新形勢下人事檔案管理信息化建設研究

摘 要：伴隨信息技術的不斷完善與進步，人事檔案管理是每個單位不可或缺的重要組成部分。新形勢下，加強人事檔案管理工作，推動人事檔案管理朝向信息化方向發展，是符合時代發展潮流趨勢的必然選擇。不僅有利于實現人事檔案管理信息的資源共享，充分彰顯人事檔案在單位管理中的重要性，也有助于提高人事檔案管理資料的安全性和完整性，有助于提升人事檔案管理水平。本文首先分析了新形勢下人事檔案管理信息化建設的重要性，然后針對人事檔案管理信息化建設中存在的問題，嘗試從不同的方面探討加強人事檔案管理信息化建設的措施，希望本文的研究能夠為相關領域人士提供一定的借鑒。

關鍵詞：新形勢下；人事檔案管理；信息化建設；研究

1 新形勢下人事檔案管理信息化建設的重要性

1.1 人事檔案管理信息化的存在意義

顧名思義，人事檔案管理信息化是指借助計算機網絡技術來對人事檔案進行處置和管理，方便人事檔案的使用，提高人事檔案的使用效率。人事檔案管理信息化，打破了傳統檔案管理靜態存放的弊端，實行人事檔案的動態管理，全面進入人事檔案數字化操作模式，有效的提高了辦公的效率。

1.2 全面建設化建設的必要性

人事檔案管理的信息化，使得檔案的存儲、分檔、采集和生成都節省了很多時間。與傳統工作流程所不同的是，人事檔案管理的信息化省去了瑣碎的資料整理環境，基于專業化的平臺，實現數據庫分類，推動人事檔案管理的全面化、網絡化、系統化發展，提高了人事檔案部門的工作效率。另外，人事檔案管理的信息化將實現人事信息業績考核和薪酬管理有機的統一，既有利于對原始紙質主體的保護，防止對紙質檔案的破壞，同時也為資源的共享和查閱提供了便利。通過對人事檔案信息化管理，實現了對事業單位干部以及基層員工“德、能、勤、績、廉”的全面了解，為事業單位人員晉升以及獎罰提供了重要的原始資料。

2 人事檔案管理信息化建設中存在的問題

首先，管理觀念滯后，權責不明。目前，人事檔案管理還采用封閉式、內向的管理模式，換言之，人事檔案是由人事部門以及單位內部組織進行封閉式管理，這就導致人事檔案被蒙上一層面紗，個人對于自身的檔案并無知情權，無形之中增添了人事檔案的權威化、神圣化。然而，在現代化的當下，人員流動頻繁，人員的學歷、考核以及職稱等時時發生著變化，人事檔案幾乎處于動態性實時更新中。如果人事檔案的形成過程出現了權責不明晰，相互扯皮、推諉，那么就會導致人事檔案管理易陷入被動狀態，人事檔案材料來源受阻礙，人事檔案材料的收集不全面，更無法很好地為社會服務。

其次，信息化標準規范不統一。建立規范的機制是檔案信息化建設的重要制度保障，但是，從目前人事檔案管理工作現狀來看，很多單位缺乏人事檔案管理所遵循的統一的標準，而是從自身的利益出發制造體系，采用獨一無二的管理模式，稍有不慎就會造成檔案信息化網絡不暢通，同時也無法實現信息化資源的共享。另外，很多單位采用不同的人事檔案信息化管理系統，在人才流通迅速的當下，這些系統往往無法滿足信息的社會化需求，而只局限于本單位的需求。

最后，檔案管理信息化人才隊伍水平整體不高。對于人事檔案管理人才而言，其除了具備精通的檔案管理技術之外，還需要掌握網絡技術、計算機技術等現代管理技術。然而，很多人事檔案管理人員的工作依然局限于傳統紙質檔案的保管方面，即便是為這些人事檔案管理人員配備了計算機，他們也只能進行簡單的打印檔案目錄、人事檔案基本信息錄入幾項簡單操作層面，對于人事檔案信息的檢索和查詢依然未能實現。從這個角度而言，人事檔案的數字化還沒有實現，這也是阻礙檔案管理信息化建設的最主要原因之一。

3 加強人事檔案管理信息化建設的措施

3.1 加強人事檔案管理人才隊伍建設

人事檔案管理人員要積極轉變觀念，認識到人事檔案管理的重要性，并推進人事檔案管理的數字化，在具體的建設過程中，注重拓寬資金籌集渠道，提供充足的人事檔案管理信息化建設所需經費，加大對人事檔案信息網絡化以及軟硬件基礎設備建設的開發力度，制定信息化工作自檢自查制度，健全系統安全保密體系。與此同時，建立高效培訓機制，重視人事檔案管理隊伍建設，培養一批具有較高人事檔案管理技能，擁有較強的信息化系統操作能力以及扎實計算機技術知識功底的復合型人才隊伍。

3.2 加強人事檔案信息數據庫建設

結合單位的實際情況，對企事業單位全體工作人員進行檔案信息甄別，確保信息錄入的準確性，并分門別類的進行人事檔案數字化管理。例如，分別建設專業技術人員科研成果庫、干部履歷庫、基本情況庫、工資情況庫、表現情況庫、人事任免工作庫等等。對于工作有變動的職工，及時的更新人事檔案信息庫，以確保人事檔案的真實性客觀性和全面性。需要注意的是，把信息庫進行模塊分類，實現分類檢索，以促進檔案信息系統科學有序的運轉。

3.3 加強人事檔案信息數據庫的網絡化建設

基于網絡服務器平臺，加強人事檔案管理信息化的輔助軟件建設，通過提供可靠安全的信息網絡服務，擴大了人事檔案信息化涵蓋的范圍。與此同時，基于各職能部門的管理權限，對人事檔案信息數據庫進行模塊劃分，打造智能型、多層次、安全保密、完整的人事檔案管理信息網絡系統，以為相關部門提供參考依據。

3.4 對人事檔案管理部門人員進行計算機技術培訓

部門人員要加強對計算機的掌握，只有掌握扎實的計算機技術，才能推進人事檔案管理的數字化進展。究其原因，只有依靠熟練的計算機技術，才能實現對人事檔案系統的維護管理和對軟件的使用。因此，各企事業需要定期對人事檔案部門人員進行培訓，督促相關人員不斷地提高自身的工作技能，進而實現崗位價值。

3.5 加強人事檔案管理信息化網絡安全維護

確保人事檔案管理的安全性具有十分重要的現實意義，可以從以下幾個方面進行：第一，制定有效的應對措施，設定訪問密碼，防止信息平臺被攻擊和惡意破壞。第二，通過防火墻技術和配備訪問控制軟件系統等方式，加強訪問控制。第三，重視人事檔案管理網絡的安全檢查，及時統計和分析網絡數據流。

4 結語

總之，本文首先闡述了新形勢下人事檔案管理信息化建設的重要性，然后針對人事檔案管理信息化建設中存在的管理觀念滯后，權責不明，信息化標準規范不統一以及檔案管理信息化人才隊伍水平整體不高的問題，嘗試從加強人事檔案管理人才隊伍建設，加強人事檔案信息數據庫建設，加強人事檔案信息數據庫的網絡化建設，以及加強人事檔案管理信息化網絡安全維護五個方面，提出了加強人事檔案管理信息化建設的措施，希望本文的研究能夠為相關領域人士提供一定的思路。

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作者簡介

賈瑞婷（1986—），女，河北隆堯人，碩士，中級職稱，從事資料檔案管理研究；