公共服務視角下高校檔案館信息化建設的對策

張雯

【關鍵詞】 公共服務；高校檔案館；信息化建設；對策

【中圖分類號】 G717 【文獻標識碼】 A

【文章編號】 1004—0463（2018）17—0044—02

隨著服務型社會建設的提出與實施，公共服務已經成為當今中國各行業發展新的價值走向與重要機遇。高校作為提供公共服務的重要陣地，應該積極投入到建設服務型社會的大潮中去。作為高校的重要部門，高校檔案館更應該發揮其公共服務的功能。隨著互聯網的發展，高校檔案館信息化建設也得到不斷提升，并得到了學界的關注，但是從公共服務視角來研討高校檔案館信息化建設問題卻顯得不足。在實踐進行中，很多高校從公共服務視角推進檔案館信息化建設探索得不多。因此，從公共服務視角探索高校檔案館信息化的建設問題具有一定的學術意義與實踐價值。

一、公共服務與高校檔案館信息化的關系

為社會、廣大師生提供良好的公共服務已經成為我國高校發展的堅定選擇，這為高校檔案館的信息化建設提供了新的價值走向和發展契機。高校檔案館作為高校的重要部門，其信息化建設能夠更好地服務社會與師生。

1.公共服務是高校檔案館信息化發展的必然趨勢。高校檔案管理工作從傳統的紙質化辦公到現代的電子化辦公，高校檔案館的公共服務方式也逐漸由機械化轉為智能化，它從管理方式和服務方式上給高校檔案公共服務工作提供了新的思路，有助于更徹底地發揮檔案的價值。同時，隨著政治、經濟、文化的發展，人們對于檔案的需求更加豐富多元，高校檔案館的公共服務智能也能進一步拓寬。2016年國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，其中就強調要著力提高檔案公共服務能力、加快檔案管理信息化進程，其中，加快檔案管理信息化的重要內容之一就包含了加快檔案信息資源共享服務平臺建設、積極探索助力數字經濟和社會治理創新的檔案信息服務，這些都說明了公共服務是高校檔案信息化發展的必然趨勢。

2.高校檔案信息化是提升公共服務水平的重要途徑。“十三五”規劃中指出：提高檔案公共服務能力要利用現代化技術手段創新服務方式，拓寬服務渠道，建設電子檔案等。可以看出，高校檔案公共服務水平的提升離不開信息化建設。首先，檔案信息化建設能夠拓寬公共服務渠道。在完善的信息化服務體系下，公眾可以通過網頁、APP、微信等多種渠道享受檔案服務，突破了時空的限制，極大地豐富了服務場景。其次，檔案信息化建設還能夠豐富服務方式。傳統高校檔案館提供的公共服務較為單一，通常包含檔案信息的提供和展示，在信息化服務體系下，能夠實現如VR展覽、個性化檔案推送等各種服務，更好地滿足了公眾的需求。因此，公共服務水平的提升與高校檔案館信息化建設是相輔相成的，一方面公共服務是高校檔案信息化建設的目的之一和發展趨勢，而另一方面公共服務水平的提升也離不開高校檔案館信息化建設，二者缺一不可。

二、從公共服務視角審視目前高校檔案館信息化建設存在的問題

高校檔案館作為一所高校提供公共服務的重要部門，其信息化建設應積極為提升學校服務師生、服務社會而努力，但是由于各種原因，高校檔案館信息化建設還存在與社會需求脫節、信息安全遭受威脅、服務意識匱乏等方面不足的地方，影響了其公共服務效能的提升。

1.檔案信息化建設與公共服務需求脫節。目前，我國高校在檔案信息化建設方面主要注重的還是工作方式和管理方式的信息化，即數字檔案建設、線上歸檔等等，其基礎設施和系統軟件的搭建也是為了管理工作服務的，在公共服務方面的拓展空間較少，如用戶反饋體系、用戶數據庫體系的搭建都較為薄弱。盡管近年來不少高校檔案館通過信息化建設拓展公共服務智能，但社會知曉率低，檔案館網站的信息量和服務不接地氣，公共服務能力難以發揮。目前高校的檔案利用服務還較為單一，無法滿足公眾的檔案需求，嚴重制約了高校檔案館最大限度地發揮檔案資源價值。

2.信息安全遭受威脅。檔案具有保密性特點，尤其是高校檔案館涉及大量學生個人信息、科研資料等，其重要程度不言而喻，更要注重信息安全問題。信息安全遭受威脅主要從兩個方面體現，首先就是信息安全意識的淡薄。從目前我國高校的檔案公共服務現狀來看，對信息安全問題的重視程度較低。多所高校官網存在泄露學生個人信息的情況，這些高校在公示受助學生信息時，未對其身份證號碼、銀行卡號等個人信息做出必要處理。針對此情況，教育部已發出通知要求高校對于公式內容中的敏感信息要進行刪除，但部分高校官網仍存在泄露個人信息的情況。信息安全意識的淡薄，極易造成公眾個人利益的損失，這也一定程度上降低了高校的公信力，不利于高校檔案公共服務的開展。其次，高校信息安全防護能力較弱。高校檔案館進行公共服務，勢必要將互聯網范圍進一步擴大，不再僅限于校內網絡，這也給高校信息安全防護能力提出了新的要求。在2017年5月，因Windows漏洞而導致的勒索蠕蟲病毒在全球范圍內爆發，高校成為重災區，大量畢業生個人信息泄露、科研材料加密。而在公共服務中，高校面向的對象更為廣闊，面臨的網絡狀況也更加復雜，如何在復雜的網絡環境中保障信息安全，就成為高校檔案信息化建設急于解決的問題。

3.缺乏服務意識。高校檔案館的信息化建設要能更好地服務廣大師生與社會大眾，這也要求檔案工作人員必須具備一定的信息化素養。但是目前高校檔案館信息化建設中，檔案人員的信息化素養與公共服務的要求存在落差。對于檔案工作來說，只要具備一定的計算機操作水平就能夠滿足，而公共服務作為檔案工作的拓展對信息素養要求更高，它不僅要求檔案工作人員能夠順暢地處理工作，還要能夠支撐起服務體系來，如運用數據分析工具開展個性化檔案服務，運用大數據、云計算技術進行檔案服務的實時分析等等。

三、適應公共服務發展的要求，提升高校檔案館信息化的建設水平

針對檔案館信息化建設存在的問題，根據公共服務與檔案館信息化建設的相關性，高校應該主動將檔案館信息化建設置于公共服務視角進行構思與發展，從檔案館信息化建設的理念、內容、方式、主體和保障考核等方面注入公共服務的要求，力求檔案館信息化與公共服務互動共贏發展，全面提升檔案館信息化建設的水平。

1.需求導向，增強信息化建設的針對性。高校檔案館信息化建設工作，要以公眾需求為導向，以技術為基礎搭建完善的技術支撐體系，促進檔案公共服務與檔案信息化的無障礙鏈接。首先，要積極引入先進信息技術并推進其與公共服務的融合，在管理方式和工作方式信息化的基礎上，探索技術與公共服務融合下的各個公共服務細分領域，如檔案個性化服務、檔案智能索引等等。其次，要以公共服務為出發點實現檔案資源的共享，搭建現代化檔案共享平臺并進行一體化管理，體現系統優勢。最后，在信息化建設時注重服務渠道的拓寬，完善線上和線下檔案服務工作的信息同步和融合，進行全渠道的檔案服務，微信、微博、移動APP、網頁端同步提供服務，根據各渠道的特性制訂具體的服務內容和標準，完善整體的檔案服務體系。

2.注重信息安全，提升信息安全防護能力。為保證檔案的保密性原則，必須建立完善的信息安全保障體系。一是要提升信息安全意識。針對公共服務下可能存在的信息安全威脅進行全面系統的梳理，明確信息化建設中檔案管理的責任劃分，及時對檔案管理人員進行信息安全知識的普及和培訓，對于社會上發生的大范圍信息安全事件要預先防護，彌補漏洞。二是在軟硬件方面做好更新維護工作，及時彌補系統漏洞，定時查殺病毒，對于個人移動存儲設備連接檔案存儲硬件的行為要進行嚴格的規范，同時還要做好檔案備份工作，防止文件丟失。三是要做好硬件的防護工作，地震多發區要注重硬件的抗震性能，南方地區則要做好硬件設備的防潮工作，以防文件損壞、丟失。

3.提升服務意識，創新管理方式。第一，要抓住高校檔案館公共服務的重點，以開發利用檔案信息為核心，讓檔案館更好地為公眾服務。第二，要平衡檔案保密性與時效性的關系。一般來說，檔案保密性與時間成反比，且保密性隨著時間的推進遞減。對此，檔案管理人員要充分了解到高校檔案館保密的時效性，以此為依據充分發揮其價值，讓更多豐富的檔案內容為公眾所用。第三，要樹立競爭意識，充分適應檔案管理工作逐漸市場化的趨勢，開發更適應人民和社會需求的檔案服務。第四，要創新管理方式，高校檔案館管理方式創新，不僅要從技術層面創新，更要從信息化建設的理念上進行融合創新。采取扁平化管理的方式，簡化檔案收集、歸檔、查閱、共享的流程，它同時還較好地解決了等級式管理的“層次重疊、冗員多、組織機構運轉效率低下”等弊端，加快了信息流的速率，提高了決策效率。

總之，高校檔案館信息化建設是一項系統復雜的長期工程，需要學校、檔案部門、廣大師生以及社會各界人士的積極協作，更需要從不同視角去探索與實踐。高校轉型發展下高等教育公共服務的大力開展為其檔案館的信息化建設帶來了諸多的新機遇、新思路。目前重要的是，高校應主動適應高等教育公共服務發展的新常態，將公共服務的要求融于檔案館信息化建設的理念、主體、內容、方式和考核保障之中，在提升公共服務水平中不斷改革創新檔案館的信息化建設，力求檔案館公共服務能力提升與信息化建設形成一種互動共贏的發展態勢。當然，將公共服務與高等教育發展的其他要求一起結合來研究高校檔案館信息化建設應該能夠有更多的對策構思，理應成為高校檔案館信息化建設的一個重要研究方向。

編輯：郭裕嘉