淺析機(jī)關(guān)人事檔案管理存在的問題及對策

李洪玲

摘 要：現(xiàn)階段，我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的十分的迅速，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展也有了很大的提高。人事檔案管理是人力資源管理工作的重要內(nèi)容，尤其是對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來講，人事檔案管理的工作尤為重要。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國開始進(jìn)入信息化的社會以后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位原有的人事檔案管理中存在的問題就逐漸暴露出來。本文通過簡要介紹機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題和不足，進(jìn)而提出了相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)人事檔案；管理過程；主要問題；對策措施

人事檔案是一個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學(xué)等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。

1 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實必要性

人力資源是一個單位賴以生存和發(fā)展的核心資源，而更是人力資源中的核心。一個單位想要發(fā)展的很好，隊伍的管理和作為至關(guān)重要。而人事檔案又是可以相對直觀的反映成長過程的核心支撐材料，是做好人事工作的重要載體。隨著時代的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，人事檔案管理的信息化建設(shè)既是人事管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐又是高效選人用人的必然需要。通過信息化建設(shè)，可以規(guī)范各項數(shù)據(jù)指標(biāo)、實時查閱相關(guān)信息、及時更新個人存檔數(shù)據(jù)，有利于在“以人為本”理念基礎(chǔ)上，基于個人不同的特點與能力，進(jìn)行差異化的崗位設(shè)置，并就個人前途發(fā)展、職業(yè)培訓(xùn)等合理配置，實現(xiàn)崗位設(shè)置目標(biāo)與個人發(fā)展相結(jié)合，相互促進(jìn)、實現(xiàn)雙贏，最大限度發(fā)揮人事信息管理的價值。同時，人事檔案信息化建設(shè)也是人事檔案自身發(fā)展的客觀要求，將檔案信息按照需要進(jìn)行項目管理、績效評價、薪酬管理、職稱評價，實現(xiàn)信息資源的整合，更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代與改革創(chuàng)新發(fā)展的現(xiàn)實環(huán)境。

2 機(jī)關(guān)人事檔案管理過程中的主要問題

2.1 人事檔案信息的真實性、關(guān)鍵性、規(guī)范性存在問題

一是“涂改造假”。指用不正當(dāng)?shù)姆绞酵扛臋n案內(nèi)容，或?qū)⑻摷俨牧涎b入個人檔案，具有明確的目的性和針對性。涂改造假的人事信息，會使人事部門從檔案中獲得不真實的信息，對人事工作產(chǎn)生誤導(dǎo)，很可能造成工作被動甚至重大失誤，應(yīng)嚴(yán)肅處理、堅決制止。二是“缺少關(guān)鍵材料”。缺少最新版的履歷表、學(xué)歷學(xué)位材料、年度考核材料、二個月以上的培訓(xùn)材料、中級以上的職稱材料、入黨志愿書、任免審批材料、工資套改材料等關(guān)鍵材料。三是“材料制作不規(guī)范”。檔案材料必須規(guī)范整理，做到分類準(zhǔn)確、排列有序、加工合理、目錄清楚、裝訂整齊。

2.2 傳統(tǒng)檔案管理思維的束縛

人事檔案管理工作的革新與發(fā)展必須以傳統(tǒng)的檔案管理模式為基礎(chǔ)，所有的檔案管理工作都有其管理系統(tǒng)作為革新和發(fā)展的基礎(chǔ)。我國的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)展了很長的時間，形成了一套固有的檔案管理理論、管理方法和管理經(jīng)驗，形成了具有特色的檔案管理工作體系。這些傳統(tǒng)的檔案管理模式在信息技術(shù)環(huán)境下存在一定的局限性，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對過去的管理模式進(jìn)行仔細(xì)的研究和總結(jié)，在傳統(tǒng)人事檔案管理模式的基礎(chǔ)上尋求革新與發(fā)展。

2.3 人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

人事檔案管理是一項內(nèi)容復(fù)雜且操作度較高的工作，其不僅需要管理人員將檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致且充分的掌握，同時還要嚴(yán)格按照管理制度來對檔案材料信息的內(nèi)容進(jìn)行增添。然而，縱觀我國當(dāng)前絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀來看，不僅沒有對內(nèi)部的人事檔案管理人員展開相關(guān)的培訓(xùn)工作，同時在管理制度內(nèi)容的制定上也表現(xiàn)得過于隨意。在這種狀態(tài)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理人員表現(xiàn)出了整體素質(zhì)水平不高且工作狀態(tài)懶散的情況，嚴(yán)重制約了人事檔案管理價值的正常發(fā)揮。

3 機(jī)關(guān)人事檔案管理過程中的主要問題的對策措施

3.1 加快人事檔案管理方法的創(chuàng)新速度

為了與新的信息時代背景相適應(yīng)，我國眾多機(jī)關(guān)事業(yè)單位正在積極的推行改革，促使人事檔案管理工作從分散式管理逐漸向社會集中化管理的方向發(fā)展。這樣的改革措施可以在一定程度上促進(jìn)人事檔案信息資源的優(yōu)化整合。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該對自身內(nèi)部各個管理部門的檔案管理作出科學(xué)化的調(diào)整，最大程度的滿足社會市場經(jīng)濟(jì)體制對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理的要求。并且機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要引進(jìn)具有先進(jìn)管理水平的檔案管理人員和先進(jìn)的人事檔案管理的理念，防止在人事檔案管理的過程中出現(xiàn)較大的管理漏洞和風(fēng)險。

3.2 高度重視人事檔案的安全工作

（1）中心制定了嚴(yán)格的制度：所有人員一律不準(zhǔn)在檔案室吸煙、喝水、吃東西。（2）積極提升檔案室的硬件設(shè)施：將地面重新鋪設(shè)防水層，將木地板改成防滑磚，每間屋子新購功能更強(qiáng)的除濕機(jī)、不定期更換干燥劑，將原來面向背面的換氣扇重新安裝在走廊一側(cè)，在換氣扇的出風(fēng)口安裝了牢固的防鼠網(wǎng)，最大的檔案室安裝了一臺大3P的空調(diào)。堅持每天上班就開通換氣扇和除濕機(jī)，確?？諝獾牧魍?、干燥。（3）請宜賓的檔案除蟲專業(yè)人員對檔案室進(jìn)行了一場封閉的、徹底的除蟲大戰(zhàn)，將可能出現(xiàn)的情況扼殺在萌芽狀態(tài)，避免了蟲害事件的發(fā)生。（4）中心還購買了一套全新的用二維碼管理的檔案管理系統(tǒng)，安排專人花了一年多的時間將檔案室的所有檔案重新錄入新系統(tǒng)，徹底解決了以往檔案系統(tǒng)導(dǎo)入中出現(xiàn)的錯誤信息和由于管理不當(dāng)出現(xiàn)的誤漏、漏登等造成的查找檔案情況。（5）嚴(yán)格規(guī)范了檔案管理人員的平時工作制度，對轉(zhuǎn)遞檔案、借閱、機(jī)要檔案實行了嚴(yán)格的登記管理和電腦系統(tǒng)管理，有效杜絕了檔案去向不明現(xiàn)象的發(fā)生。為應(yīng)對紙張老化等問題，預(yù)計不久將啟動把所有檔案拍照成電子檔案存放于電腦中管理。

3.3 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，檔案管理人員起到了非常重要的作用。通過上文中的介紹可知，在絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中均存在著檔案管理人員的素質(zhì)水平低下的情況，從而嚴(yán)重影響到了人事檔案管理工作的順利開展?；诖?，為了能夠有效促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的發(fā)揮，單位領(lǐng)導(dǎo)需要從如下三個方面來進(jìn)行改善：首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地開展內(nèi)部培訓(xùn)活動，并且要根據(jù)大多數(shù)檔案管理人員的意見與建議來對當(dāng)前的檔案管理制度展開及時的調(diào)整和優(yōu)化，確保檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠達(dá)到應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)；其次，單位領(lǐng)導(dǎo)要積極鼓勵檔案管理人員去參加技術(shù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)活動，并且要給予工作表現(xiàn)良好且專業(yè)技術(shù)水平較高的檔案管理人員以適當(dāng)?shù)木窈臀镔|(zhì)獎勵；最后，單位管理者要通過榜樣的力量來帶動起其他員工的工作積極性，通過經(jīng)常舉辦內(nèi)容豐富的文體活動，讓檔案管理人員在緊張的工作之余可以得到較好的放松，同時促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位形成一個良好的工作氛圍。

4 結(jié)語

總之，事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案信息化管理意義重大，能夠提升工作效率，更好地發(fā)揮出檔案資料的作用。對此，事業(yè)單位要提起重視，逐步增加資金投入，健全各項管理制度，為人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。而檔案管理人員也要主動學(xué)習(xí)，用好先進(jìn)信息技術(shù)，增強(qiáng)主動服務(wù)意識，為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

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