新時代背景下如何做好福利院檔案管理工作

吳婧

摘 要：福利院檔案工作作為民政事業當中不可或缺的一部分，作好福利院檔案管理工作對福利院的穩健長遠發展具有至關重要的價值意義。因此，在新時代背景下想要做好福利院檔案管理工作，就必須要從福利院檔案的發展規律為切入點，提高福利檔案管理意識、規范檔案的歸類管理，利用現代信息技術做好福利院檔案管理工作，進一步促使我國福利院的可持續發展。為此，筆者根據自己工作的經驗，分析現階段福利院檔案管理中存在的問題，并提出了做好福利院檔案管理工作的策略。

關鍵詞：新時代；福利院；檔案管理

福利檔案其主要是指在老人和兒童的服務，日常管理以及審核審批過程當中所保存下來文件、電子數據、視頻以圖片的在載體的歷史記錄，福利院檔案對民政事業發展具有舉足輕重的價值意義。但由于受多種因素的影響，現階段的福利院檔案管理工作還存在諸多的問題，因此，新時代背景下做好福利院檔案管理工作是迫在眉睫的。

1 新時代背景下福利院檔案管理工作的存在問題

1.1 檔案管理人員綜合素質較低

現階段福利院檔案都在后期進行整理建設的，絕大多數管理者都是從福利院的其他部門借調過來的，并沒有專業的檔案管理人員，他們多數都傾向于對兒童和老人進行身體和健康服務。在檔案建設以后，由于福利院領導人認識偏差，忽略了對檔案人員的培訓，認為只要做好檔案的整理以及記錄就可。這樣一來導致了管理管理人員缺乏相應的管理技能專業知識，無法滿足新形勢下的檔案事業發展要求。因為管理人員專業素質較低，自然而然福利院檔案管理工作的質量也差強人意[1]。

1.2 缺乏服務創新與管理創新

福利院檔案管理人員服務意識較低體現在對廣大受眾需求的服務意識的缺乏。我們深知，檔案管理是為受眾服務的，他們需要資料的時候， 檔案管理人員要其幫助查閱資料，同時還要為受眾提供相應的意見。但當前的檔案管理中，絕大多數福利院檔案管理人員都缺乏服務意識，缺乏學術鉆研能力以及職業道德，自然就無法為受眾提供高質量且優質的服務。受多種因素的影響，絕大多數福利院都采用傳統檔案統計法進行檔案管理工作，這種落后的方式十分的繁瑣，不便于福利院檔案人員查閱工作的開展。雖然一部分福利院使用的信息化模式進行創新，但由于管理人員綜合素質較低，在使用中并不熟練，導致無法對資料進行有效的整理和管理[2]。

1.3 基礎設施差室藏檔案貧乏

福利院由于受經濟條件的限制，導致福利院檔案室基礎條件差、缺乏規范性以及不標準等，另一方面檔案管理的條件也比較差，缺乏防蟲防霉設施設備，缺乏專門的檔案庫房，更多時候是同福利院辦公室合為一體，這樣一來不僅影響了福利院的正常辦公，同時也影響了其檔案管理。甚至將一些重要的檔案資料同雜物放置在一起，加之室藏檔案貧乏材料不齊全，導致檔案無法發揮應有的作用[3]。

2 新時代背景下做好福利院檔案管理工作途徑

2.1 提高檔案管理意識，加強管理培訓力度

眾所周知，福利院領導者對福利檔案管理工作的重視程度，直接影響到管理工作的實際效果和質量。絕大多數福利院在發展過程中，都將關注點放在老人和兒童的服務上面，在很一程度上忽視了福利院檔案工作的重要性。這樣一來，在實際的檔案管理中，管理人員認為只要做好有關信息及文件資料的歸檔工作以及保存工作節即可，因此，就出現了檔案管理工作質量差強人意的效果。為改善這種情況，福利院必須要進一步加強檔案宣傳的力度，采取各種行之有效地措施，從本質上提升福利院工作人員的檔案管理意識，讓他們認識的檔案工作的重要性，積極有效地促使自身的態度以及觀念轉變，更好地改進當前福利院檔案工作的現狀。另一方面，福利院還要加大檔案人員的培訓力度，積極開展走出去，引近來培訓活動，重點加強福利檔案管理人員的培訓力度，通過各種活動進一步提升福利院檔案工作人員的實踐能力以及專業理論知識，以便更好地滿足新時代背景下福利檔案管理工作需求。除此之外，福利院還要積極組織工作人員的溝通、交流，進而讓他們的交流之中，取長補短，促使自身綜合能力的提升。

2.2 規范檔案歸類管理，發揮檔案信息價值

目前我們處在新時代背景下，因此，福利院檔案管理工作必須要要求管理人員要做好福利檔案的整理、收集以及歸檔等各項工作，而且必須要進一步加強福利檔案的歸類整理，只有這樣才能有效確保福利檔案歸類程序的標準化以及規范化。與此同時還需要科學且規范化的移交福利檔案的以及對福利院檔案管理工作的處理。另一方面，在具體檔案管理工作中，還要求管理人員要積累相應的經驗，只有這樣才能采取行之有效地措施處理檔案管理工作當中存在的問題，有效改進檔案管理方式，引進和使用各種新方法和新技術，進而不斷擴檔案工作內容和范圍，充分發揮福利院檔案信息的作用。

2.3 巧妙運用信息技術，加速信息一體化管理

近年來，隨著信息技術飛速發展，信息技術在檔案工作當中得到了較為廣泛的運用，為緊跟時代發展的需求，福利院必須要建立健全檔案信息數據庫，不斷完善福利檔案資料。并基于檔案信息數據庫上，建立福利檔案社會信息系統，進而更好地達到檔案信息一體化的管理，最大化發揮其檔案價值。為進一步加快福利院檔案信息資源的共享，福利院還必須要重視各種資源的有機整合，以便更好地建立合并檔案同聯合目標，為我國福利事業信息系統的建設奠定良好的基石。因此，這就要求福利院有效整理和清點內部所有的檔案信息，同時并將其同福利院檔案工作實際情況有機結合起立，根據檔案管理系統化、規范化的要求，進一步加快對各種檔案信息的有機整合，促使福利檔案管理水平的提升。另一方面，福利院還必須要充分利用各種現代化信息技術，進而更好地加快對福利檔案的信息的整理和收集，重點加強各個部門之間的溝通和交流， 為做好檔案信息的反饋工作奠定良好基礎。除此之外，福利院檔案工作人員，在具體的過程當中，必須要及時且有效地對各種有用信息、數據進行有效地整理、歸納，進而更好地做好歸檔保存工作。

2.4 探索檔案服務新模式，提升檔案服務效率

服務是檔案工作基礎是永恒的主題，如果沒有服務，就無法發揮其潛力和價值。針對于此，福利院必須要切實抓好檔案服務工作，同時還必須要及時探索新的服務模式。首先福利院檔案工作者要轉變觀念、解放思想，打破檔案部門小范圍的思想。立足于整個福利事業的角度，全面考慮福利檔案利用問題，從根本上樹立其主動服務的意識，同時還要進一步加強福利院檔案工作在民政事業中的發展意識。與此同時，還需要通過各種宣傳手段以及渠道宣傳，進而讓全體員工從本質上認識到自身同檔案工作的聯系，促使他們充分理解檔案信息，進一步增強福利院的檔案管理人員的意識。除此之外，福利院檔案工作人員，還必須要熟知，檔案的內容、成分、數量以及存放地址，同時必須要熟悉檔案卷宗的整理情況、形成狀況以及利用價值。只有這樣才能做好檔案工作的預測，才能全面了解不同方面、不同時期的檔案需求，福利檔案管理工作人員才能將被動服務積極有效地轉化為主動服務，主動地提供檔案服務。

3 結語

概言之，檔案管理工作對福利院的可持續發展起著至關重要的作用。因此，必須提高檔案管理意識，抓好檔案規范管理，實際工作中更要充分運用信息技術，做實做細檔案工作，提高檔案管理水平，進而推動福利院的各項工作有序開展。

參考文獻

[1]王紅星. 基于信息時代的福利院檔案工作探討[J]. 科學時代月刊， 2011（8）：36-37.

[2]徐娜. 如何做好福利院孤殘兒童影像檔案管理[J]. 科學中國人， 2016（35）.

[3]吳玉. 信息時代的電子檔案管理探討[J]. 辦公室業務， 2016（10）：178-178.