辦公自動化在本科高校教務管理中的應用研究

趙丹

摘 要：隨著現代科學技術的發展，其中的信息技術也得到了前所未有的突破，而對于高校教學管理來說也發生了很大的變化。把辦公自動化運用到高校教務管理中，不但能提升整體的管理效率，還能很大程度的減少成本的支出，讓工作的質量也得到了很大的優化。

關鍵詞：辦公自動化 高校教務管理 應用研究

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）04（c）-0146-02

近些年，高校對于教學和科研方面的任務變得越來越重，人們對于教務管理工作也提出了新的要求，傳統的管理模式也已經不能適應當前社會的發展。把辦公自動化軟件運用到高校的教務管理中，其不但能實現工作自動化，還能讓提升整體的工作效率，其意義是非常重大的。

1 辦公自動化

1.1 辦公自動化軟件

辦公自動化軟件是利用辦公自動化為核心的一種現代化辦公軟件，在社會上被各行各業所使用著，該軟件也可以說是辦公技術上的一大突破。把該軟件和計算機技術結合到一起，利用流轉技術來實現網絡上文件從發布和傳遞，從而形成審批自動化的效果，不但減少了紙質文件傳遞是時間和人力，其工作效率也得到了提升[1]。

1.2 辦公自動化系統的意義

當前，辦公自動化系統已經足見成為自動化辦公的發展方向，同時也被各行各業廣泛的應用在其中。其對于高校教務管工作的意義主要有以下幾點：第一，需要建立有發布信息的平臺。利用自動化軟件可以在高校的網站里建立一個發布信息的平臺，這樣可以讓信息發布變得更透明、更公開。第二，讓工作步驟變得自動化。利用辦公自動化軟件能實現對校園管理的追蹤和檢測，從而讓各部門之間的溝通交流變得更密切，形成一個互幫互組、團結合作的集體。第三，讓信息管理工作變得自動化。該軟件可以讓傳統的紙質文檔轉變成為電子文檔，然后相關人員便可以利用數據庫來展開管理，從而實現信息共享。用戶則需要登錄自己的賬號便能查閱到相關的信息和工作任務，很大程度的減少了工作時間，同時也提升了整體的工作效率。

2 辦公自動化在高校教務管理的應用意義

隨著互聯網時代的發展，計算機技術也取得了非常好的成績和效果，在發展的同時也帶動了辦公自動化進程的改變。該軟件對高校教務管理工作的作用是非常大的，具體的作用有以下幾個方面。

2.1 建立信息的發布平臺

軟件系統的內部可以構建有獨立的交流平臺和信息發布通道，當高校需要發布課程標準、規章制度、新聞公告等信息時，其都能利用該平臺來進行。這樣不僅方便學生、教師等人員進行查閱和了解，還能讓他們隨時隨地了解自己的工作任務[2]。

2.2 實現工作流程自動化

高校的教務管理工作可以采用動態跟蹤或實時監控來進行，這樣不但能促進部門之間的交流和關系，還能讓他們形成一個良好的工作氛圍，實現互相幫助、互相配合等現象，從而提升整體的管理效率。例如：在進行工作任務的發布、公文處理、發布信息、交接工作等內容時，相關人員都可以利用該軟件來進行，其可以實現自動化流程，但必須要嚴格按照相關的標準和制度來進行，這樣才能讓各部門之間的工作實現配合。

2.3 促進信息管理自動化

傳統的教務管理對于文檔的發布、傳送、儲存、使用、共享等方面的操作都非常的復雜，并且工作效率也不高，如果要想查閱這些文檔更是非常難實現，這也直接影響了整體的工作效率。而辦公自動化則可以讓文檔轉變成為電子檔，然后利用電子檔的形式來存儲資料，這樣不但能方便相關人員進行翻閱和查找，還能讓信息實現共享。用戶則需要登錄該軟件，然后就能查閱到相關的工作流程這制度，隨后按照要求來完成自己的任務，很大程度的減少了時間的投入，另外，辦公自動化還能起到輔助的作用，即可以利用其來進行圖書管理、物品管理等，讓管理工作都能上升到另外一個水平。

3 辦公自動化在高校教務管理的應用措施

為了讓高校的教務管理工作得到改善，讓其能滿足當前社會的需求，相關人員在進行教務管理時應該要把辦公自動化運用到其中，具體可以從以下幾個方面入手：第一，公文管理。首先相關人員可以利用辦公自動化來形成文件，隨后便把其轉變成成電子檔的形式，這樣不但能方便儲存，在更新或查詢時也會比較的輕松。相關人員還應該要對這些文件進行編號，這樣管理起來就會變得非常的統一，讓管理工作的質量得到上升，減少辦公成本的支出。第二，公共信息管理。相關人員可以利用辦公自動化軟件來完成整體的操作，即流程大致分為三個部分，公告、通知、新聞，所有相關人員只需要制定好文件，然后按照流程進行發布即可。而用戶則需要登錄系統才能從中獲取到發布的信息。第三，個人辦公管理。該模塊屬于一個基礎部分，其包含了日常的工作計劃和安排等內容，也可以說是教務管理中的重要部分，當吧信息錄入到系統里之后，系統就會自動保存和分類，這樣不但方便了用戶查閱，還能提升部門之間的共享信息[3]。第四，學生管理。學生的自我管理是高校教務管理工作的重要部分之一，而利用辦公自動化來展開，其就能有效的對學生的檔案、出勤、成績、課程等方面進行管理，并且不同的模塊管理方式也會不同，這樣不但能方面學生了解自己的學習情況，教師也可以從中觀察到學生的整體狀況。這樣不但能提升整體的管理水平，還能讓學生變得更積極主動。第五，在線交流。在展開教務管理工作時難免需要和人進行溝通，而利用該軟件就能為不同部門的溝通搭建一個良好的平臺，利用網絡自身的特點，實現上下級之間的交流，這樣不但能減少通話費用的支出，還能讓部門之間的關系變得更親密。

4 辦公自動化在高校教務管理的應用效果

隨著辦公自動化軟件的推廣，其也給高校教務管理工作帶來了非常明顯的效果，同時也讓管理工作有了新的方向和認識，其具體的應用效果有以下幾點：第一，即讓教務管理工作變得更規范。利用辦公自動化軟件來展開工作，不但能讓復雜的管理工作變得簡單化，還能讓數據的傳輸變得更加的流暢，減少工作中的失誤次數，讓教務管理變得更加規范。第二，讓管理工作的效率得到了提升。該軟件不但能實現一體化的流程，還能利用信息平臺來發布信息，而師生也能更及時的獲取到相應的信息，特別是在考試安排、活動安排工作上，很大程度的減少了人力的投入。第三，讓管理的成本得到了降低。把辦公自動化軟件運用到高校的教務管理工作中，讓遠程辦公成為了現實，同時也減少了復印、打印等方面的支出，讓辦公費用得到了控制。

5 展望

由于辦公自動化自身的特點，其在高校教務管理中的發展前景是非常可觀的，在未來的教育模式中，其也將會逐漸代替傳統的辦公模式。另外，隨著科學技術發展，也讓我國進入到了一個大數據時代，而這也給高校教務管理中的辦公自動化帶來了全新的調整和機遇，。相關人員只有只有把握好這一機會，并不斷的對其展開分析和研究，這樣才能創造出符合社會要求的辦公自動化軟件，從而提升高校教務管理的水平。

6 結語

綜上所述，隨著辦公自動化的不斷發展，該軟件不但和辦公技能結合到了一起，還能讓辦公的過程變得更規范、更科學。把自動化運用到工作中，其不僅能讓工作的準確度得到提升，還能很大程度的減少了辦公工程中的開支，所以其自身的實用性是非常高的。而把其運用到高校的教務管理工作中，對提升教學管理工作的質量會有很大的幫助。

參考文獻

[1] 潘鈞.試論辦公自動化在高校教學管理的應用分析[J].科技展望，2015，11（20）：68-70.

[2] 劉雪瀅.移動OA辦公自動化系統在高校管理中的應用[J].經營管理者，2015，4（5）：79-82.

[3] 黃健.數碼一體機在高校辦公自動化中的應用[J].中國現代教育裝備，2012（5）：112-114.