關于事業單位檔案管理的創新

黃佳瑋

摘 要：經濟的發展對于社會的影響是巨大的，并且這種影響會愈發加深，在社會領域的改革中，社會市場對人才的需求也很高。檔案是一種重要的信息資源，對于一個長期發展的單位來說，是一個特定的參考資料。穩定的單位可以促進它的發展。在信息時代，檔案室逐漸實現現代化和信息化。根據以上的情況，本文從檔案管理中存在的一些問題來研究，希望可以改善事業單位的檔案管理情況，從而合理有效的管理檔案。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 財政局

事業單位的文件是長期發展中所需要的重要資源，不僅關系著公司的發展和成果，還有許多社會信息和歷史信息。在信息化時代，文件管理是采用收集、整理信息的方法。需要在做好工作的同時，利用自己的先進理念來持續改善，進而使財政界有很好的保障。

1 有關檔案管理中存在的安全隱患

1.1管理人員對于檔案管理不夠重視

目前很多事業單位還沒有意識到檔案對于單位有多重要，甚至在組織管理工作中也無法看重人事檔案管理這份工作。事業單位的檔案不同于一般企業，事業單位在檔案中涉及國家機密信息，所以在實施企業信息化時，我們必須重視檔案管理的檔案安全問題。但是在目前的檔案管理工作中，檔案管理人員的管理工作還不是很認真。如果檔案管理人員沒有及時地對檔案進行整理很容易致使檔案不完整，而有關部門如果來查閱，會造成一定的影響。甚至某些單位的高管也對此十分地忽視，此外，很多事業單位的檔案管理人員沒有學過這個專業，沒有專業基礎。這些人對于檔案管理十分的茫然，而在進入單位后，也并沒有足夠專業的人給他們進行培訓，他們對于這個管理只會是一無所知。而恰恰就是如此，他們犯錯的幾率就會非常高。

1.2管理模式具有缺陷和不足

檔案管理質量的好壞程度與其管理模式有著很大的關系，話雖然如此，但是目前很多單位的管理模式存在很大的缺陷和不足，其中基層單位的管理模式有著更大的漏洞。而現在社會對于檔案的多方面需求，這些單位是難以應對的。在新時代的情況下，其更不能提高檔案管理的質量。而管理檔案一定要有特定的檢索系統。檔案資料檢索按照檢索的方式可分為兩種，手工檢索和計算機檢索。最有效的檢索工具是計算機。雖然人們知道計算機的檢索速度非常快，但仍有許多企業使用手工檢索。這會造成一系列的錯誤從而變得緩慢，使得一些文件不能在一定的時間內完成并收回檔案中，而且還會大量的耗費人力成本，嚴重影響檔案工作的效率。

1.3沒有正確的利用檔案

檔案管理的工作內容不僅包括對檔案資源的收集、整理和保存，還包括對檔案資源的開發與利用，并且只有充分利用了這些檔案資源，才能體現出收集、整理和保存的意義，在財政局中，其擁有許多的檔案，但是他們并沒有把這些檔案進行最大化的運用，使這些檔案失去了其原本的功能，只是長年累月得躺在那里。還有一些單位對于檔案的利用只存在于一些膚淺的工作，并沒有充分發揮檔案獨有的作用。

2 如何解決檔案管理中存在的問題

2.1提高的檔案管理人員的基本素養

對于財政局的檔案管理人員要強化培訓，要求他們負責檔案的收集、整理、保存、鑒定、統計和提供使用人員，這是基層檔案服務人員最直接的職業要求。只有提升檔案管理人員素養和檔案管理能力才能確保檔案管理工作有序開展，不然都是紙上談兵。對于目前檔案管理人員很多都是經轉崗而來的現象要進行改變，縮小檔案管理人員的檔案管理水平和管理素質與檔案管理工作的差距。所以在人力資源管理創新的過程中，事業單位要以一個專業管理人員的要求來衡量應聘人員，即在聘用管理人員時，要將管理素質作為最主要的考核內容，同時通過周期性的培訓來不斷提高管理人員的綜合素質和管理水平，也要適時地進行鼓勵和嘉獎，以不斷提高管理人員工作效率和工作激情。在事業單位管理人員的工作交接的過程中，一定要做出嚴格的規定，當管理人員由于一些原因要離開的時候，要做好交接工作。并且要求人員留下自己的聯系信息并保持聯系，以便單位在以后的工作中發現問題還能及時糾正錯誤，這對于單位的發展和檔案管理工作的提升也是有重大促進作用的。

2.2檔案管理中的創新思維方式和思路

為提高在新時代中檔案管理的重要性，財政局對于檔案管理工作必須要給予最高的重視程度，并且徹底消除檔案管理工作沒必要存在的誤解，應該將檔案管理考慮成是財政體系中重要的組成部分。只有建立起檔案管理機制，發揮積極作用，才能更好地適應現代管理的需要。從現在來看，我國的技術和設備對于管理檔案這個工作還過于稚嫩，所以在真正的工作中會有很多的缺陷和失誤。但是如果我國能夠引進國外或者自己開發更加智能和便捷的設備，一定會使我國事業單位的發展速度加快。要想全面實現信息交流，檔案管理需要網絡通信、軟硬件系統作為重要支撐，進而完成檔案資源的傳輸、使用、加工、儲存以及收集等工作。而成立事業單位檔案信息網站又是十分有必要的，檔案信息網站的建立和完善是事業單位檔案管理工作中經常使用的一種重要手段。當今時代資源共享對于提高工作的效率是十分有利的方法，信息化可以為管理人員方便又快捷地提供資料。對于財政局及其他事業單位，建立一個信息網站是當前有必要的開發項目，信息網站的開發滿足我國的相關規定，在保證資料內容的安全下，合理的開發檔案信息網站對檔案利用是十分有利的。因為我國法律對事業單位文件檔案管理工作有著明確規定。

2.3最大程度上的運用檔案

在財政局中，要重視檔案的作用，合理利用檔案，充分發揮檔案的作用。現在我們都處于一個信息化的時代，在任何時候都需要檔案信息。各事業單位要根據單位自身的情況為單位量身定制最為合理的信息化建設方案。檔案管理的信息化建設是在大時代中必須崛起的，這是檔案管理必須經歷的一個改革，正是因為這樣，才要按照自身條件去改革發展，不能一味地抄襲和跟風。

3 結語

在財務局里，要加強檔案管理制度的建設。有效培養和管理專業的人才，提高員工的綜合素養的知識和理念，讓員工有先進的意識和社會服務觀，對于檔案管理工作要有正確的觀念。員工也要自己學習檔案管理有關的知識來充實自己，對于管理當中容易出現的問題財政局要有合理的解決辦法，為經濟的卓越發展做出貢獻。只有這樣，才能優化檔案管理制度，進而提高檔案管理質量。

參考文獻

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