對基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點探討

摘 要：在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理需要有效的利用資源來保證檔案管理信息化建設(shè)的順利展開。引起領(lǐng)導(dǎo)層與所有員工的重視，挖掘檔案管理信息化建設(shè)的高效、便捷價值，注重人才的培養(yǎng)，注重資源的節(jié)約性運用。本文從基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)角度出發(fā)，為有關(guān)工作開展提供參考意見。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 高校 檔案管理 信息化建設(shè)

基于互聯(lián)網(wǎng)、通訊技術(shù)發(fā)展而來的大數(shù)據(jù)，在各行各業(yè)都發(fā)揮著越來越重要的作用。對于高校檔案管理而言，其信息化建設(shè)可以有效的發(fā)揮檔案本身的大數(shù)據(jù)價值，讓檔案發(fā)揮更大的實用價值，同時讓檔案管理更為便捷高效，是檔案管理工作隨著時代發(fā)展的具體表現(xiàn)。

一、當(dāng)下高校檔案管理信息化建設(shè)的常見問題

（一）缺乏足夠重視

在高校檔案管理中，信息化建設(shè)在不斷的推進，但是對于大多數(shù)高校而言，在此方面仍舊有較大的上升空間。領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案信息化管理缺乏足夠的重視，一方面是源于信息化建設(shè)需要耗費大量的資金，日常維護管理需要更為專業(yè)的人員，是一個長期投入的過程。另一方面在于信息化建設(shè)會帶來一定安全隱患，如果處理不好，容易導(dǎo)致重要檔案資源的泄露。因此，對于領(lǐng)導(dǎo)層而言，在此方面存在一定嘗試的動力，但是也對其隱患有較大的擔(dān)憂。面對著信息化建設(shè)在各行各業(yè)的展開，大多數(shù)學(xué)校仍舊會帶著嘗試性的心態(tài)做一定的檔案信息化管理的試水。而對于為了其安全與使用效果所需的高投入，仍舊存在支持不足的現(xiàn)象。此外，對于檔案管理，各學(xué)校缺乏其價值的認可，由此導(dǎo)致在管理上相對混亂無序，無法將其實際大數(shù)據(jù)管理的價值發(fā)掘出來。

（二）缺乏專業(yè)高素質(zhì)的人才

高校檔案管理有關(guān)工作人員往往不具有專業(yè)特長與積累，更多是學(xué)校教職工的安置性工作性質(zhì)，對工作人員缺乏較高的專業(yè)素養(yǎng)要求。尤其是對于越來越多樣化的信息管理手段，較多年長的員工有些無所適從。部分檔案管理人員長期習(xí)慣傳統(tǒng)管理辦法，因此即便有信息化管理的配套設(shè)施，但是在使用上仍舊沒有充分發(fā)揮作用，或者使用的水平相對較低。對于信息化管理系統(tǒng)中的有關(guān)儲存、入檔編輯、搜索規(guī)律等都缺乏足夠的技巧掌握，由此導(dǎo)致信息化管理的功能無法有效展現(xiàn)。由于領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，部分工作人員在檔案管理工作上缺乏上進心，流于形式，或者頻繁的馬虎大意，不注重其管理價值的挖掘。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全問題

由于信息化管理在高校檔案管理中存在的時間并不長，同時每一年的網(wǎng)絡(luò)安全問題推陳出新。在解決舊的網(wǎng)絡(luò)問題后又會有新的問題處理。因此檔案信息化管理一直受到安全威脅的沖擊。當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)日益頻繁，檔案管理有關(guān)的數(shù)據(jù)庫也更容易與外界連接，部分是因為工作人員操作不當(dāng)，部分是因為有關(guān)人員不遵守信息保密的規(guī)則與專業(yè)的系統(tǒng)操作，由此導(dǎo)致信息安全風(fēng)險。網(wǎng)絡(luò)上會有多種的技術(shù)對信息盜取形成沖擊，對于管理人員，如果缺乏專業(yè)的水準(zhǔn)，非常容易調(diào)入陷阱。

（四）資金缺乏

檔案信息化管理需要較多的資金支持，而且是持續(xù)性的維護管理。部分高校會花資金購買信息建設(shè)有關(guān)軟件與硬件設(shè)施，有的會聘用專業(yè)的信息化建設(shè)團隊做好學(xué)校的信息化建設(shè)工作。但是總體來說，整體的資金投放上相對較少，經(jīng)費較為短缺，由此導(dǎo)致了最終成效不足，部分也與管理不善有密切關(guān)系。

二、基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)

（一）引起領(lǐng)導(dǎo)層重視

要做好高校檔案管理信息化建設(shè)，可以讓更為完善的信息化管理來發(fā)揮檔案的大數(shù)據(jù)價值。要將該價值有效的引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的重視。不僅要讓領(lǐng)導(dǎo)層重視，同時也讓每個部門的工作人員意識到，積極配合信息化建設(shè)可以有效的讓各工作崗位獲得更專業(yè)的信息支持，提升工作的便捷性。通過專業(yè)信息化建設(shè)，在各有關(guān)系統(tǒng)賬戶的運用下就可以有效輕松搜索獲取工作所需的檔案資料，避免花精力去實體空間尋找，或者拜托他人尋找。引起所有工作人員的重視，由此得到更多人員的支持，為檔案管理信息化建設(shè)鋪平道路。領(lǐng)導(dǎo)的認可可以有效促使其他部門工作人員配合有關(guān)工作的開展。

（二）注重人才的培養(yǎng)

要多選用專業(yè)的機構(gòu)團隊或者在學(xué)校內(nèi)部組建專業(yè)團隊，由此來更好的幫助信息化建設(shè)順暢、專業(yè)的展開。在崗位人員安排上，一方面盡可能選擇專業(yè)對口的工作人員，另一方面需要注重在崗人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。可以通過讓工作人員參與培訓(xùn)班或者進修來提升專業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)可以在線培訓(xùn)與實體課程培訓(xùn)，具體依據(jù)工作人員時間、精力狀況，保證培訓(xùn)安排的有效性。在崗培訓(xùn)與崗前培訓(xùn)都需要結(jié)合進行，有效的確保工作人員更好的掌握實際工作所需，讓工作能力隨著工作需求不斷的與時俱進。

（三）注重資源合理運用

作為高校本身，擁有著大量的社會資源與人才資源，為了減少信息化建設(shè)中的經(jīng)費消耗，可以運用有效的資源來提供幫助。在信息化建設(shè)的有關(guān)系統(tǒng)設(shè)計或者日常維護中，可以運用教師團隊資源或者有關(guān)社會資源，盡可能的將費用降到可以承受的范圍，同時又保證系統(tǒng)的安全與有效性。在經(jīng)費的運用上保持節(jié)約型管理，避免鋪張浪費。以實用性為主，避免過高標(biāo)準(zhǔn)而不適合實際所需。

三、結(jié)束語

基于大數(shù)據(jù)環(huán)境潮流，高校檔案管理信息化建設(shè)可以更好的讓有關(guān)工作與時俱進。但是在實際的處理中，也會因為多種多樣的阻力導(dǎo)致價值無法開發(fā)運用，甚至導(dǎo)致資源閑置浪費。要充分調(diào)動各方面的配合，有助于在信息化建設(shè)上保持更低成本，實現(xiàn)實用性的管理效果。

參考文獻：

[1] 劉建民.河南省高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究[J].蘭臺世界，2017，（17）：53-55.

[2] 徐曉華.信息時代背景下地方高校檔案管理信息化建設(shè)路徑探索[J].通訊世界，2016，（15）：219.

[3] 呂冰，姜涌.當(dāng)代高校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2016，（11）：28-29.

作者簡介：李君（1982.9-）男，漢族，籍貫：山西臨汾，學(xué)歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理，單位：山西師范大學(xué)臨汾學(xué)院。