當前企業檔案管理發展趨勢思考

葉伊林

摘 要：

隨著時代的不斷發展，企業檔案管理呈現出了新的發展趨勢，如何把握好這些發展趨勢，實現檔案管理模式的順利轉變，成為了企業檔案管理領域的一個重要課題。本文基于企業檔案管理這一課題相關研究成果，結合自身的理解，對于未來企業檔案管理發展趨勢進行了探討，并圍繞這些發展趨勢，探討了企業應該采取何種措施來進一步提升檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理；發展趨勢；應對策略

引言

進入知識經濟時代以后，企業檔案管理的重要性進一步凸顯，同時企業檔案管理工作內容以及工作環境都發生了很大的變化，由此導致了檔案管理呈現出來了很多不同以往的發展特點。主動去適應檔案管理發展趨勢，這有助于企業進一步的去提升檔案管理水平，進一步發揮檔案管理工作的重要價值。

一、企業檔案管理發展趨勢

1.信息化趨勢

企業檔案管理發展呈現出了信息化發展趨勢，出現這種情況的現實背景是信息技術在檔案管理領域的應用范圍在不斷擴大，應用程度在不斷加深。信息技術與傳統檔案管理融合之后，極大地提升了檔案管理工作的效率，改變了傳統的手工主導的檔案管理模式。檔案管理信息化體現在兩個方面，一方面就是基于檔案管理信息系統來進行檔案管理；另一方面就是將紙質檔案轉變為數字化檔案。檔案管理信息化可以對于各種檔案資料進行更加高效的管理，從而實現檔案管理價值的進一步發揮。

2.共享化趨勢

當前企業檔案管理呈現出了共享化的趨勢，所謂的共享化是指檔案資料能夠被更多的需求者獲得，檔案走出“深閨”，被更好地利用。當然檔案管理共享化是伴隨著信息技術在此領域的廣泛應用而得以實現的，各種檔案資料以數字化形式存儲之后，檔案需求者就可以足不出戶，點擊鼠標就能夠獲得各種檔案資料，最大限度地滿足檔案查閱者的各種需求。

3.規范化趨勢

企業檔案管理規范化趨勢表現為檔案管理工作更加標準、檔案資料更加統一，企業生產經營中形成的檔案資料非常多，這些檔案資料形式不一、數量不等，例如有的檔案資料就是各種文件，有的檔案資料則是電子文檔，這無疑會大大增加檔案管理工作難度。檔案管理的規范化可以將各種檔案資料進行統一管理，這樣更有利于進行資料的整理以及分析。另外檔案管理標準化也可以改變粗放式的檔案管理模式，可以讓檔案管理各項工作更加規范，減少人為因素對于檔案管理工作的不良影響。

4.資產化趨勢

企業檔案管理資產化趨勢是指檔案作為企業重要的資產之一，其在企業發展中價值越來越凸顯。其實在知識經濟時代，檔案作為企業的知識資產，開發利用得當將會給企業帶來很大的收益。企業檔案管理本質上就是知識管理，需求企業將檔案作為重要資產來加以管理，從而提升這一資產的利用效率，給企業的發展注入更多活力。舉例而言，企業的科技檔案價值巨大，做好科技檔案管理，有助于企業科研實力的進一步增強，從而實現企業核心競爭力的提升。

5.專業化趨勢

檔案管理工作的專業性越來越強，這使得檔案管理工作呈現出了專業化的發展趨勢，由專業的人來做專業的事情成為了企業做好檔案管理工作的重要基礎。企業檔案管理工作越來越細化，需要檔案管理人員具有良好的專業能力，才能夠勝任這一工作，對于企業而言，需要根據檔案管理工作開展的需要來構建一支專業化檔案管理人員隊伍。

二、企業檔案管理發展趨勢把握

1.轉變檔案管理理念

針對目前檔案管理發展趨勢，企業檔案管理理念需要加以轉變，以與時俱進的檔案管理理念來推動這一工作水平的進一步提升。首先對于檔案管理工作需要給予更多的重視，切實提升檔案管理在企業內部的地位，給檔案管理工作開展提供各方面的支持；其次檔案管理需要樹立不斷創新的理念，避免這一工作陷入故步自封的處境之中，檔案管理需要根據這一工作內外環境的變化，主動去調整，力爭實現檔案管理水平的進一步提升；三是企業要將檔案管理看成知識管理的一部分，把握好二者之間的關系，利用知識管理的思維來進行檔案管理，從而推動檔案管理更上一個臺階。

2.加強檔案管理研究

企業需要加強檔案管理研究，豐富這一領域的研究成果，更好地了解如何讓檔案管理朝著信息化、共享化等方面發展，這樣才能減少檔案管理走彎路的可能性。檔案管理的研究方面，企業可以邀請這一領域的專家學者進行專題討論，充分利用這些專家學者的經驗、知識，給以后企業檔案管理工作的開展提供建議。也可以開展一些檔案管理征文活動，充分調動檔案管理人員關注、思考檔案管理的積極性，集合眾人的智慧，給企業檔案管理工作的改進獻智獻策。

3.儲備檔案管理人才

上述檔案管理發展趨勢意味著這一工作的專業性會進一步提升，如果沒有檔案管理方面的專業人才，很難順利實現檔案管理朝著上述發展趨勢不斷前進。因此企業需要儲備檔案管理方面的專業人才，根據當前檔案管理工作發展趨勢對崗位勝任力的新要求，一方面從外部引進專業人才，例如企業可以提供有吸引力的薪酬待遇，引進一些檔案管理專業的高校畢業生，充實企業檔案管理人才隊伍；另一方面則是要加強檔案管理人才的內部培養，重點利用好培訓這一手段，切實提升員工做好這一工作的能力，繼而讓其能夠做好檔案管理工作。舉例來說，針對檔案管理信息化這一趨勢，重要的是提升檔案管理人員的信息化素養，讓其更好地掌握檔案管理信息系統、掌握檔案資料數字化轉化技術等等。

結束語

檔案管理發展趨勢不以人的意志為轉移，對于企業管理者來說，一定要清楚地認識到檔案管理這些發展趨勢，積極采取措施來推動檔案管理模式的轉變，圍繞檔案管理發展趨勢進行這一工作流程、方式的轉變，從而實現檔案管理水平的提升。當然企業檔案管理發展模式轉變本身難度很大，企業管理者需要緊緊把握檔案管理發展基本趨勢，一方面要轉變管理理念，另一方面則是要提升管理能力，從而推動檔案管理工作朝著既定的方向不斷前進。

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（作者單位：福建省高速公路集團有限公司寧德管理分公司，福建 寧德 352100）