信息化時代電力企業檔案管理面臨的問題與對策

趙彩俠

摘 要：本文主要介紹了電力企業中實行信息化檔案的作用，剖析了現階段電力企業建設檔案信息化存在的問題，并提出了提高電力企業檔案信息化管理的措施。

關鍵詞：信息化時代 電力企業 檔案管理 措施

1引言

信息化技術對電力企業的檔案管理工作發揮著重要的作用，傳統上，電力企業保管檔案的主要形式是紙質檔案，檔案管理人員通過分類、編號，將紙質文件整理成冊，并放在專門保存檔案的地方，工作流程復雜而又不便。進入信息化時代之后，傳統的紙質檔案管理模式已經受到了極大的沖擊，為了滿足電力企業的現代化發展需求，必須改變傳統的檔案管理模式，采用先進的信息化管理模式，以促進電力企業管理效率的提升。

2電力企業中實行信息化檔案的作用

2.1信息化貫穿檔案管理整個過程

從檔案開始形成到檔案被銷毀的整個過程，信息化貫穿始終，并能夠對檔案信息進行有效的控制，如檔案的目錄編輯、檔案的歸類等。當前，我國對電力企業檔案管理信息化有著嚴格的要求，信息化檔案不僅要有傳統紙質檔案的功能，更要有管理不同類型檔案，特別是虛擬化檔案的作用。信息化檔案在對資料和信息進行收集、分類、編目的基礎上，對信息進行數據化處理，形成相關的錄音、圖像、圖片等數字化的文件，記錄與電力企業運營相關的檔案資料。信息化檔案的主要功能之一就是編制圖像和聲音，這個功能主要依托于信息化的有效運用，使檔案管理更加形象，檔案管理工作的效率得以有效提升。

2.2保證電力企業檔案管理數字化

信息化檔案可以有效地保證電力企業的檔案管理相數字化工作流程邁進。信息化檔案管理與實際中的檔案管理工作息息相關，在完成實體的紙質檔案資料整理后，就要進行相關的電子化檔案處理，這個過程要注意前后流程的緊密銜接，確保檔案信息的完整性，確定每份實體檔案都實行了信息化管理，進而提高了檔案管理的效率和水平，更避免了檔案資料的丟失。另外，有些電力企業內部建立了專門的電子檔案館，還建設了專門的檔案管理網絡，這樣做不僅能夠加快電力企業檔案管理信息化建設的進程，更提高了信息資源的利用效率，為電力企業的經營發展奠定了堅實的信息資源基礎。

3現階段電力企業建設檔案信息化存在的問題

3.1檔案管理人員的管理理念相對落后

現階段，信息時代對電力企業的影響程度尚處于初級階段，相關人員對信息化的認識還不夠準確、不夠深刻，認為信息化檔案就僅僅是利用計算機對檔案進行監督和管理，而沒有將檔案管理工作與信息收集、獲取和瀏覽工作結合起來。這種做法實際上將檔案管理工作與信息工作分離開來，只是將信息化作為檔案管理的其中一個工作流程，稱不上真正的信息化。

3.2檔案管理信息化投入不足

當前，電力企業檔案管理信息化仍然處于起步階段，在硬件和軟件的投入上都顯得異常不足。一方面，在硬件上，電力企業現有的計算機等硬件設備都是老化的機器，不能適應先進信息化技術應用的客觀條件；另一方面。在軟件上，電力企業沒有適時更新最新的檔案管理軟件，導致檔案管理的工作效率得不到有效的提升。

3.3檔案管理缺乏安全性

電力企業檔案信息化管理雖然減輕了檔案管理人員的負擔，但是處于各種原因，信息化檔案的安全性遠遠不及紙質檔案。現如今，互聯網技術相當發達，一些不法分子利用網絡技術的便利，隨時有可能實施竊取信息的犯罪行為，甚至完全讓人查不到蹤跡，這種情況威脅著電力企業檔案信息的安全。

4提高電力企業檔案信息化管理的措施

4.1提高對信息化檔案的認識

隨著人們生產和生活對電力需求的增多，電力企業要管理的檔案數量也會不斷增加。檔案是電力企業經營管理的重要依據，要想解決檔案管理信息化建設過程中遇到的問題，電力企業領導首先必須加強對信息化檔案的認識，充分認清信息化檔案的重要性，只有從領導層面加強了對信息化檔案的重視程度，才能保證信息化管理的有效開展。

4.2加大檔案信息化管理的投入力度

在硬件上，電力企業應當積極加大對硬件設備的投入，替換原有的老化的計算機等智能設備，引進先進的設備，同時，對現有的設備注意維修和系統更新保證檔案管理工作的順利開展；在軟件上，電力企業應當注重先進檔案管理軟件的引進，實行轉款專用，不僅要引進先進的檔案管理軟件，也要重視安全軟件的應用，軟件引進之后更要注重后期的更新與殺毒工作。

4.3切實保證檔案管理的安全性

信息技術為檔案管理工作帶來極大便利的同時，也給檔案帶來了一定的安全隱患。為了保障電力企業檔案信息的安全，應當設置相關的安全管理規范，采取必要的安全防范技術和手段從根源上隔絕安全隱患。針對電力企業的重要既要文件，應當進行加密處理，設置訪問權限并嚴格監管，避免惡意竊取和泄露檔案信息的現象出現。

4.4建立健全檔案信息化管理制度

制度是檔案管理工作規范化的保障，有了制度的保駕護航，電力企業檔案信息化管理工作就能越來越高效。電力企業應當將檔案信息化管理工作制度化，在企業內部建立一個分工負責、職責明確的工作體系，保證電力企業檔案管理工作人員能夠切實貫徹執行信息化管理制度。同時，將信息化管理的工作責任納入到工作人員的考核制度中，使信息化管理的責任跟績效掛鉤，督促檔案管理人員提高工作質量。

4.5提高檔案管理人員信息化技術水平

檔案管理人員是電力企業實行檔案管理信息化建設的主力軍，要想做好電力企業檔案管理工作，就必須提高檔案管理人員的素質和職業技能。一方面，電力企業應當加強優秀管理人才的引進，優秀管理人才必須具備較高的信息化技術水平，能夠熟練地運用信息化技術開展檔案管理工作；另一方面，電力企業應當加強對現有人員的培養，組織他們參加有關信息知識和技能的培訓，使他們具備適應工作必備的知識和技能。

5結語

總之，為了在激烈的市場競爭中占據有利地位，電力企業必須更新檔案管理模式，加快檔案管理信息化建設的進程，促進電力企業的長遠發展。

參考文獻：

[1] 劉伶俐.信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策[J]，通訊世界，2017（22）：330-331。