淺談新時期物業檔案規范化管理

王鈺婷

摘 要：物業行業做為朝陽行業，正在蓬勃迅速發展，新時代、新氣象、新思維、新作為，物業企業做為物業行業的一份子，服務品質是核心競爭力，在如何提高服務品質的比拼中，規范化的物業檔案管理發揮著至關重要的作用，也是反映物業管理和服務水平的重要評價因素且發揮著重要作用。

關鍵詞：物業檔案管理 存在問題 應對措施

一、物業檔案管理的主要內容

物業檔案是物業企業在從事物業管理服務活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。主要集中在兩大類：一是物業企業日常運作中形成的檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽檔案等；二是物業各項目管理處日常運作形成的物業管理專項檔案，包括物業清冊、物業維修檔案、物業租賃經營檔案、業主及住戶檔案、物業項目管理服務檔案等等。

二、當前物業檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案管理機制不健全或主管人員重視程度不夠。企業經營管理過程中的制度相對比較健全，但是在檔案管理制度方面不完善，在對檔案業務人員的業務督導和考核方面缺乏有效的監管，甚至存在檔案“只存不管”的形象，管理機制缺失。

（二）檔案人員自身業務能力不強。部分物業企業未專項設立專職檔案管理員或兼職檔案管理員在專業素質、理論水平等方面參差不齊，責任心不強、業務不精，導致檔案管理在實際工作過程中出現檔案收集不全、不及時，整理不規范、不完整，甚至部分資料遺失現象。

（三）檔案存檔載體未與時俱進，與信息化建設脫節。尤其是在合同管理或業主檔案管理上，檔案存檔仍采用傳統原始紙質存檔或部分采用電子技術存檔，在查詢或檢索時極為不便，隨著信息化建設的發展，在檔案管理創新和規范化管理上還有很大上升空間。

（四）檔案整體管理不系統。存在多頭、分散管理情況，尤其是在物業企業下屬的各項目管理處，往往都是各部門自行管理，未形成系統有效的項目管理模式，在人員調動和檔案借閱的過程中極易造成檔案流失。另外，在接管物業項目時，對項目的整體建設工程技術資料收集不全，導致后期維修過程中比較被動，費時費力。

三、規范化檔案管理應對措施

1.規范檔案管理機制。在機制監管上，根據物業企業實際，對企業檔案管理工作實行統一領導、統一制度、分級管理、集分結合的檔案管理機制；嚴格落實主要領導負責制，將檔案工作納入檔案分管領導、具體檔案業務人員的職責范圍之中，每年簽訂責任書，細化責任落實；定期加強對檔案管理工作的業務督導和考核，考核結果與薪酬掛鉤；在檔案管理制度制訂和落實上，要根據物業企業的發展定期不斷修訂和完善，對檔案的歸檔范圍和歸檔標準要不斷優化、規范，做到物業企業經營和管理服務過程中的每一個環節都能留下管理“痕跡”。

2.提高檔案業務人員的專業水平。首先，要提高檔案業務人員的思想認識、服務意識以及政治素養和道德素養。其次，強化檔案業務人員的業務培訓，培訓要接地氣、有針對性，且與實際工作相結合，對行業及企業的檔案管理相關的政策和法規、標準要吃透。不定期對檔案業務人員進行學習考核。

3.當今社會科技發展日新月異，信息化已成為社會經濟發展的大勢所趨。在物業企業檔案管理工作中，要與時俱進，要結合物業企業檔案管理內容構成相對固定的特點，盡快引進信息化管理技術，運用專業的計算機檔案管理軟件，實現檔案信息存儲和查詢等功能。例如采用業內口碑比較好的專業物業管理檔案軟件，有條件的物業企業，可根據自身實際，自行開發、設計物業檔案管理平臺或軟件，形成紙質檔案和電子檔案并存共享的管理機制。同時，要建立科學的檢索方式，實現檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成“活”信息，從而形成更加完善和高效的現代化信息管理網絡，高效、完整地實現企業對各種類型的檔案資料進行電子化、網絡化集中管理，并對其流轉過程進行實時的監控，提高檔案管理的精細化和信息化、專業化水平。

4.細化檔案管理工作。物業企業檔案管理涉及面廣，工作量大，很多檔案業務人員起初不從著手，目標不明確。在實際業務操作中，要嚴格按照“細”的標準，找準關鍵問題、薄弱環節，細化目標，分階段、分重點地做好基礎檔案管理工作，在日常檔案整理、保管、移交等環節中，切實做到重細節、重過程、重基礎、重具體、重落實、重質量、重效果，專注地做好每一件事，盡量一次性把工作做到位。對于重要的檔案、文件資料，要實行即時歸檔且保持檔案的完整性。尤其是新接管的物業項目，在與開發建設單位移交時，注重對項目建設檔案資料的驗收和保管，并保證該檔案的真實可靠和完整性，如工程一旦發生故障可最大程度的使物業的維修、養護工作事半功倍，省時省力并減少對住戶的影響。另外，凡是物業管理和服務過程中產生的，具有保存價值的文件資料，都應歸檔保存。根據業務門類的不同，適當調整檔案分類方法，做到更方便、更高效的實現物業檔案的科學管理。此外，還要加強室存檔案室安全管理，嚴格落實“防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體”“十防”，為檔案的保管和安全創造良好的環境。

結 語

綜上所述，物業企業檔案管理是物業企業的一項長態性的基礎性管理工作，將貫穿在物業管理和服務環節的全過程中，反映了物業企業的發展歷程和成長軌跡。在新形勢下，如何加強物業檔案規范化管理，持續提高物業管理服務水平，使檔案管理工作更好的為企業發展服務，是當前物業企業不斷研究和探索的一項重要課題、任重而道遠！