高校學生實習檔案信息化管理探究

黃海燕　吳嚴　牛俊文

【摘 要】本文論述高校學生實習檔案信息化管理發展趨勢，提出高校要與時俱進，重視推進高校實習檔案管理信息化工作；轉變觀念，重視配合高校學生實習檔案管理信息化工作；改變思路，落實高校學生實習檔案管理信息化，從而促進高校學生實習檔案信息化管理發展。

【關鍵詞】高校學生 實習檔案 信息化管理

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2018）08C-0111-03

信息技術時代，信息技術在各個領域得到充分應用，使各領域的工作效率、產品服務質量和水平不斷提高。在高校學生實習檔案管理工作中，有效應用現代信息技術收集、維護、管理和使用學生實習檔案，不僅能夠提高管理工作的質量和效率、節約人力資源的投入，改變過去傳統的檔案管理方式中效率低、管理困難、查找檔案時間長等問題，而且還能進一步提高檔案保管的規范性和嚴密性。本文論述高校學生實習檔案信息化管理發展趨勢，提出高校學生實習檔案信息化管理新思路。

一、高校學生實習檔案信息化管理發展趨勢

高校學生實習檔案與學生的學籍檔案既有交叉又有所區別。學籍檔案是指學生在學校學習期間成績、思想表現、綜合評價等的記錄，通常在校生的學籍檔案由所在學校相應系部保管，非在校生由考生所在單位人事部門或者人才中心保管。學生學籍檔案主要由相應的老師生成，學生一般不參與或直接接觸學籍檔案生成的過程。學生的實習檔案主要是指學生在實習前的申請表、實習過程中的記錄表、實習后的成績記錄表，以及學生實習過程中的家長知情書、與幼兒園簽訂的協議、學校為學生購買的保險等相關實習材料。實習檔案由學生所在學校所在系部保存，學生是實習檔案生成的主體。隨著信息化時代的發展，信息技術在高校學生實習檔案管理中正發揮著越來越重要的作用。

（一）時間價值使然。時間是寶貴而不可再生資源。信息化時代實際就是一個時間的搶奪戰時代，信息技術在高校學生實習檔案管理過程中為實習檔案的收集、管理、維護等工作帶來了極大的便利，大大提高了管理工作效率和管理質量，從而為檔案的管理工作節約了寶貴的時間資源。因此，時間的增長價值必然促使高校學生實習檔案的管理朝著信息技術化方向發展。

（二）信息資源共享使然。信息時代就是信息技術產生價值的時代。信息技術化是當今時代發展的大趨勢，代表著先進生產力。信息技術化社會與農業社會和工業社會最大的區別，就是不再以體能和機械能為主，而是以智能為主。而高校學生實習檔案信息的使用自從有了互聯網以后變得越來越便利，檔案信息的共享使得檔案的利用價值得到了大大的提高。因此高校學生實習檔案的收集和使用再也不能依靠體能去完成，體能工作的低速、低效嚴重制約著學生動態實習信息在第一時間的管理、處理及共享，從而也就容易喪失其應有的價值。

（三）檔案保存完好性使然。紙質檔案材料對于保存環境具有極高的要求，其容易受潮受損。傳統的檔案管理方式主要依靠紙質的方式存儲，這樣的存貯方式經常會導致檔案的丟失、污損。其次，學校對于學生實習檔案管理工作重視程度不如其他檔案管理工作，學校一般不設專人專職保管學生實習檔案，實習檔案管理較不規范。從檔案保存的完好性出發，在檔案管理中如果能夠充分利用現代信息技術進行存貯，以計算機等電子設備作為存儲媒介，紙質材料作為補充手段則可以使得檔案材料存儲更加完整。

（四）檔案收集全面性使然。高校學生實習檔案的收集是一件非常困難的事情。首先，檔案收集所涉及的學生人數多，單靠人力體能的收集方式既費時也費力。其次，高校學生全國范圍內分布廣泛，特別是那些頂崗實習階段的學生都分布在天南地北，對于檔案的收集手段提出了新的問題。最后，學生自身對檔案收集的工作的配合程度不高，許多學生都已經參與了實習工作，新工作讓他們或許忙碌得無暇顧及，也或許他們對檔案收集工作不夠重視。由于以上種種原因，高校學生實習檔案的收集很難全面，而互聯網信息技術的應用則可以使得高校學生實習檔案收集的面更廣更全面。

（五）檔案收集、利用時效性使然。高校學生的實習是動態的，每個階段的任務、內容及方式都有所不同，且學生實習單位常有變化。在這樣的情況下，傳統的檔案材料收集方式使得學生實習檔案不能及時更新，學校老師不能及時了解學生的實習狀況，個別用人單位也不能及時獲得相應的信息。而現代信息技術使得學生實習檔案能夠在第一時間更新和共享，如此老師便能及時掌握學習實習動態。

（六）檔案利用便利性使然。實習工作管理者對實習學生的管理需要借助相應的材料，而傳統的紙質檔案在查閱利用的時候非常的耗時耗力，想要在幾千份檔案中尋找一份符合需求的檔案絕非易事。現代的信息技術手段可以為學生實習管理者的管理工作提供一手資料，為實習管理工作提供便利。當管理者需要了解某一實習學生的相應實習情況時可以通過信息技術快速找到相應學生的實習檔案材料。

二、推進高校學生實習檔案信息化管理的措施

（一）與時俱進，重視推進高校實習檔案管理信息化工作。高校學生實習檔案管理工作在部分高校還沒有引起足夠的重視，工作中想要查找學生的某項實習檔案時經常發現找不到材料，學生實習材料收集過程中隨手亂放亂丟的現象也經常發生，利用信息技術對高校學生實習檔案進行系統的立卷歸檔在學校難以正常開展。但一些學生實習期間的突發事故發生和處理卻又說明高校學生實習檔案管理工作的重要性。近年來，實習檔案管理工作得到了相關教育行政部門的重視，2016年教育部等五部門關于印發《職業學校學生實習管理規定》的通知第三十一條明確提出職業學校應組織做好學生實習情況的立卷歸檔工作，并在第十一條提出“鼓勵有條件的職業學校充分運用現代信息技術，構建實習信息化管理平臺，與實習單位共同加強實習過程管理”。由此可見，信息技術在高校學生實習檔案中顯得日漸重要。

大數據時代，用人單位—高校—個人之間形成一個數據鏈，這個數據鏈環環相扣且相互影響，高校在數據鏈中處于中心地位，因此，信息的收集、共享、利用與高校密不可分。做好學生實習檔案管理工作，高校可從以下幾點工作入手。

1.做好學生實習信息管理平臺建設工作。學生實習信息管理平臺是“用人單位—高校—學生”這一數據鏈的載體，在數據的分析和共享過程中發揮著重要的作用。因此，高校首先要做好管理平臺的建設規劃，充分考慮管理平臺的訪問渠道、內容板塊、應用服務、協作與共享、與現有校園數據網絡的對接、后期使用服務等。

2.做好信息管理系統的使用推廣工作。很多信息生成者和信息收集者還未意識到數據共享的便利性和優越性，工作思維模式還沒有完全轉變過來，比如學校上新OA系統，可老師們在辦公室還是習慣用QQ作為辦公工具。因此，高校需充當宣傳者的角色給老師和學生做好平臺使用的推廣工作。

3.做好信息管理平臺的數據維護工作。學生實習信息的收集、共享、利用并不是簡單的信息堆砌，而是需要相應的工作者進行數據的加工處理，這樣才能真正達到數據的共享。同時，在進行維護工作的同時還需做好數據的安全保障工作。

（二）轉變觀念，重視配合高校學生實習檔案管理信息化工作。學生實習檔案管理信息化要落到實處需要檔案生成者、收集者和管理者對此項工作的高度重視，認識到高校學生實習檔案的重要性并加強對實習檔案的管理過程是關鍵。而在實際工作中，無論是檔案的生成者和收集者或管理者，他們對實習檔案管理的認識和工作態度有待提高。首先，檔案主要生成者方面，個別學生一離開學校到其他用人單位實習后就聯系不上了。這些學生的實習檔案材料收集起來困難重重。另外，學生本身工作忙碌，部分學生為了應付任務對于自己的檔案材料做得馬馬虎虎，提供的實習檔案材料也是馬馬虎虎，不符合檔案材料的要求。其次，檔案收集者方面，高校學生實習檔案的收集一般由學生干部或者指導老師來協助完成，收集者認為這并不是其主要工作甚至認為不是其本職工作，在工作過程并沒有給予足夠的重視。因此，對于學生實習檔案的收集工作也是本著應付了事的態度，從而經常導致學生實習檔案在收集的過程中出現遺漏，丟失等情況。最后，檔案管理者方面，由于學校基本沒有專門的老師負責管理學生實習檔案材料，也容易導致學生實習檔案材料的損壞及丟失。因此，檔案主要生成者、檔案收集者、檔案管理者必須轉變觀念，重視配合高校學生實習檔案管理信息化工作。但觀念的轉變和重視很難自發于人們的心中。轉變觀念從以下幾點做起：

1.加強學習。知識是改變觀念的有效途徑，對于實習信息管理平臺的了解和使用需要領導老師和學生不斷學習新知識，形成新的觀點和認識，改變過去的舊的觀念。正確認識實習管理平臺的便利性和重要性才能更好地利用現代的信息技術手段為我們的工作服務。

2.加強實踐。實踐出真知，實習信息管理平臺的資源利用與共享的便利性只有使用的過程中才能感受到。因此，高校在學生在校期間就可以組織教師和學生培訓學習從而熟練信息管理系統的一些基本操作步驟，怎么填寫信息，怎樣上傳作業等。這樣能較快地完成信息的生成、收集、利用等工作。在感受到信息技術給工作帶來的便利之后老師和學生便能逐步改變觀念。

（三）改變思路，落實高校學生實習檔案管理信息化。具體如下：

1.檔案管理介質系統化。高校學生實習檔案管理工作似小而非小，其管理介質應系統化。所謂的管理介質系統化指的是采用信息技術管理軟件來收集、分析、維護、存儲、共享使用學生實習檔案。隨著信息技術的開發和應用，越來越多的行業開始引入信息技術管理系統進行管理工作，而在高校學生實習檔案管理工作中也是如此。越來越多的電子科技公司把產品服務拓展到實習管理領域，專門針對教育行政部門的信息收集和管理要求研發出專門的學生實習檔案管理工作系統軟件，并且其技術日漸成熟，覆蓋面也日趨完善，信息技術在實習檔案管理工作中發揮著越來越重要的作用。

2.檔案管理者專職化、專業化。《中華人民共和國檔案法》第九條規定，檔案管理人員應具備相應的專業知識。高校學生實習檔案管理工作也是如此，在條件允許的情況下應盡可能做到學生實習檔案管理工作專職化和專業化。首先，實習檔案管理工作應由專門的老師專職借助現代信息技術完成，不建議學生參與收集和管理，因為同樣的工作幾易其手則容易出現因工作交接不好而出現錯漏。其次，高校實習檔案管理的收集、歸檔、使用等應按嚴格的專業化檔案管理流程進行，借助信息管理系統進行管理。最后，在信息時代的背景下，高校學生實習檔案管理工作憑借先進的信息技術開展，作為實習檔案管理者應具備使用先進技術的專業知識。因此，應對專職管理人員進行專業知識的講授和培訓。

3.檔案管理過程制度化。實習檔案管理制度化指的是對于學生檔案的收集、維護、使用等工作需要有相應的管理制度給予保障。不以規則不成方圓，從檔案信息的采集過程來看，如果沒有相應的制度約束，很多實習檔案是無法按時按質回收的；如果沒有相應的制度約束，檔案的維護和使用就會出現遺失、濫用等問題。

4.檔案管理手段多元化。檔案管理的多元化是指檔案管理的方式和手段可以多元化。一是檔案材料收集（下轉第120頁）（上接第112頁）手段的多元化，在信息技術發達的時代，信息傳播的手段是多種多樣的。微信、QQ、郵件等，這些信息傳播手段足以保證信息收集工作的順暢，同時也能保證信息的原始面貌。二是檔案材料的存儲手段也是多樣化的。隨著“云”時代的到來，“云”數據的使用既方便又快捷，而且存儲量大，對于檔案的存儲是個非常有效的途徑。

總之，在我國信息化建設的推進過程中，以網絡計算機技術為平臺的數據處理技術將會得到更為廣泛的應用，這為社會各領域工作效率和質量的提升創造了良好的發展契機。高校學生實習檔案管理工作只有實現信息化，才能夠做到與時俱進，切實滿足師生對實習檔案管理工作的要求。學生實習檔案管理的信息化過程是一個長期發展的過程，需要實習檔案管理工作者以及相關師生的共同努力才能夠實現。

【參考文獻】

[1]王金偉.信息技術在高校教學檔案管理中的應用[J].高教學刊，2016（2）

[2]牛新羽.信息技術在檔案管理的應用[J].科技展望，2017（4）

[3]董利紅.探析高職院校學生頂崗實習的檔案管理問題[J].今天中國論壇，2012（11）

[4]教育部等五部門關于印發《職業學校學生實習管理規定》的通知[EB/OL].（2016-04-26）[2018-05-22].http：//www.moe.edu.cn/srcsite/A07/moe_950/201604/t20160426_240252.html

【作者簡介】黃海燕（1981— ），女，廣西南寧人，廣西幼兒師范高等專科學校教務與科研處實踐科科長，講師，研究方向：教育管理；吳 嚴（1964— ），男，廣西南寧人，廣西幼兒師范高等專科學校教務與科研處處長，教授，研究方向：職業教育管理；牛俊文（1981— ），男，廣西南寧人，廣西幼兒師范高等專科學校信息中心干事，工程師，研究方向：教育技術。

（責編 黎 原）