新時期行政事業檔案的數字化管理研究

尹婭

摘 要：隨著社會信息技術的快速發展，計算機被廣泛地應用于各個領域，我國也逐漸向以互聯網為主要工具的信息時代過渡。尤其在行政事業單位檔案管理方面發揮了巨大的作用。檔案管理是行政事業單位的重要內容，因此在信息化背景下如何提高行政事業單位檔案管理工作的質量和水平是當前探究的重點。

關鍵詞：行政事業單位 檔案數字化 質量控制

采用科學的方案管理行政事業單位的檔案，能夠為檔案的真實性提供保障，基于這一情況，伴隨計算機信息時代的到來，行政事業單位的檔案開展信息化、科學化管理具有十分重要的作用。信息化背景下，我國行政事業單位檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來，由此，本文針對目前行政事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，其后，針對數字化背景下行政事業單位檔案管理科學化工作的開展予以了探討。

一、在行政事業單位進行檔案管理工作的原則

由于行政事業單位的檔案管理工作的服務對象是面向社會的，擁有社會公共服務性與保密性，因此在進行檔案管理工作時，應該遵循一定的原則，保證工作的順利展開。

第一，在進行檔案管理工作時，管理工作者必須要堅持原則性、規范性、靈活性互相統一的原則。在具體的工作實踐中，要嚴格遵守國家對行政事業單位檔案管理工作相關的規章制定的內容，進行檔案管理工作的各項工作的展開，同時還要采取靈活多變的方式根據實際中不同行政事業單位的特點與需求，使符合本單位的檔案管理規章制定逐步建立并完善。

第二，在進行檔案管理工作時，管理工作者必須要堅持制定與執行并重的原則。進行行政事業單位檔案管理相關規章制定的定制時，必須要嚴謹，在遵循國家法律法規的相關內容的同時，也要使其適用于本單位的實際特點，另外，在進行具體的執行過程中，對各項制度的執行與落實的情況要加以關注，使行政事業單位檔案管理制度的規范化、標準化與合理化得到實現。

第三，在進行檔案管理工作時，管理工作者必須要堅持職責兼顧權益的原則。行政事業單位的檔案管理工作人員要明確自己的職責，根據本單位的實際情況與發展需求，將科學、合理、可行性高的檔案管理工作計劃與目標進行定制。此外，還應該對檔案管理工作計劃的執行情況加強監管力度，同時還要保護好工作人員的合法權益，使其不受到侵害。

二、行政事業單位的檔案管理工作存在哪些問題

（一）對檔案管理人員的調動比較頻繁

聘用專業的檔案管理人員是做好行政事業單位的檔案管理工作的重要保證，但是一些行政事業單位對此并沒有得到關注，還存在著崗位的輪換制度，造成人員調動頻繁的情況發生，造成理事物交接不充分與“死檔”問題的出現，嚴重阻礙了管理工作持續有效的進行。

（二）檔案管理人員對專業技術的缺乏

檔案管理人員是進行行政事業單位檔案管理工作的關鍵因素，但是在我國的行政事業單位對檔案管理工作還不夠重視，進行人員錄用時沒有嚴格要求檔案管理人員的專業水平，甚至有很多錄用的檔案管理人員不是行政檔案管理專業的工作人員，導致這些工作人員缺乏檔案管理的專業技術與經驗，所以在進行檔案管理工作的過程中他們經常會有力不從心的情況發生。

（三）檔案管理流程的不規范

在進行行政檔案管理工作中，保證工作的嚴密性與規范性能夠有效的確保行政事業單位檔案管理工作的順利展開，但是一些行政事業單位對檔案管理工作并不重視，所以在進行檔案管理工作時經常會存在一些疏漏問題，因為檔案管理工作的繁雜性，所以往往在工作中出現一些細微的疏漏也可能會導致在工作過程中產生比較大的損失。由于檔案管理工作在企業領導中得不到重視，導致管理人員在進行檔案管理工作啊會產生散漫、隨意等不嚴謹的工作態度，使檔案管理工作流程存在了不規范的問題。

三、行政事業單位檔案管理完善措施

（一）創新檔案管理制度，強化單位檔案管理能力

從目前來看，我國大多數行政事業單位的檔案管理模式以及相應的管理方法都比較落后，嚴重缺乏創新意識。為了能夠順應時代的發展，需要對檔案管理的方式進行一定的完善，從而對檔案管理的整體水平進行進一步的加強。除此之外，還應在現有的管理基礎上對其進行不斷地創新，并與數字化、智能化、科技化的手段相結合，不斷完善管理技術，不斷加強檔案管理能力，才能全面提高行政事業單位檔案管理的質量。

（二）提升檔案管理的信息化水平

當今社會處于信息化高度發展的時代，因此行政事業單位在進行檔案管理工作的過程當中應當抓住這一契機，實現檔案管理工作的現代化發展，將檔案管理工作的信息化水平提高到一個全新的高度。在行政事業單位進行檔案管理工作的過程當中有效地借助當代的發達信息技術，不斷的引入新的信息管理平臺，并且應當確保信息管理平臺的易操作性，保障每一位從事檔案管理工作的人員能夠輕松上手，從而有效地提升檔案管理工作的效率。行政事業單位的檔案信息資源量大，利用計算機網絡平臺實現對非保密檔案的資源共享，能夠確保最大量的最大化利用，從而提高社會服務水平，這也是提高行政事業單位檔案管理水平的關鍵一步。

（三）綜合提高檔案管理工作人員素質

管理檔案的工作人員應該熟練掌握檔案的收集、整理、分析、分類、歸檔、統計、計算機操作等能力，還要能夠熟練操作檔案管理信息化平臺。但如今人社局檔案管理人員呈現高齡化趨勢，對他們進行再次培訓困難較大，將高齡工作人員辭退再補充更加不現實，但我們可以首先完善團隊人員結構，高層管理人員中不僅要有工作經驗豐富的人，還要有懂得專業知識的人，兩方互補，共同管理。同時在日常工作時，可以慢慢培訓工作人員的檔案管理能力，并且分工合作，每位工作人員負責自己較擅長的，高層管理人員則最好能夠熟練掌握多種能力。為了保證檔案的安全性，每年檔案管理人員都應該進行相當數量的安全演習，確保工作人員能夠在最短時間內進行檔案移交與安全保護。最后。每年都應該進行一次內部資格考核，考核不合格者除了會影響內部評定，還要再次重點培訓，并再次考核，仍不合格就會被考慮辭退。這樣，不僅能夠保證管理團隊的專業性，還能夠調動工作人員工作積極性。

總結：

總之，在信息化時代的大背景之下，加強行政事業單位檔案管理工作的質量，需要行政事業單位做到上下一心，對每一個工作的環節做到仔細考量，有效彌補管理工作當中存在的不足，確保管理工作得到有效展開。并且需要管理部門具備“現實性”，也就是應當對本單位的實際情況展開深入研究，在此基礎之上開拓工作思維，探索符合自身單位當管理發展之路。

參考文獻：

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