔案管理的前端控制，必須加速推進檔案管理系統與業務系統的融合，一方面，檔案部門要參與各業務系統的設計與研發，將油氣勘探開發工作各專業的業務標準、檔案管理系列標準的相關條款，以及檔案管理的相關要求，在業務系統研發之初封裝到系統中去，以確保業務系統按照標準規范生成電子文件。另一方面，要建立檔案管理系統與各業務系統的數據接口，通過數據接口對業務系統生成的電子文件進行在線歸檔和相關著錄數據的共享與服用。

（五）加強檔案工作者的素質培養

首先，要轉變檔案工作者“重后端輕前端”的傳統管理理念，將檔案工作介入節點前移，突破檔案工作置于后端被動接收、給什么收什么的傳統模式，深入油氣田勘探開發生產科研一線，主動掌握油氣勘探開發科研生產活動中科技文件材料的形成與運轉控制權，將工作重點由相關文件材料歸檔后的整理、保管等，向前期主動參與重要會議和關鍵節點工作，指導、監督和檢查科技文件材料的形成、積累等方面轉移。其次，要加強對檔案工作者油氣勘探開發知識的培訓，油氣田勘探開發檔案的形成，涉及地質、測繪、地球物理勘探、地球化學勘探、鉆井、測錄井、油氣田開發、集輸、儲運等各個專業，要加強對檔案工作者上述相關知識的培訓，才能在指導相關科技文件材料的形成、積累、整理、接收驗收、移交歸檔等工作時，有的放矢，科學準確。再次，要提升檔案工作者組織、溝通與協調能力。實施前端控制，檔案工作者從后端走到前期參與其中，組織制定歸檔工作計劃，明確文件歸檔標準與要求，參加重要會議與節點工作，對參建單位文件形成、積累和預立卷工作進行現場監督、指導和檢查等工作，都需要檔案工作者具備出色的組織、溝通與協調能力。

四、結語

將前端控制思想引入油氣田勘探開發檔案管理工作，從油氣勘探開發生產科研活動開始前就對相關科技文件實施節點把控與全程跟蹤管理，有利于規避管理風險，保證油氣田勘探開發檔案的完整、準確和系統，最大限度地發揮油氣田勘探開發檔案的作用。

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作者單位：中國石油化工股份有限公司上海海洋油氣分公司