信息化時代下高?；n案實現信息化管理相關思考

曹吉

摘 要：高?；n案管理是高校檔案工作的重要組成部分，在高校基建檔案管理中應用傳統的檔案管理方式已經難以適應新時代的要求，高?；n案管理模式亟需創新。隨著互聯網技術的發展和計算機的廣泛應用，各行各業信息化程度越來越高，我國已經進入信息化時代，這為創新高校基建檔案管理模式帶來了新的機遇。本文通過概述高?；n案的特征和高?；n案實現信息化管理的必然性，簡要分析了高?；n案實現信息化管理的制約因素和發展機遇，對信息化時代下如何實現高校基建檔案信息化管理提出了幾點個人建議，以供參考。

關鍵詞：信息化；高校；基建檔案；檔案管理

1 高?；n案特征概述

在高校基建工程活動中具有保管價值和保存意義的文字、圖片、表格、音頻、視頻等材料被統稱為基建檔案?；n案具有以下四個方面的特征：（1）真實記錄。基建檔案不可偽造，是在基建工程活動中對工程建設過程的真實記錄，對于后續的工程項目施工具有重要參考意義。（2）檔案來源廣。高?；üこ添椖坎皇菓{空成立并進行施工的，需要經過建設單位招標、審批部門審核、監理驗收等多個步驟，因而基建檔案的來源廣[1]。（3）檔案內容豐富。由于高校基建檔案來源廣，檔案的內容涉及到工程項目的方方面面，基建檔案涵蓋了文字材料、圖表材料、音頻材料和視頻材料等多種材料，內容十分豐富。（4）具有整體性。高?；üこ添椖啃枰涍^立項、招標、設計、施工、竣工驗收、審計等多個環節，每個環節都會產生相應的檔案資料，這些檔案資料互相之間有關聯也有區別，但是能系統地體現該基建工程項目的整個過程，因此基建檔案也具有整體性的特點。（5）具有專業性。高?；n案涉及到基建項目的建筑結構、消防能力、供變電等多方面的內容，具有較高的專業性，

2 高校基建檔案實現信息化管理的必然性

在高?；n案管理中應用傳統的檔案管理方式已經難以適應新時代的要求，主要體現在三個方面：（1）傳統檔案管理模式效率不高。在傳統的高?；n案管理模式中，主要采用人工管理，由于高?；n案來源廣、內容多，在人工管理模式下，需要查找檔案相當費力，而且需要耗費大量的時間，工作效率不高。（2）傳統檔案管理模式不利于檔案保密。高?；n案對于高校新建項目后期的維護以及改擴建的參考意義很高，但是在傳統檔案管理模式下大部分高校都沒有設立專門的獨立的基建檔案室，不利于基建檔案的保密[2]。（3）紙質檔案易丟失、損壞。高?；n案中有很大一部分是紙質檔案，隨著查閱次數增多、年份增長，紙質檔案的磨損程度會增加，尤其是竣工圖原件本就是折疊存放，查看必會經常翻折，極易損壞紙質檔案。（4）傳統檔案管理模式不易成套整體的保存基建檔案。基建檔案的內容涵蓋了文字、圖片、音頻等多類材料，傳統的保管模式不易進行整套保存，造成查找困難。隨著互聯網技術的發展，信息化、智能化管理技術越來越多地應用到各行各業中，信息化管理模式是高?；n案管理模式發展的必然趨勢和方向。

3 高校基建檔案實現信息化管理的機遇及契機

由于社會經濟和互聯網技術的發展，計算機的應用得到普及，各行各業信息化程度越來越高，我國已經進入信息時代。在此背景下，移動通信技術、云計算技術等先進技術被應用于人們生產生活的方方面面，各類智能平臺的廣泛使用產生了大量的信息數據，“大數據”觀念深入人心，在很多行業的信息數據管理方式中應用了“大數據”處理技術，這也為高?；n案管理信息化提供了方向[3]。由于高校基建檔案內容既有文字圖片內容，又有音頻視頻內容，傳統的檔案管理方式在整理歸檔和查閱檔案方面都存在諸多不便，而“大數據”處理技術能將結構化數據、非結構化數據及半結構化數據進行有效整合，并對相關數據進行快速、有效地分析。在高?；n案管理中應用“大數據”處理技術，在保留紙質檔案的前提下，利用掃描儀器、計算機等設備將紙質材料掃描成為電子版，從而在更短的時間內將其與CAD圖紙等電子素材一起整合，形成完整的電子版基建檔案。在電子版基建檔案建立后，使用者可以利用計算機通過名稱搜索、日期搜索、關鍵詞搜索等多種搜索途徑，快速、準確地找到需要查閱的基建檔案電子版，避免反復翻找對紙質檔案原件造成損耗，減少查閱基建檔案耗費的時間，為后續查閱基建檔案提供了極大的便利性。

4 高?；n案實現信息化管理相關制約因素分析

4.1 高校管理部門對于基建檔案管理不夠重視

在教育改革的背景下，很多高校擴招學生，為了滿足教學需求，高校新建了很多建筑物，產生了很多基建檔案材料。但是現在的大環境就是管理部門對于檔案管理不夠重視，檔案管理宣傳工作不到位，引申到對基建檔案也是如此，導致在高校內基建部門的工作人員更重視工程建設，對基建檔案不夠重視，造成基建檔案偶有缺失、對后期難以做到及時歸檔。

4.2 高?；n案管理不規范

在高校基建項目中，基建檔案的材料大多來源于校外施工方，由于大多高校缺乏對基建檔案的規范化管理制度，且項目結束后對校外方難以管理和制約，在基建項目實施期間對于基建檔案材料的收集沒有與施工單位協調好，在基建項目竣工驗收后，一些施工單位拖延甚至拒絕提供項目的建設資料，這直接增加了基建部門收集、整理基建檔案的難度，成檔時間延長，基建檔案的整體性遭到破壞。

4.3 高校缺乏專業的基建檔案管理人員

目前我國絕大多數高?；ú块T人員數量遠達不到基建工程對人員配置數量的要求，在基建部門中專職做基建檔案管理的人更少，有些高校的基建檔案管理工作甚至是由其他行政人員兼職做，由于缺乏專業的基建檔案管理知識，對于基建檔案管理的內容不夠熟悉，在基建檔案歸檔過程中，難以有序、系統地開展基建檔案管理工作。

4.4 高校基建檔案管理信息化程度低

隨著互聯網技術的高速發展和計算機的普及應用，絕大多數高校內都配置了計算機、掃描儀等電子設備，但是并沒有很好地應用在高校基建檔案管理工作中[4]。盡管大多數高校都開發了校園辦公自動化系統（OA系統），并應用于教務管理、招生就業等多方面的學生管理工作中，但是極少有高校開發了針對基建檔案管理的智能平臺，高?；n案管理信息化程度較低?，F在已經慢慢開始有這方面的開發，我校已建立校內的“檔案網絡管理系統”，只對相關人員授權管理。

5 信息化時代下實現高?；n案實現信息化管理的相關策略

5.1 提升對高?；n案信息化管理的認識

思想是行動的指揮，信息化時代下，要實現高?；n案信息化管理就必須提升對高?；n案信息化管理的認識，需要做到以下兩點：（1）高校領導認識到基建檔案管理信息化的重要性。只有在高校領導重視基建檔案管理信息化的前提下，高校才能在發展規劃中撥出資金支持基建檔案信息化管理，在高校網絡管理平臺或辦公自動化平臺中開發基建檔案管理信息化平臺，并為基建檔案管理部門購買相應設備、配備相應管理人員，或投入經費由社會力量完成信息化工作。（2）基建檔案管理部門重視基建檔案管理信息化。在基建檔案管理過程中，基建檔案管理部門是主要實施者，基建檔案管理人員對于基建檔案管理信息化的設備和網絡管理平臺的建設有最詳細的需求。只有基建檔案管理部門重視基建檔案管理信息化，才能做到向學校領導反映本部門的資金、設備、人員配置需求，才會更重視基建檔案管理人才的選拔。

5.2 構建基建檔案網絡管理平臺

在信息時代的背景下，越來越多的高校搭建了具有本校特色的校園網絡平臺，大大提升了高校學生管理工作的效率，為了實現基建檔案管理信息化，高校可以構建基建檔案網絡管理平臺或辦公自動化平臺。高?；n案網絡管理平臺必須具有以下三個功能：（1）數據采集、整合功能。高?；n案材料內容豐富、形式多樣，只有具備數據采集、整合功能的網絡管理平臺才能對高?；n案材料進行分析和整理，并自動生成完整基建檔案。（2）便捷的搜索與編排功能。由于高校基建檔案數據多且雜，在檔案查閱過程中要找到需要的材料需要耗費大量的時間，因此高校基建檔案網絡管理平臺必須具備便捷的搜索與編排功能，讓使用者能通過項目名稱、關鍵詞等數據搜索到自己想要查閱的內容。（3）賬號記錄功能。只有擁有指定賬號的工作人員才能登陸高?；n案網絡管理平臺，使用者在此平臺上的操作都會被平臺記錄，可以增強基建檔案的保密性，減少基建檔案外泄。

5.3 建立規范化的管理制度

建立規范化的管理制度對于基建檔案管理信息化具有重要促進作用，主要表現在以下三個方面：（1）明確職責與權限。規范化的管理制度可以明確基建管理部門、基建檔案管理人員的職責與權限，在基建檔案管理工作出現失誤時，可以盡快找出失誤原因并予以解決，從而確?；n案管理工作落到實處。（2）提升工作人員的工作積極性。規范化的制度對基建檔案管理人員的工作提出了明確的要求，在制度的約束下，工作人員的工作積極性能得到提升。（3）增強工作人員穩定性。高?；n案管理部門人員流動對于檔案管理工作的影響較大，有了規范化的制度保障，可以確保工作人員滿意自己的工作環境和工作狀態，有新老交替也可以順利交接工作，減少檔案資料遺失現象 [6]。

5.4 配置具有專業信息化水平的檔案管理人才隊伍

只有配置具有專業信息化水平的檔案管理人才隊伍進行高?；n案管理工作，才能有效實現高?；n案管理工作信息化。要做到以下幾點：（1）合適的人選。人才選拔機制是篩選檔案管理人員的重要途徑，只有將符合基建檔案管理信息化工作要求的人才選進基建檔案管理部門，才能確保基建檔案管理工作人員具備較高的業務能力。（2）加強人才培訓。高?；n案管理信息化工作是一項長期工作，基建工作的發展會對基建檔案管理人員提出更多更高的要求，高校只有加強人才培訓，不斷提升基建檔案管理人員的綜合素質，才能確保高?；n案管理工作信息化順利開展。（3）提升基建檔案管理人員待遇。由于基建檔案管理人員工作繁雜，上升空間較小，基建檔案管理部門難以留住人才，因此高校應當完善工作考評制度，根據基建檔案管理的工作實際情況提升基建檔案管理人員的績效水平，并為檔案管理人員職稱晉升提供較好的平臺，以便為基建檔案管理部門留住人才。

6 結語

高?；n案管理工作信息化是社會發展的趨勢和必然要求，也是高?；n案管理工作的發展方向。只有在提升對高?；n案信息化管理認識的前提下，通過構建基建檔案網絡管理平臺、建立規范化的管理制度、配置具有專業信息化水平的檔案管理人才隊伍等途徑，才能確保高校在信息時代下實現基建檔案信息化管理，推進高校信息化校園的建設進度，為高校的科研教育和基本建設長期、健康發展提供助力。

參考文獻

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[3]游成梅.新形勢下優化高?；n案管理探討[J].城建檔案，2017（05）：58-59.

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