失業人員檔案管理初探

呂文娟

摘 要 隨著我國國有企業體制改革的深入以及我國就業形勢的改變，國有企業不再是具有競爭優勢的“鐵飯碗”，大多數員工都想從中跳出來，謀求更好的職業發展。因此大部分員工相繼與國有企業解除勞動關系，變成社會勞動力。國有企業員工的批量離職或跳槽加大了我國相關就業服務部門對該類失業人員的檔案管理工作量。本文主要對我國目前失業人員檔案管理工作中存在的問題進行分析，并在此基礎上對如何加強我國失業人員檔案管理工作提出幾點建議，旨在提高我國失業人員檔案管理的水平。

關鍵詞 失業人員 檔案管理 問題 措施

伴隨我國社會主義經濟體制改革的不斷深入，我國企業人事管理制度也在不斷變革發展，員工檔案管理工作變得越來越重要，尤其是針對失業人員。失業人員檔案管理工作關系失業人員的切身利益，也會對國家相關政策的制定與實施產生影響。失業人員屬于社會弱勢群體，是我國全面建設和諧社會必須面對和解決的民生問題。加強失業人員檔案管理工作，利用科學的方法對失業人員的檔案進行管理能有效地推進社會主義和諧社會的構建，改善民生。

一、失業人員檔案管理工作中存在的問題

（一）對失業人員檔案管理工作不重視

目前在我國大多數國有企業人力資源管理工作中，為了節約管理成本，減少工作內容，存在丟棄離職員工檔案的現象，企業對失業人員檔案管理工作不夠重視，具體表現在以下幾個方面：第一，企業相關管理層不了解失業人員檔案管理的流程，多數是將離職員工的檔案留在本單位或者直接丟棄，沒有移交給相關就業服務管理部門；第二，企業員工離職時，人事部門沒有及時對離職員工檔案進行清理、記錄、轉交，檔案沒有得到很好的處理，導致部分離職員工檔案遺失；第三，部分企業領導者利用職務之便，對一些員工的檔案進行修改，造成員工檔案信息失真，從而影響部分失業人員的再就業以及正常的離退休。

（二）檔案管理業務水平低，基礎設施落后

部分檔案管理人員的業務水平低以及基礎設施落后是影響失業人員檔案管理工作的重要原因，這在我國縣級以下的檔案管理部門表現尤為突出。檔案管理人員學歷低，管理業務不熟練，沒有進行系統的培訓，缺乏現代檔案管理工作所需的必備技能，對工作中出現的問題不能正確靈活地處理；檔案存放的空間狹小，存放條件不符合檔案管理工作的標準；檔案管理室的基礎設施過于落后，大部分老化嚴重，以致存放的檔案不能得到很好的保護。

（三）檔案管理人員缺乏責任感

檔案管理本身是一件十分枯燥的工作，而一些檔案管理人員的工作責任感不足，為了快速完成工作，直接將企業轉交過來的失業人員檔案進行簡單登記存放了事，沒有按照管理工作要求對檔案信息進行詳細采集、編寫、再入檔，導致失業人員檔案中存在許多問題。另外，檔案管理工作職責不明確給一些不良的工作行為提供了條件，嚴重影響失業人員檔案管理工作的規范化、制度化。

二、加強失業人員檔案管理的措施

（一）重視失業人員檔案管理工作，建立檔案管理體制

重視失業人員檔案管理工作不僅體現在企業的管理工作中，也體現在我國相關就業服務管理部門當中，失業人員檔案管理工作應是平時工作的重點，企業管理層以及相關管理部門的負責人要引起重視，同時，結合我國法律法規將失業人員檔案管理工作落到實處。作為企業，本企業每一個離職員工的檔案都要在第一時間整理出來，并及時轉交給相關就業服務管理部門，在此期間還應該與就業服務部門保持聯系，保證檔案管理工作中出現的問題能夠得到馬上解決，這也大大提高了檔案管理工作人員的工作效率。作為幫助失業人員實現再就業的國家就業服務管理部門，要建立健全檔案管理體制，保證失業人員的檔案的有效轉交和妥善管理，并及時填補失業人員檔案管理工作中的漏洞，促進我國就業服務部門檔案管理工作的開展。

（二）增強檔案管理人員的工作責任感

社會主義市場經濟在不斷發展，企業用人制度也在不斷變革和更新，員工的人事檔案也成了企業選人用人的一項標準，所以失業人員檔案管理工作變得十分重要，它不僅可以為企業選人作參考，而且還將影響我國民生政策以及社會保障制度的制定和落實。在加強失業人員檔案管理工作上，首先要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們在精神層面重視失業人員檔案管理工作，增強工作責任感；其次，將日常管理工作制度化，要求檔案管理人員必須按照崗位規定進行管理工作，確保失業人員檔案管理工作的嚴謹化；最后，相關部門也必須做好監督工作，避免在檔案管理工作中出現人為的差錯。

（三）明確檔案管理工作的職責

各級相關部門要加強對失業人員檔案管理工作的重視，明確檔案管理工作的職責問題，實行管理責任追究制度，對檔案管理工作進行不定期檢查，以起到監督管理的作用，并就管理工作中出現的問題，將責任追究到個人，對檔案管理工作中疏忽、不作為的現象進行嚴肅處理，保證失業人員檔案管理工作的質量。對于在檔案管理工作中出現嚴重失誤的工作人員，要給予嚴肅的批評和處分，要堅決打擊私自篡改失業人員檔案、提供假證明材料的現象，保證失業人員檔案的真實性、保密性和完整性。

（四）實行失業人員檔案管理工作規范化

想要有效地提高失業人員檔案管理工作的效率，保證檔案信息的真實性、完整性、保密性，就必須加強對失業人員檔案管理工作的規范化、制度化建設，根據現實需求建立科學完整的檔案管理流程，實現失業人員檔案管理工作的規范化，確保檔案管理工作的每個環節都能規范、有效地進行。計算機信息技術的快速發展為檔案管理工作提供了技術上的支持，將計算機數據技術引入檔案管理工作，將傳統的紙質檔案轉為數字檔案，大大提高了檔案管理工作的效率，同時也更便于檔案信息的查詢和管理。計算機信息的引入為檔案管理提供技術支持的同時也對我們的檔案管理人員提出了新的要求，因此檔案管理人員必須加強對計算機網絡技術的學習，只有掌握現代檔案管理的方法，才能更好地勝任檔案管理工作。

（作者單位為山東省泗水縣人力資源和社會保障局就業辦）

參考文獻

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